12.171 cursos gratis
8.752.200 alumnos
Facebook Twitter YouTube
Busca cursos gratis:

Tablas, formularios y expresiones en Access

Autor: Julián Casas
Curso:
9/10 (1 opiniýn) |3110 alumnos|Fecha publicaciýn: 23/06/2010
Envýa un mensaje al autor

Capýtulo 1:

 Introducir datos en las tablas 

Objetivos del capítulo 1, 2 y 3

•   Las relaciones en Access.

•   Integridad referencial.

•   Modificar datos ya introducidos.

•   La vista de Diseño y de Hoja de datos.

En capítulos anteriores, hemos comentado que Access es una base de datos relacional; en este capítulo descubriremos qué son las relaciones entre tablas y qué nos aporta el hecho de que estén relacionadas.

Veremos los distintos tipos de relaciones y aprenderemos un concepto nuevo: la integridad referencial.

También veremos cómo introducir datos de varias tablas relacionadas a la vez, cómo usar la hoja de datos para introducir nuestra información y cómo modificar su apariencia para adecuarla a nuestras necesidades.

Las relaciones entre las tablas

Antes de empezar a introducir datos en las tablas, vamos a crear las relaciones entre las tablas que ya hemos creado en el capítulo anterior. Hay varios motivos para hacerlo así:

ð Las relaciones facilitan la introducción de datos. Básicamente, si creamos las relaciones entre las tablas, va a ser posible introducir datos de más de una tabla a la vez. Por ejemplo, a la vez que damos de alta un curso, podemos incluir los alumnos que van a recibir dicho curso.

ð En ocasiones, las relaciones obligan a que se introduzca un dato en la tabla. Por ejemplo, es obligatorio introducir los campos clave de las tablas relacionadas.

ð Si introducimos los datos en las tablas sin crear las relaciones, es más que posible que a la hora de crear dichas relaciones, tengamos problemas con algún dato porque no cumpla las normas de dicha relación. Esto provoca un engorroso proceso de depuración de las tablas, que podemos evitar definiéndolas ahora.

Ya vimos en el capítulo 1 que las relaciones entre tablas es la base de las tablas relacionales, y nos permiten evitar la repetición de datos en las tablas.

Tipos de relaciones

Cuando se trabaja con bases de datos relacionales, se pueden dar distintas situaciones a la hora de relacionar datos de dos tablas.

Por ejemplo, en nuestro caso práctico, vemos que hay dos tipos de relaciones distintas:

ð Hemos asumido que un curso sólo lo imparte un profesor. Sin embargo, un mismo profesor puede impartir varios cursos distintos. En estos casos, se habla de una relación del tipo 1-a-muchos, ya que 1 profesor puede impartir muchos cursos.

ð Sin embargo, vemos que un alumno puede asistir a varios cursos y que, evidentemente, cada curso tiene varios alumnos. En este caso, la relación entre los alumnos y los cursos es de muchos-a-muchos.

El término «muchos» aquí debe entenderse como posibilidad de que haya «más de uno». Que un alumno concreto sólo reciba un curso, no implica que no pueda darse que un alumno asista a varios cursos.

Nota

Hay un tipo especial de relación llamada de 1-a-1 que se usa muy poco. No la veremos aquí.

Relaciones de 1 a muchos

Éste es el tipo de relaciones más normal en las bases de datos relacionales. Como hemos dicho, un registro de una tabla (llamada tabla principal) tiene relación con varios registros de la otra tabla (llamada tabla secundaria). Por ejemplo, un profesor puede impartir varios cursos. Por tanto, la tabla principal sería la de profesores y la secundaria la de cursos.

Crear relaciones en Access

Aunque en un principio el tema de las relaciones se muestra muy complicado de entender, con un ejemplo como el nuestro estamos convencidos de que se aclararán las dudas.

Vamos a definir la primera relación de nuestra base de datos. Lo haremos entre las tablas Profesores y Cursos. Para definir las relaciones entre las tablas de una base de datos realiza los siguientes pasos (asumimos que la base de datos está abierta en Access):

1.  Haz clic en la ficha Herramientasde bases de datos en la cinta de opciones y observa el grupo de comandos Mostrar u ocultar.

2.  Haz clic en el comando Relaciones de ese grupo. Aparecerá la ventana Relacionesy, delante, el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece el cuadro Mostrar tabla, sólo tienes que hacer clic en el comando del mismo nombre de la ficha Herramientas de relaciones de la cinta de opciones.

3.  En el cuadro de diálogo, haz doble clic en cada una de las tablas que quieras relacionar. Nuestro consejo (hazlo ahora) es que hagas doble clic en todas las tablas, aunque no participen en la relación.

4.  Al terminar, haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

5.  Para crear una relación entre dos tablas, arrastra el nombre del campo que vas a usar para la relación desde la tabla principal a la secundaria. Aparece el cuadro Modificar relaciones.

6.  Activa las casillas de verificación (Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada y Eliminar en cascada) de este cuadro (figura 4.1).

7.  Haz clic en Aceptar.

modificar relaciones

Figura 4.1. Cuadro Modificar relaciones con nuestra primera relación

Realiza estos pasos ahora para crear la relación entre las tablas Cursos y Profesores. El campo que se utiliza para relacionarlas es el campo IdProfesor, que nos permite identificar en cada curso al profesor que lo imparte. Recuerda que la tabla principal en este caso es Profesores, ya que un profesor puede impartir varios cursos.

Cuando termines, verás la ventana Relacionescon la primera relación creada. La figura 4.2 muestra todas las relaciones que vamos a crear en este capítulo. Observa ahora la existente entre las tablas Cursos y Profesores.

relaciones en base de datos

Figura 4.2. Las relaciones en nuestra base de datos

Nota

La ventana Relacionesse utiliza como cualquier otra de Windows. Al terminar de definir todas las relaciones, ciérrala usando el botón Cerrar.

Integridad referencial

En la secuencia de pasos para crear la relación anterior, ha aparecido el término integridad referencial. Este concepto de Access permite asegurarse de que no se cometen errores a la hora de introducir datos en las tablas.

En concreto, cada casilla tiene su misión:

ð Exigir integridad referencial. Esta casilla indica que no puede existir un campo en la tabla secundaria que no exista también en la tabla principal. Por ejemplo, no podremos introducir un profesor (campo IdProfesor) en la tabla Cursos que no exista en la tabla Profesores.

ð Actualizar en cascada. Cuando se modifica un valor del campo relacionado en la tabla principal, automáticamente dicho ­valor se modificará también en todos los registros de la tabla secun­daria en los que aparecezca. Por ejemplo, si cambiamos el IdProfesor de uno de nuestros profesores, automáticamente se modificará en todos los registros de la tabla Cursos en los que aparezca.

ð Eliminar en cascada. Si activas esta casilla, al eliminar un regis­tro de la tabla principal, automáticamente se eliminarán todos los registros de la tabla secundaria que estuvieran relacionados con él. Si eliminas un registro de un profesor concreto, desaparecerán todos los registros de la tabla Curso en lo que estuviera dicho profesor.

Consejo

Nuestro consejo es que siempre marques todas estas casillas y que no elimines registros de las tablas a menos que sea imprescindible. Si no vas a contratar más a un profesor, no hace falta eliminar su registro. Ocupa poco y se evita perder información relevante.

Relaciones de muchos a muchos

Las relaciones de muchos a muchos se dan cuando varios registros de una tabla pueden estar relacionados con varios registros de otra tabla (y viceversa).

Ya hemos visto un ejemplo, entre las tablas Alumnos y Cursos existe una relación de este tipo, ya que un alumno puede asistir a varios cursos, mientras que en un curso siempre hay varios alumnos.

El problema es que Access no contempla este tipo de relaciones. Por tanto, para crearlas, hay que utilizar una tabla especial, llamada tabla intermedia, que permite simular esta relación.

La figura 4.2 muestra las relaciones entre las tablas Alumnos y Cursos. Observa que hemos utilizado la tabla AlumnosPorCurso para relacionar estas dos tablas.

Esta tabla la hemos creado desde cero (no hace falta usar Plantillas de tablas ni Plantillas de campos) porque sólo contiene tres campos: uno autonumérico como clave, otro para indicar el alumno y otro para indicar el curso del que se trata. La figura 4.3 muestra su vista de diseño.

diseño de la tabla intermedia

Figura 4.3. Vista de diseño de la tabla intermedia

Por tanto, lo que hemos hecho para crear una relación de muchos-a-muchos en Access es lo siguiente:

1.  Hemos creado la tabla intermedia que va a relacionar las dos tablas principales.

2.  Hemos creado una relación 1-a-muchos entre una de las tablas principales y la tabla intermedia.

3.  Hemos creado otra relación 1-a-muchos entre la otra tabla principal y la tabla intermedia.

Modificar y eliminar relaciones

Las relaciones hay que pensarlas bien desde el principio. Sin embargo, es normal que cometamos algún error al crearlas y sea necesario modificarlas o, incluso, borrarlas.

Para llevar a cabo estas tareas, realiza los siguientes pasos:

1.  En la ficha Herramientasde base de datos, haz clic en el comando Relaciones para abrir la ventana del mismo nombre que contiene las relaciones existentes.

2.  Si quieres eliminar una relación, haz clic sobre la línea que la representa para seleccionarla y pulsa la tecla Supr. Access pedi­rá confirmación antes de borrarla.

3.  Si quieres modificar una relación, haz doble clic sobre la línea que la representa y volverás a ver el cuadro de diálogo Modificar relaciones (figura 4.1). Realiza los cambios deseados (por ejemplo, activa o desactiva las casillas de la integridad referencial) y haz clic en Aceptar.

Nuestras novedades en tu e-mail

Escribe tu e-mail:



MailxMail tratarý tus datos para realizar acciones promocionales (výa email y/o telýfono).
En la polýtica de privacidad conocerýs tu derechos y gestionarýs la baja.

Cursos similares a Tablas, formularios y expresiones en Access



  • Výdeo
  • Alumnos
  • Valoraciýn
  • Cursos
1. Tablas. Word
Te presentamos un nuevo vídeo tutorial básico de ofimática en el cual estaremos... [29/09/11]
189
Curso con video
2. Introducción al Access
Hoy en día cualquier empresa, organización u asociación se enfrenta al manejo de... [03/12/01]
232.435  
3. Tablas dinámicas. Excel
Hoy te presentamos un nuevo curso en el cual aprenderás a utilizar las tablas... [13/07/11]
2.607
Curso con video

ýQuý es mailxmail.com?|ISSN: 1699-4914|Ayuda
Publicidad|Condiciones legales de mailxmail