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Tablas, formularios y expresiones en Access

Autor: Julián Casas
Curso:
9/10 (1 opiniýn) |3110 alumnos|Fecha publicaciýn: 23/06/2010
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Capýtulo 2:

 Introducir datos en la hoja de datos

Una vez definidas las relaciones y creadas las tablas de nuestro ejemplo, vamos a empezar a introducir datos en las tablas de la base de datos. Vamos a utilizar para ello la hoja de datos de las tablas, que, si recuerdas, era la ventana de las tablas diseñada para introducir, modificar y ver los datos existentes en las tablas.

La figura 4.4 muestra un ejemplo de la hoja de datos de la tabla Profesores con algunos datos en su interior. De hecho, éstos son los datos que vamos a introducir a continuación para aprender a usar la hoja de datos. Observa que en la parte superior de la figura aparecen los primeros campos de la tabla, mientras que en la parte inferior se representan el resto. Hemos repetido los tres primeros campos de cada registro para que los identifiques correctamente.

hojas de datos profesores access

Figura 4.4. Ejemplo de la hoja de datos de la tabla Profesores

El primer paso que hay que seguir para introducir (o ver) datos en una tabla consiste en abrir la hoja de datos de dicha tabla:

1.  Abre la base de datos en la que se encuentre la tabla. Si ya la tienes abierta, sitúate en panel de exploración.

2.  Haz clic en el menú del panel y elige Tipos de de objeto, como categoría, y Tablas, para filtrar por grupo y ver las tablas existentes en la base de datos.

3.  Haz clic secundario con el ratón sobre la tabla que quieras abrir y haz clic en la opción Abrir. (Si haces doble clic sobre una tabla, la abrirás directamente).

Abrir una tabla significa abrir la vista de la hoja de datos de la tabla. Como vimos en el capítulo anterior, la otra vista de las tablas en la que hemos trabajado de sobra se llama ventana de diseño y sirve para modificar la estructura de la tabla. Sigue ahora estos pasos para abrir la tabla Profesores.

Una vez que se ha abierto la tabla, ya se puede comenzar a introducir los datos en ella.

Si has utilizado alguna vez un programa de hoja de cálculo (como Excel) o has usado tablas en un procesador de textos (como Word), las siguientes operaciones te resultarán familiares.

En los siguientes apartados veremos cómo realizar las distintas funciones que se pueden llevar a cabo con la hoja de datos.

Introducir datos en sí

Cuando se abre la ventana de la hoja de datos, Access sitúa el punto de inserción en el primer campo del primer registro de la tabla.

Si la tabla está vacía, como es nuestro caso, la hoja de datos aparece vacía y el punto de inserción parpadeando listo para empezar a escribir en la primera celda del primer campo y registro.

Nota

Si el primer campo de la tabla es un campo autonumérico, Access no te dejará introducir ningún valor, ya que este tipo de campos los rellena él automáticamente.

Para empezar a introducir datos en la hoja de datos de una tabla sólo hay que seguir estos pasos:

1.  Escribe el valor del primer campo del primer registro de la tabla. Si es un campo autonumérico (como en nuestro ejemplo), pasa direc­tamente al siguiente paso.

2.  Pulsa la tecla Tab para pasar al siguiente campo del registro.

3.  Escribe el valor del siguiente campo.

4.  Repite los pasos 2 y 3 tantas veces como campos tenga el registro de la tabla.

Al terminar de introducir los datos del primer registro de la tabla, te encontrarás en el último campo de dicho registro, como muestra la figura 4.5. Para introducir los datos del siguiente registro, sólo hay que volver a pulsar la tecla Tab y te situarás en la primera celda del siguiente registro.

primer registro tabla profesores

Figura 4.5. Datos del primer registro de la tabla Profesores

Prueba ahora a introducir todos los datos mostrados en la figura 4.4. Ten en cuenta que cuando se abre una hoja de datos de una tabla, los registros se ordenan por el campo clave de dicha tabla. En este ejemplo, como el campo clave es el código del profesor y es un campo autonumérico, los registros aparecerán en el mismo orden que se hayan introducido. Sin embargo, si el campo clave es otro, el orden de introducción no define el orden de los registros en el futuro.

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