12.176 cursos gratis
8.740.519 alumnos
Facebook Twitter YouTube
Busca cursos gratis:

Tablas, formularios y expresiones en Access

Autor: Julián Casas
Curso:
9/10 (1 opinión) |3110 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
Envía un mensaje al autor

Capítulo 3:

 Hoja de datos en tablas relacionadas

Una vez que hemos introducido los datos de la tabla Profesores, es el momento de que tú solo introduzcas los datos de otra de las tablas que hemos creado: la tabla Cursos.

Sigue las instrucciones dadas en el apartado anterior para introducir información sobre los tres cursos mostrados en la figura 4.6.

datos de la tabla cursos access

Figura 4.6. Datos de la tabla Cursos

En este caso, hemos utilizado la hoja de datos de la tabla Cursos para introducir los tres primeros cursos, igual que hicimos con la hoja de datos de la tabla profesores. Pero hay otra forma de introducir datos cuando las tablas están relacionadas. Cierra ahora todas las ventanas de hojas de datos que estén abiertas y abre la vista hoja de datos de la tabla Profesores. Observa que hay un signo más (+) a la izquierda de cada registro. Pues bien, si haces clic en dicho signo, verás los datos de los cursos impartidos por cada profesor (figura 4.7).

datos de tablas

Figura 4.7. Ejemplo de datos de tablas relacionadas en la hoja de datos

Al igual que se han visto los datos introducidos, también se puede usar la hoja de datos de este modo para introducir datos de más de una tabla a la vez. Por ejemplo, en la figura 4.8 hemos introducido un nuevo profesor y, a la vez, un nuevo curso que va a impartir dicho profesor.

datos de dos tablas

Figura 4.8. Introducir datos de dos tablas a la vez

De este modo, cada vez que aparezca un nuevo profesor, se pueden introducir sus datos y los del curso que vaya a impartir sin necesidad de tener que ir abriendo y cerrando varias hojas de datos. Además, es mucho más sencillo asignar un curso nuevo al profesor que tener que introducir un nuevo curso en la tabla Cursos y «averiguar» el código del profesor. Si no estás convencido, intenta ahora introducir los datos de este curso de Internet y de este nuevo profesor cada uno en su hoja de datos, y verás que tardas mucho más y es mucho menos intuitivo.

Cambiar el diseño de la hoja de datos

Ya hemos visto cómo usar la hoja de datos para introducir datos en las tablas. Sin embargo, es habitual que se quiera modificar el contenido de las tablas una vez creadas.

Hay muchas formas de hacerlo, dependiendo de la operación que se quiera llevar a cabo. Los apartados que aparecen a continuación muestran los pasos que hay que seguir en cada caso.

Modificar un dato ya introducido

Una vez que se han introducido los datos en una tabla, es normal que queramos cambiar alguno de ellos. Hay muchos motivos, aunque lo más probable es que nos hayamos equivocado (el apellido no es García sino Gracia) o simplemente haya cambiado la información del registro (por ejemplo, un profesor ha cambiado de teléfono o de dirección).

Para modificar los datos de una tabla, se utiliza la hoja de datos de la misma. La forma más sencilla de modificar un dato consiste en seguir estos pasos:

1.  Con el ratón, haz clic sobre el campo que quieras modificar. Observa que aparece el punto de inserción en la posición que hayas hecho clic.

2.  Utiliza las teclas del cursor y las teclas Retroceso y Supr para eliminar el dato que esté mal.

3.  Escribe el valor que quieras que tenga el dato.

Estos pasos son idénticos a los que se usan en cualquier aplicación de Windows y no merecen mayor explicación. Sin embargo, sí es conveniente que conozcas la diferencia entre seleccionar un campo con el ratón y con el teclado.

ð Al hacer clic en un campo con el ratón, verás que aparece el punto de inserción en la posición en la que hayas hecho clic, pero no se selecciona el contenido del campo. A este modo de trabajar se le llama modo Edición.

ð Si te desplazas por los campos utilizando la tecla Tab, verás que se selecciona el contenido del campo completo. Esto provoca que si tecleas cualquier cosa cuando un campo está seleccionado, su contenido se modifica completo. Este modo de trabajo se llama modo Desplazamiento.

La tecla F2 permite pasar de tener un campo seleccionado a tener el punto de inserción activo y viceversa. En otras palabras, puedes pasar del modo Edición al modo Desplazamiento (y viceversa) utilizando la tecla F2.

Ordenar los registros por un campo distinto al clave

Como hemos dicho, la hoja de datos de una tabla aparece ordenada por el campo clave de dicha tabla. Sin embargo, en muchas ocasiones, querrás ver la tabla ordenada por un campo distinto. Por ejemplo, si quieres ver los profesores de una población, puedes ordenar la tabla por el campo Ciudad y será más sencillo.

La forma de ordenar la vista de la tabla por un campo consta de dos pasos:

1.  Haz clic en el campo por el que desees ordenar la vista de la tabla.

2.  Haz clic en el comando Orden ascendente situado en la ficha Inicio de la cinta de opciones.

Observa que hemos dicho dos veces que ordenas «la vista de la tabla», ya que realmente la tabla en sí seguirá ordenada por su campo clave.

Si utilizas el botón Orden descendente en lugar de Orden ascendente, Access ordenará la tabla de mayor a menor, en lugar de menor a mayor como lo hace normalmente. Ten en cuenta que si un campo es de texto, la A se considera la primera letra y la Z la última (en orden ascendente), mientras que en los campos numéricos y de hora, se sigue el orden natural de los dígitos.

Nota

Cuando se realiza un cambio en la hoja de datos, al cerrar la ventana, Access te pedirá confirmación para guardar los cambios realizados en el diseño de la misma. Si guardas esos datos, la próxima vez que abras la tabla, la verás en el mismo formato en que estaba al cerrarla. Por ejemplo, ordenada por un campo según los dos pasos anteriores.

Modificar el ancho de una columna o el alto de una fila

Otro de los cambios que se pueden realizar en el diseño de la hoja de datos consiste en aumentar o reducir el ancho de una columna. Es muy normal que no se vea el contenido íntegro de todos los campos. Por ejemplo, si abres la hoja de datos de la tabla Profesores, no verás completo el contenido de los campos Apellidos y Dirección.

Para modificar el ancho de una columna, deberás seguir los pasos que aparecen a continuación:

1.  Sitúa el puntero del ratón a la derecha del título de la columna que se quiere modificar hasta que adopte la forma de una doble flecha. Por ejemplo, para aumentar el tamaño de la columna nombre, hay que situarlo entre el título Apellidos y el título ­Dirección (figura 4.8).

2.  Haz clic y, sin soltar, arrastra el puntero del ratón hacia la derecha o a la izquierda según se quiera aumentar o disminuir el ­ancho de la columna.

Consejo

Si se hace doble clic cuando el puntero del ratón tiene forma de doble flecha, Access automáticamente asignará a la columna el ancho necesario para que se vea todo su contenido, ya que lo adapta al contenido más largo que exista.

Igual que se modifica el ancho de las columnas, se puede cambiar la altura de las filas. Sólo hay que situar el puntero del ratón entre dos registros de la tabla y arrastrarlo hacia abajo. Eso sí, mientras que cada columna puede tener una anchura distinta, todas las filas han de tener el mismo alto.

Cambiar el orden de las columnas

El orden en el que aparecen las columnas en la hoja de datos es idéntico al orden en el que se crearon los campos.

Si compruebas la vista de diseño de las tablas y sus correspondientes hojas de datos, verás que esto es así.

Sin embargo, también puedes cambiar el orden de las columnas realizando los siguientes pasos:

1.  Selecciona la columna que quieras mover de posición haciendo clic en su título (como se indica en la figura 4.8).

2.  Una vez seleccionada, vuelve a situar el puntero del ratón sobre el título de la columna, haz clic y, sin soltar, arrastra la columna a la posición deseada.

Ocultar columnas

En ocasiones, querrás dejar de ver una columna o varias. Sólo tienes que seleccionar la columna en cuestión y hacer clic con el botón derecho sobre ella; elige Ocultar columna del menú emergente que aparece. Para hacer que vuelvan a verse, haz clic igual sobre cualquier columna y elige Mostrar columnas...

Inmovilizar columnas

Si te fijas de nuevo en la figura 4.4, en ella se encuentran los datos de la tabla Profesores divididos en dos partes. Para identificar perfectamente los registros de los que se trata, se han repetido las columnas IdProfesor, Nombre y Apellidos. Pues bien, esta operación se llama inmovilizar columnas, y consiste en indicar a Access que muestre siempre el contenido de algunas columnas aunque usemos las barras de desplazamiento para ver otras columnas alejadas de las primeras.

Para inmovilizar columnas:

1.  Selecciona la columna que quieras inmovilizar.

2.  Haz clic con el botón derecho en su encabezado y selecciona el comando Inmovilizar columnas del menú contextual.

3.  Repite los dos primeros pasos para todas las columnas que quieras inmovilizar.

Has de tener en cuenta que la primera columna que inmovilices se situará la primera a la izquierda y así sucesivamente. Si tienes interés en que estén inmovilizadas en un orden determinado, tienes que seguir dicho orden a la hora de inmovilizarlas.

Si no quieres que las columnas sigan inmovilizadas, sólo has de ejecutar el comando Liberar todas las columnas del menú contextual.

Cambiar la cuadrícula en sí

La ficha Hojade datos de las Opciones de Access (en el Botón Office), permite modificar la apariencia de la hoja de datos en sí. La figura 4.9 muestra el cuadro de diálogo Opciones de Access que aparece al seleccionar esta ficha.

En este cuadro, lo mejor que puedes hacer es seleccionar las distintas opciones y probar su efecto. Puedes, por ejemplo, modificar el color de fondo, las líneas de la cuadrícula o incluir relieve.

opciones de access

Figura 4.9. Ficha Hoja de datos de Opciones de Access

Cambiar la fuente de texto

El grupo de comandos Fuente de la ficha Inicio de la cinta de opciones también permite modificar la fuente de texto que se utiliza para mostrar la información de las tablas. La figura 4.10 muestra un ejemplo de fuente que, sin ser atractiva, muestra las posibilidades de este comando. También se ha modificado el formato de la cuadrícula y se ha aumentado el alto de la fila como vimos en apartados anteriores.

hoja de datos formato modificado

Figura 4.10. Hoja de datos con el formato modificado

Cambiar el nombre de una columna

Para terminar con las operaciones que se pueden realizar en la hoja de datos, también se puede modificar el título de una columna. Recuerda que en las columnas de las hojas de datos, aparece el valor que tuviera la propiedad Título del campo correspondiente.

Pues bien, si quieres cambiarlo en una hoja de datos, sigue estos pasos:

1.  Selecciona la columna a la que quieras cambiar el título.

2.  Ejecuta el comando Cambiar nombre de la ficha Hojade datos de Herramientas de tabla en la cinta de opciones. Observa que aparece el nombre resaltado.

3.  Escribe el nuevo nombre que quieras asignar a la columna.

Ten en cuenta que si cambias el nombre de una columna, realmente estás cambiando el nombre del campo en sí. Si pasas a la vista de diseño de la tabla, verás que ha cambiado el nombre del campo y, además, ha desaparecido el valor que tuviera la propiedad Título (si lo había).

Capítulo siguiente - Formularios en Access

Nuestras novedades en tu e-mail

Escribe tu e-mail:



MailxMail tratará tus datos para realizar acciones promocionales (vía email y/o teléfono).
En la política de privacidad conocerás tu derechos y gestionarás la baja.

Cursos similares a Tablas, formularios y expresiones en Access



  • Vídeo
  • Alumnos
  • Valoración
  • Cursos
1. Tablas. Word
Te presentamos un nuevo vídeo tutorial básico de ofimática en el cual estaremos... [29/09/11]
189
Curso con video
2. Introducción al Access
Hoy en día cualquier empresa, organización u asociación se enfrenta al manejo de... [03/12/01]
232.435  
3. Tablas dinámicas. Excel
Hoy te presentamos un nuevo curso en el cual aprenderás a utilizar las tablas... [13/07/11]
2.607
Curso con video

¿Qué es mailxmail.com?|ISSN: 1699-4914|Ayuda
Publicidad|Condiciones legales de mailxmail