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Tablas, formularios y expresiones en Access

Autor: Julián Casas
Curso:
9/10 (1 opinión) |3110 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 10:

 Expresiones y consultas en Access

Objetivos del capítulo 10 y 11

•   Conocer las expresiones.

•   Crear consultas.

•   Las condiciones.

En este capítulo conoceremos las expresiones y los elementos que las forman. Aprenderás a «interrogar» a tu base de datos, creando consultas e incorporando expresiones y condiciones de búsqueda.

 

Las expresiones

En el capítulo anterior, se citaron las expresiones como elementos que sirven, entre otras cosas, para definir el valor de los controles calculados. De este modo, si se escribe la siguiente expresión en un control de un formulario:

=[Precio]/1,04

obtendremos el precio de un curso sin IVA (asumiendo que éste es el 4%).

Hay muchas ocasiones en las que se pueden utilizar las expresiones dentro de Access. Por ejemplo:

ð En las propiedades de los campos o de los controles. Si recuerdas la propiedad Valorpredeterminado, ésta puede contener la expresión Fecha(Ahora()), que incluye como valor predeterminado la fecha del ordenador en el momento de acceder a un nuevo registro de una tabla.

ð En los controles calculados de los formularios (e informes). ­Hemos visto que la expresión =[Precio]/1,04 calcula el precio, sin IVA, de un curso.

ð En las consultas. En las consultas, el uso de las expresiones es constante, de ahí que hayamos dejado este tema para el primer capítulo dedicado a consultas.

Nota

La gran diferencia entre el uso de expresiones en las consultas y en los campos calculados es que en éstos últimos aparece siempre el signo igual al principio de las expresiones, mientras que en las consultas no aparece así.

Elementos de las expresiones

Independientemente del lugar en el que se utilicen las expresiones, éstas pueden estar formadas por cinco elementos principales.

Esto no implica que todas las funciones tengan que contener todos los elementos posibles:

ð Los literales. Son fechas, números o textos que aparecen en las expresiones tal y como son. Suelen utilizarse para indicar en una expresión el valor que ha de tener un campo o control para cumplir una condición.

ð Las constantes. Son valores fijos que aparecen en las expresiones. Las más comunes son Verdadero, Falso y Nulo.

ð Los operadores. Los operadores son los elementos que relacionan el resto de elementos de una expresión. Así, pueden relacionar las funciones con constantes, etcétera.

ð Los identificadores. Los identificadores toman su nombre de la función que tienen: identificar un campo, un control o una propiedad. En las expresiones es muy normal realizar operaciones con campos, y los identificadores sirven para representar dichos campos.

ð Las funciones. Las funciones son pequeños programas existentes en Access que permiten realizar operaciones rápidamente. Las funciones aparecen siempre con su nombre y con un conjunto de argumentos entre paréntesis detrás del mismo. Por ejemplo, Año([FechaFin]) calcula el año de la fecha existente en el campo FechaFin. Año es el nombre de la función y el único argumento en este ejemplo es [FechaFin].

Normas básicas en las expresiones

En las expresiones pueden encontrarse valores que representan fechas, textos, números, etcétera. Hay una serie de normas básicas a la hora de introducir este tipo de datos en las expresiones, y que se resumen en:

ð Los nombres de campos, controles, tablas, consultas, formularios, informes, etcétera han de escribirse entre corchetes. Por ejemplo, en la expresión =[Precio]/1,04, vemos que el campo Precio va escrito entre corchetes.

ð Las fechas se han de incluir entre almohadillas. En la expresión Fecha(Ahora()) > #18/04/10#, vemos que la fecha 18 de abril de 2010 va entre almohadillas.

ð El texto se incluye entre comillas. Por ejemplo, en la expresión [Ciudad] = «Málaga», vemos que el nombre de la ciudad (Mála­ga) va entre comillas, mientras que el nombre del campo (­Ciudad) aparece entre corchetes.

Los operadores

De entre todos los elementos de las expresiones, vamos a dedicar un apartado especial a los operadores, ya que son los que permiten realizar las operaciones y las comparaciones en estas expresiones.

Dependiendo de la función del operador, éstos se dividen en varios tipos. Es bueno conocer estos tipos de operadores, ya que, por ejemplo, tendrás que utilizar un operador aritmético si quieres realizar una operación en una expresión, pero tendrás que usar un operador de comparación para usarlo en un condición de una consulta.

Los tipos principales de operadores son:

ð Operadores aritméticos. Son los operadores -, *, /, \, ^, + y Residuo. En otras palabras, son los operadores de suma, resta, multiplicación y división, además de algunos operadores especiales como división entera (\, que ignora los decimales), exponenciación (^) y de resto (Residuo).

ð Operadores de comparación. Estos operadores tienen, principalmente, la función para realizar condiciones en las consultas. Son los siguientes: < (menor que), <= (menor o igual que), <> (distinto que), = (igual que), > (mayor que), >= (mayor o igual que) y Entre (que sirve para introducir una serie de valores concretos).

ð Operadores lógicos. Estos operadores sirven principalmente para indicar si en una condición se han de cumplir una o varias de las condiciones. Los tres esenciales son O, Y y No.

La mejor forma de entender el uso de los operadores y de las expresiones en sí consiste en usarlas en ejemplos concretos.

A lo largo de este capítulo vamos a utilizar mucho las expresiones para crear consultas. Este tipo de expresiones utilizan, básicamente, los operadores de comparación y los operadores lógicos.

Las consultas

En el capítulo 1, vimos los objetos que podían formar parte de una base de datos de Access. De los principales, ya hemos visto las tablas y los formularios. Nos quedan las consultas y los informes.

Vamos a dedicar este capítulo a crear y usar consultas de Access, que nos permitirán crear en capítulos siguientes un formulario y un informe realmente útil para gestionar nuestro centro de formación.

Qué son las consultas

Las consultas son elementos de las bases de datos que, como su nombre indica, sirven para «interrogar» a Access sobre el contenido de las tablas. Por ejemplo, las consultas sirven para que podamos obtener información como la siguiente:

ð ¿Cuáles son los alumnos que viven en Cáceres?

ð ¿Cuántos profesores han impartido más de dos cursos este año?

ð ¿Cuántos profesores de los cursos han trabajado en el último trimestre del año 2009?

La forma de contestar a este tipo de preguntas consiste en crear consultas que proporcionen la información que queramos obtener.

Nota

Si lo que quieres es simplemente localizar una información en una tabla, por ejemplo el teléfono de un alumno, no uses consultas, sino las herramientas para buscar y reemplazar de Access.

Crear una consulta

Antes de crear una consulta, hay que tener claro para qué se quiere la consulta. Concretamente, son dos las cosas que tienes que pensar:

ð ¿Qué información quieres obtener? Dicho de otra forma, qué valores de las tablas quieres conocer. Por ejemplo, si quieres buscar los profesores de Madrid, debes saber si quieres encontrar sus apellidos o también su nombre, su teléfono, etcétera.

ð ¿Qué condiciones han de cumplir los datos para realizar la consulta? En el ejemplo anterior, la condición es que el profesor sea de Madrid, pero también podría ser que fuera de la provincia de Barcelona (usaríamos el código postal que empezara por 08)o que tuviera teléfono móvil.

Vamos a ir creando las consultas poco a poco. Además, nos ayudaremos del Asistente para consultas de Access.

El Asistente para consultas

Para crear una consulta usando el Asistente para consultas de Access, realiza los siguientes pasos:

1.  En panel de exploración, haz clic en el menú y elige Consultas. Verás que aún no tenemos consultas creadas anteriormente.

2.  Ve a la ficha Crear en la cinta de opciones y haz clic en el comando Asistente para consultas para abrir la primera ventana de este asistente, donde elegimos consulta sencilla y aceptamos.

3.  Selecciona la tabla que contenga los datos que quieres consultar en el cuadro Tablas/Consultas. En nuestro ejemplo, sería Profesores.

4.  En la lista Camposdisponibles, haz doble clic en los campos que quieras ver en la consulta. Nosotros hemos seleccionado el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad, el código postal y el teléfono móvil (figura 7.1).

5.  Haz clic en el botón Siguiente para ir a la segunda ventana del asistente.

6.  Escribe el título de la consulta. Por ejemplo, Profesores de ­Madrid y haz clic en Finalizar.

asistente para consultas

Figura 7.1. Ventana del Asistente para consultas

La figura 7.2 muestra el resultado de la consulta que hemos creado. Observa dos aspectos muy importantes:

ð Sólo aparecen los campos que hemos seleccionado en el asistente de la consulta y no todos los datos de un registro de la tabla Profesores. Así, no aparece el teléfono particular ni la provincia, sólo el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad, el código postal y el teléfono móvil.

ð Sin embargo, muestra todos los profesores de la tabla y no sólo los que viven en Madrid, que es lo que queríamos.

Esto se debe a que no hemos introducido ninguna condición todavía. Cierra ahora la consulta y veremos cómo introducir estas condiciones a continuación.

hojas de datos

Figura 7.2. Resultado de la consulta Hoja de datos

Nota

La figura 7.2 es la ventana de presentación de las consultas y funciona exactamente igual que la hoja de datos de las tablas. Puedes, por tanto, ensanchar sus columnas, modificar las fuentes, aplicar tipos de letras, etcétera.

Vista de diseño

La figura 7.2 muestra el resultado de la consulta creada con el asistente. Esta ventana se llama vista hoja de datos o ventana de presentación de las tablas que vimos en el capítulo 4.

Esta hoja de datos se puede usar para ver, añadir y modificar datos en las tablas, pero nuestro consejo es que para hacerlo utilices los formularios o las hojas de datos de las tablas.

Pues bien, además de la hoja de datos, las consultas también disponen de una vista de diseño, que permite modificar las consultas (igual que la hoja de diseño de la tabla sirve para modificar una tabla o la vista de diseño de los formularios sirve para modificar los formularios).

Para abrir la hoja de diseño de una consulta:

1.  Haz clic en el menú del panel de exploración y elige Consultas.

2.  Selecciona la consulta, en nuestro caso la única que hemos creado, y haz clic secundario sobre su nombre.

3.  Finalmente, haz clic en la opción Vista Diseño.

Consejo

Si está abierta una vista de hoja de datos de una consulta, puedes ver su vista de diseño haciendo clic en el botón Vista Diseño en la barra de estado.

La figura 7.3 muestra la ventana de diseño de nuestra consulta de ejemplo. En esta ventana, hay dos partes esenciales:

ventana de diseño de la consulta

Figura 7.3. Ventana de diseño de la consulta

ð En la parte superior, aparece la tabla (o tablas) de las que se muestran datos en la consulta. En nuestro ejemplo, es la tabla Profesores.

ð En la parte inferior, aparece la cuadrícula que define la consulta. Esta cuadrícula está, a su vez, formada por varias filas y varias columnas:

ð Aparece una columna por cada campo añadido a la consulta. En nuestro ejemplo, hay seis columnas, una por campo.

ð La fila Campo muestra el nombre del campo.

ð La fila Tabla indica de qué tabla proviene dicho campo. Sólo es importante cuando se usan datos de varias tablas. En nuestro ejemplo, todos los campos son de la tabla Profesores.

ð La fila Orden permite clasificar la salida de la consulta por cualquiera de los campos. Por ejemplo, observa que en la figura 7.4 hemos ordenado la salida por el nombre.

ð La fila Mostrar indica si el campo va a aparecer en el resultado de la consulta o no. Es muy útil cuando se emplea un campo para introducir una condición, pero no interesa que aparezca en el resultado.

ð Finalmente, la fila Criteriosy las restantes son las filas de condiciones. Veremos cómo se usan en el siguiente apartado.

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