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Método de Análisis de los procedimientos de
oficina:
- Recopilación de la información sobre los modelos y procedimientos
de oficina existentes.
- Análisis de la información recopilada.
- Propuesta de nuevos modelos y procedimientos de oficina.
Explicando cada paso podemos ver que:
- La información a recopilar es de carácter general y particular.
La general incluye las condiciones generales del trabajo
(adecuación de locales, limpieza y condiciones higiénicas,
iluminación y ventilación, color y ruido) pues todos influyen en la
mejora de los métodos de trabajo. La particular incluye qué puesto
de trabajo ejecuta las tareas, los objetivos del conjunto y del
puesto de trabajo, por cada tarea, cómo se origina la información
de entrada, la forma de realizar la tarea, coordinaciones, las
decisiones, la información de salida y los archivos. Al concluir
tendremos una descripción de tareas por puesto de trabajo.
Posteriormente es necesario buscar entre los distintos puestos las
tareas que conforman una misma actividad ya que puede ocurrir que
un puesto desarrolle todas las tareas de una actividad pero lo más
frecuentes es que varios puestos realicen las distintas tareas de
la actividad.
Cuando tenemos esto se realiza el diagrama que presenta además el
total de distancia recorrida y los tiempos de todos los
pasos.
- Análisis: nos interesa que el modelo sea necesario, que no
exista otro que pueda cumplimentarlo o sustituirlo, que no pueda
combinarse con otro existente, que su diseño esté acorde con los
principios del diseño, los objetivos, los medios de proceso y los
usuarios. Se analiza la secuencia de pasos preguntándose en cada
caso:
a) Necesidad: ¿Es necesario este paso?, ¿Si no existiese se
obtendría el mismo resultado sin afectaciones de eficiencia,
control y calidad?, ¿Si se simplifica o modifica se mantendría el
mismo resultado?
b) Oportunidad: ¿Es aquí cuando debería realizarse?, ¿Qué
resultados se obtendrían variando la ubicación del personal o los
medios?, ¿Pueden realizarse con menos demora o menor
recorrido?
c) Forma: ¿Cómo debería ser hecho?, ¿Se realiza en la
secuencia correcta?, ¿Se puede combinar o simplificar alterando la
secuencia?
d) La persona: ¿Quién debería ejecutarlo?, ¿Sería lógico que
lo ejecutara otra persona?
e) Lugar: ¿Dónde debería realizarse?, ¿En otro medio de
proceso?, ¿Con otra distribución?, ¿Se podría dividir si y solo si
facilita el trabajo?
El resultado de este análisis se marca en la última columna según
la siguiente clave:
(X) Mantener (C) Combinar (E) Eliminar (S) Simplificar (M)
Modificar
- Diseño: relativo al tiempo podemos señalar que cada paso
implica un tiempo básico necesario u óptimo. A este se le añade un
tiempo adicional imputable a la no correspondencia de los medios y
objetos de trabajo con los demás elementos del sistema, un tiempo
improductivo imputable al trabajador. En el diseño debe eliminarse
el elemento tiempo adicional por no correspondencia y el de las
deficiencias del procedimiento. El imputable al trabajador es
debido a múltiples factores ambientales, emocionales y casi siempre
circunstanciales.
Para el diseño consideramos el tiempo básico necesario para llevar
a cabo el paso, este tiempo mínimo incluye las pausas normales. La
correspondencia de los medios y objetos de trabajo con los demás
elementos del sistema se alcanza con un buen diseño de los modelos,
una buena fijación de las normas de trabajo, una real adecuación de
los medios y objetos de trabajo teniendo en cuenta su volumen,
frecuencia y automatización del proceso en alguna parte.
Podemos resumir que un buen diseño se logra evitando operaciones
innecesarias, las repetidas y sobre todo las complejidades en las
operaciones. Teniendo cuidado de que los traslados de personas y
documentos sean los requeridos y de que no sean muy largos por mala
ubicación de puestos de trabajo. Las demoras no deben ser causadas
por mala distribución del trabajo o su secuencia, ni por el uso de
medios inadecuados. Las inspecciones, revisiones o aprobaciones,
deben valorarse para que sean las necesarias al control interno y
en ningún caso un producto del burocratismo para justificar puestos
de trabajo. Finalmente los archivos deben estar acompañados de una
clave de archivo. Dentro de las normas de seguridad y control,
éstos deben estar ubicados lo más cerca posible de los puestos de
trabajo, aunque sea necesario mantener dos tipos, los de seguridad
y los de trabajo. El diseño se procesará en una misma hoja
(diagrama) en la misma forma en que se hizo el análisis. Ambos
diagramas permitirán mejor la evaluación del procedimiento
propuesto.
Conclusiones: Podemos resumir que un buen diseño se logra
evitando las operaciones innecesarias, las repetidas y sobre todo
las complejidades en las operaciones. Teniendo en cuenta que los
traslados de personas y documentos sean los requeridos y no muy
largos por mala ubicación. Las demoras no deben ser causadas por
mala distribución del trabajo o su secuencia ni por el uso de
medios inadecuados. Las inspecciones, revisiones o aprobaciones
deben valorarse para que sean las necesarias al control interno,
finalmente los archivos deben estar acompañados de su clave,
organización y acceso limitado además de estar ubicados cerca de
los puestos.
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