Procedimientos de oficina. Método de análisis

Método de Análisis de los procedimientos de oficina:

- Recopilación de la información sobre los modelos y procedimientos de oficina existentes.
- Análisis de la información recopilada.
- Propuesta de nuevos modelos y procedimientos de oficina.

Explicando cada paso podemos ver que:

- La información a recopilar es de carácter general y particular. La general incluye las condiciones generales del trabajo (adecuación de locales, limpieza y condiciones higiénicas, iluminación y ventilación, color y ruido) pues todos influyen en la mejora de los métodos de trabajo. La particular incluye qué puesto de trabajo ejecuta las tareas, los objetivos del conjunto y del puesto de trabajo, por cada tarea, cómo se origina la información de entrada, la forma de realizar la tarea, coordinaciones, las decisiones, la información de salida y los archivos. Al concluir tendremos una descripción de tareas por puesto de trabajo. Posteriormente es necesario buscar entre los distintos puestos las tareas que conforman una misma actividad ya que puede ocurrir que un puesto desarrolle todas las tareas de una actividad pero lo más frecuentes es que varios puestos realicen las distintas tareas de la actividad.

Cuando tenemos esto se realiza el diagrama que presenta además el total de distancia recorrida y los tiempos de todos los pasos.

- Análisis: nos interesa que el modelo sea necesario, que no exista otro que pueda cumplimentarlo o sustituirlo, que no pueda combinarse con otro existente, que su diseño esté acorde con los principios del diseño, los objetivos, los medios de proceso y los usuarios. Se analiza la secuencia de pasos preguntándose en cada caso:

a) Necesidad: ¿Es necesario este paso?, ¿Si no existiese se obtendría el mismo resultado sin afectaciones de eficiencia, control y calidad?, ¿Si se simplifica o modifica se mantendría el mismo resultado?
b) Oportunidad: ¿Es aquí cuando debería realizarse?, ¿Qué resultados se obtendrían variando la ubicación del personal o los medios?, ¿Pueden realizarse con menos demora o menor recorrido?
c) Forma: ¿Cómo debería ser hecho?, ¿Se realiza en la secuencia correcta?, ¿Se puede combinar o simplificar alterando la secuencia?
d) La persona: ¿Quién debería ejecutarlo?, ¿Sería lógico que lo ejecutara otra persona?
e) Lugar: ¿Dónde debería realizarse?, ¿En otro medio de proceso?, ¿Con otra distribución?, ¿Se podría dividir si y solo si facilita el trabajo?

El resultado de este análisis se marca en la última columna según la siguiente clave:

(X) Mantener (C) Combinar (E) Eliminar (S) Simplificar (M) Modificar

- Diseño: relativo al tiempo podemos señalar que cada paso implica un tiempo básico necesario u óptimo. A este se le añade un tiempo adicional imputable a la no correspondencia de los medios y objetos de trabajo con los demás elementos del sistema, un tiempo improductivo imputable al trabajador. En el diseño debe eliminarse el elemento tiempo adicional por no correspondencia y el de las deficiencias del procedimiento. El imputable al trabajador es debido a múltiples factores ambientales, emocionales y casi siempre circunstanciales.

Para el diseño consideramos el tiempo básico necesario para llevar a cabo el paso, este tiempo mínimo incluye las pausas normales. La correspondencia de los medios y objetos de trabajo con los demás elementos del sistema se alcanza con un buen diseño de los modelos, una buena fijación de las normas de trabajo, una real adecuación de los medios y objetos de trabajo teniendo en cuenta su volumen, frecuencia y automatización del proceso en alguna parte.

Podemos resumir que un buen diseño se logra evitando operaciones innecesarias, las repetidas y sobre todo las complejidades en las operaciones. Teniendo cuidado de que los traslados de personas y documentos sean los requeridos y de que no sean muy largos por mala ubicación de puestos de trabajo. Las demoras no deben ser causadas por mala distribución del trabajo o su secuencia, ni por el uso de medios inadecuados. Las inspecciones, revisiones o aprobaciones, deben valorarse para que sean las necesarias al control interno y en ningún caso un producto del burocratismo para justificar puestos de trabajo. Finalmente los archivos deben estar acompañados de una clave de archivo. Dentro de las normas de seguridad y control, éstos deben estar ubicados lo más cerca posible de los puestos de trabajo, aunque sea necesario mantener dos tipos, los de seguridad y los de trabajo. El diseño se procesará en una misma hoja (diagrama) en la misma forma en que se hizo el análisis. Ambos diagramas permitirán mejor la evaluación del procedimiento propuesto.

Conclusiones: Podemos resumir que un buen diseño se logra evitando las operaciones innecesarias, las repetidas y sobre todo las complejidades en las operaciones. Teniendo en cuenta que los traslados de personas y documentos sean los requeridos y no muy largos por mala ubicación. Las demoras no deben ser causadas por mala distribución del trabajo o su secuencia ni por el uso de medios inadecuados. Las inspecciones, revisiones o aprobaciones deben valorarse para que sean las necesarias al control interno, finalmente los archivos deben estar acompañados de su clave, organización y acceso limitado además de estar ubicados cerca de los puestos.

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