EL DISEÑO DE MODELOS Y FORMULARIOS

DESARROLLO

Los modelos o formularios constituyen la forma más usual de captar, procesar, almacenar y difundir información en los sistemas informativos de gestión económica. Su objetivo principal es el de asegurar la transmisión efectiva de la información necesaria para la dirección del objeto socioeconómico. Un modelo mal diseñado puede dificultar o distorsionar la captación de la información o su interpretación posterior y por lo tanto del proceso de dirección.

No es posible diseñar un buen modelo sin considerar el sistema informativo del que forma parte ya que lo que aparece en el modelo y la forma en que este organizado responde al propósito del sistema y al ambiente en que se llena, procesa o conserva.

El diseño de un modelo responde de forma similar a las etapas de diseño de un proyecto.

Justificación de un modelo:

- Cuando es necesario y sirve a uno o varios propósitos específicos que contribuyen al cumplimiento de los objetivos de dirección.
- Que no exista otro, ya sea en explotación o propuesto que sirva o pueda servir para esos propósitos.
- Que no pueda combinarse con ningún otro existente o propuesto.

Reglas prácticas para el diseño:

- Tan pocos como sea posible
- Tantos como sean necesarios
- Simultanear necesidades
- Evitar duplicidades
- Breves, claros y acordes al medio

Pautas para el diseño de modelos

Se entiende por diseño de modelos al proceso de definición del conjunto de elementos y características que conforman su estructura como soporte de información.

Un modelo generalmente está formado por tres partes fundamentales:

1. Encabezamiento: se encuentra en la parte superior donde aparece la información de identificación y control y datos generales que se consignan una sola vez y que son válidos para todo el contenido del modelo. Ejemplo: identificación del organismo (nombre, dirección, teléfono, etc.), nombre y código del modelo, fecha, número de control, etc.

2. Cuerpo: está constituido por su parte central que es donde aparece la información básica y su contenido, forma de organización, etc., que estará de acuerdo con el tipo de modelo de que se trate siendo un factor fundamental en su diseño le hecho que se trate de un modelo a llenar a mano o por medios mecánicos ya que en uno u otro caso el espaciado, colocación de los datos, etc., será diferente. En sentido general se puede señalar que el cuerpo debe tener estructura que facilite su preparación y su lectura y que debe presentarse la información en forma clara y precisa evitando las confusiones de conceptos y procurando hacer resaltar los datos importantes.

3. Pie: lo constituye la parte inferior donde generalmente se colocan los datos o elementos de control, tales como firmas, fecha, número de identificación, etc. Nótese que algunos datos se pueden colocar indistintamente en el encabezado o el pie. En algunos casos la par te inferior del modelo se usa como talón desprendible que puede emplearse como recibo de entrega, etc.