Análisis y evaluación de los modelos y procedimientos existentes

El mayor enemigo del trabajo de oficina es la concepción burocrática, la cual trata de presentar el trabajo de oficina como lo principal y de introducirle elementos innecesarios a una entidad económica.

Los elementos de este tipo de trabajo se pueden sintetizar en el hombre, los procedimientos, los modelos y los medios.

El hombre es el elemento fundamental del miso. Es el ejecutor, el creador, cualquier éxito en el trabajo se debe a él.

Los procedimientos son la sucesión de pasos necesarios que son realizados por uno o más trabajadores al realizar tareas.

Los modelos ya que en la mayoría de las actividades de una oficina se realizan diversas anotaciones sobre modelos.

Los medios para el procesamiento pueden llegar a cualquier grado de desarrollo pero siempre existen procedimientos manuales.

Realizando algunas definiciones de términos utilizados tenemos:

- Actividad: conjunto de tareas ejecutadas por uno o más trabajadores, que conforman el trabajo de una entidad.

- Tarea: es la labor realizada por un trabajador y está conformada por pasos.

- Pasos: son los distintos elementos necesarios para realizar una tarea. Estos pueden clasificarse en operaciones, transportes, demoras, inspecciones y archivos.

Diagrama de procedimientos: es la re presentación gráfica de un procedimiento de oficina, mediante símbolos según la naturaleza de cada paso.

El uso de estos símbolos es muy fácil para su uso:

- Símbolo de Operación: se dice que hay una operación cuando se crea algo, se cambia, se añade o se prepara otra Operación. Ejemplo: escribir una carta, preparación de hojas de trabajo, anotaciones, atención a usuarios, etc.

- Símbolo de Transporte: se dice que hay transporte cuando se mueve o traslada algo de un lugar a otro. Este símbolo puede alargar el diagrama, ya que es necesario definir los parámetros cuando hay traslado. Generalmente se considera traslado entre puestos de trabajo y no en el mismo puesto ni movimientos pequeños, etc. Ejemplo: traslado de un documento de un puesto de trabajo a otro para su aprobación.

- Símbolo de demora: se dice que hay demora o espera cuando un elemento permanece en un lugar esperando una acción posterior. Ejemplo: la carta trasladada para su aprobación queda en una bandeja para que esa acción se ejecute con posterioridad. Se señala demora siempre que estas se produzcan de forma regular, no deben señalarse las por causas imprevistas.

- Símbolo de inspección: cuando algo se revisa, examina, verifica o aprueba, pero no se cambia. Ejemplo: las acciones necesarias para la aprobación de un documento, tales como lectura, análisis y aprobación.

- Símbolo de Archivo: cuando el elemento se guarda y protege contra traslado o uso no autorizado: ejemplo: archivo temporal o definitivo de un documento para su posterior uso o consulta. No debe confundirse con espera. Si un diagrama presenta dudas en su confección debe analizarse si lo primordial es el archivo porque hay espera y es necesario custodiar el documento o la espera se produce porque el proceso normal requiere espera. En el primer caso la espera por exceso de trabajo o falta de organización condiciona el archivo. En el segundo forma parte del proceso normal y por tanto no condiciona el archivo.