Analicemos cada una de las fases de la entrevista:

La Planificación de la entrevista: en todo trabajo de sistematización debe efectuarse una planificación del conjunto de entrevistas cuya realización es necesaria y una planificación de cada una individualmente. Es de vital importancia que el sistematizador esté preparado antes de efectuar la entrevista y esto debe incluir la determinación de a quién dirigir la entrevista que nos brinde la mayor información, establecer una secuencia lógica basada en el tipo de información a recolectar, se debe entrevistar primero a los dirigentes superiores para conocer los objetivos, la política, así como evaluar el apoyo que le otorgan al proyecto, luego a los dirigentes medios y por último al personal que ejecuta el trabajo. Las preguntas a realizar dependen de la información a recolectar teniendo en cuenta el nivel jerárquico. Si la entrevista incluye observación se tiene en cuenta el lugar donde se desarrollará.

Pasos para la Planificación de la entrevista:

- Elaborar una guía de preguntas sobre los aspectos más importantes
- Hacer las coordinaciones con anticipación la cual debe ser hecha por algún dirigente preferiblemente del nivel inmediato superior al de la persona que seráentrevistada pero el sistematizador no debe permitir que este sea el que conduzca la entrevista.
- Averiguar si es posible las cualidades y características del futuro entrevistado.
- Obtener una relación de las tareas y responsabilidades del entrevistado.

El propósito de la entrevista es en el menor tiempo posible aprender lo más posible en cuanto a las tareas del entrevistado y como esas tareas se relacionan con el flujo de trabajo, sobre sus ideas para mejorar el trabajo, etc.

Procedimiento Introductorio: la primera impresión es decisiva por lo que debe cumplir los siguientes requisitos:

- Ser puntual
- Identificarse
- Explicar de forma concreta y concisa el objetivo de su visita
- Explicar al entrevistado el porqué fue escogido
- Palabras y tono de voz normales
- Vestuario sencillo
- Adaptarse al nivel del entrevistado y a la situación sin caer en la vulgaridad.

La conversación con el entrevistado: una vez lograda la introducción, comienza la entrevista cuyo objetivo es lograr una determinada información. Las entrevistas generalmente comienzan con el superior jerárquico de la entidad o con la persona que este delegue. Al realizarse la entrevista generalmente el superior explica una parte sustancial de las funciones y actividades y después pone en contacto al sistematizador con los empleados que trabajan directamente con las operaciones, procedimientos, tareas y modelos. El sistematizador toma notas durante la entrevista.

Durante la entrevista:

- Compórtese de una manera intermedia entre lo formal e informal pero sin salirse del marco profesional.
- Conduzca la entrevista dentro de un ambiente amistoso y evite que el entrevistado tenga la impresión de que se está sometiendo a un interrogatorio dirigido a descubrir puntos débiles en su conocimiento.
- Esté preparado para responder cualquier pregunta sobre la finalidad de la entrevista.
- Oiga pacientemente sin interrumpir.
- Exprese sus opiniones con tacto y delicadeza.
- Si hay contradicciones aparentes en los planteamientos, no contradiga al entrevistado, más tarde confiésele que no lo ha entendido del todo o que sospecha que ha tenido un error al tomar notas y pregúntele de nuevo la parte que le interesa.
- Mantenga en el entrevistado u real interés por explicar y contestar.
- Preste atención y demuéstresela al entrevistado por lo que está haciendo aunque el asunto no sea totalmente de su interés.
- Haga preguntas al nivel adecuado.
- Asegúrese de que conoce ambas partes de una ituación.
- Use la terminología que se utiliza comúnmente en el lugar de la entrevista.
- Distinga claramente entre un hecho y una opinión.
- Ajústese al tiempo y horario fijado para la entrevista.
- No de nunca la impresión de ser un sabiondo.
- Nunca diga al entrevistado que está equivocado
- No critique con el entrevistado la forma en que se están haciendo las cosas
- Tenga un plan preparado para conducir la entrevista.
- Compruebe sus notas con la persona que se entrevista.

Errores más frecuentes del sistematizador o entrevistador:
- Errores al preguntar
- Errores al sondear
- Errores al activar
- Errores al anotar