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Curso sencillo para recepcionistas

Autor: Jesús Cabrera Peraza
Curso:
|811 alumnos|Fecha publicación: 22/03/2011
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Capítulo 3:

 Cómo contestar el teléfono

Las llamadas telefónicas son tan importantes como los invitados mismos que se encuentran en el salón de venta, así que considera lo siguiente, recuerda que: ¡todos podemos contestar el teléfono siempre y cuando él o los encargados de dicha tarea no se encuentren presentes o estén indispuestos en ese momento!

  • Fraseología para contestar el teléfono.

            Asegúrate de contestar el teléfono antes de 3 repiques, para que la persona que está del otro lado de la línea se sienta atendida y el ruido de un repique no resulte irritante para los invitados que se encuentran en el salón y/o  cerca del teléfono.

            La forma adecuada de contestar el teléfono es: “BUENOS (DIAS TARDES NOCHES) GRACIAS POR LLAMAR A “La Poza” HABLA (NOMBRE DEL EMPLEADO) EN QUE LE PUEDO SERVIRLE. Asegúrate de que el invitado identifique “La Poza” inmediatamente

Si estas en una llamada y suena otra pide disculpas a la primera y contesta la segunda y pide que por favor espere un momento mientras terminas la primera.

  •  Cómo tomar nota para llamadas a un gerente y compañeros en el trabajo.

            Si la llamada es para un gerente o empleado, toma el nombre de la persona quien llama y la compañía a quien representa, di siempre que te permita un momento para ver si se encuentra el gerente, aunque así sea.

            Nunca des ningún tipo de datos sobre un gerente o cualquier empleado.

            No se permite hacer llamadas de larga distancia o por cobrar al restaurante

      Los empleados no pueden hacer llamadas telefónicas con el uniforme puesto.

  • Que hacer y qué no hacer al contestar el teléfono.
  • QUE HACER:

            Cuando este una llamada en espera contesta el teléfono, pregunta por quién está esperando y ayúdalo con prontitud.

            Al contestar procura sonreír para hacer tu tono de voz más agradable.

            Si un invitado pide una reservación tómala. Nunca digas que no tomamos reservaciones. Al tomarla cerciórate de preguntar lo siguiente: Nombre, Núm. De personas, Núm. Telefónico para confirmar, Si es en área de fumar o no fumar, si se celebra algo en especial, y sobre todo repetir todos los datos al invitado para cerciorarnos de no haber tomado mal la nota. Por último hacerle mención que el tiempo de tolerancia de su reservación será de 15 a 25 min. Según que tanto flujo halla en el restaurante.

            Un saludo sincero le hace saber a quién llama que nos preocupamos por él.

  • QUE NO HACER:

            El teléfono es para uso del negocio no se deben hacer llamadas personales excepto en caso de emergencia o cuando el supervisor te lo autorice.

Al contestar por nada del mundo digas “BUENO”.

            Nunca dejes una llamada esperando por varios minutos.

            No hagas pasar al que llama por varias personas o extensiones.

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