Responsabilidades de la secretaria de presidencia

La Secretaria se ocupará de registrar a cada accionista de la compañía, sea personalmente y por medio de una carta poder, constatará por medio de un programa de computación que sobrepase más del 50% del paquete accionario para que exista el quórum de instalación y proceder con la Junta.

Posterior a la instalación de la Junta se proseguirá con el cumplimiento del orden del día para la cual la Junta fue convocada y seguirá el trámite normal.

Cuando sea necesario y en las decisiones que tome la Junta, la Secretaria deberá estar muy pendiente de qué accionista mociona, cuál es su moción y quiénes respaldan la moción para someterla a votación, recuerde que esto deberá constar en la redacción del Acta de Junta General de Accionistas que aprobarán posteriormente los señores accionistas y que las palabras mencionadas deben ser exactas a las emitidas en dicha reunión, no puede alterarse ni omitir ninguna letra de la moción.

Esta función debe desarrollarse por parte de la Secretaria el tiempo que dure la Junta General de Accionistas, anotar los recesos que se den y a la hora que se instala la Junta y la hora a la que termina. Muchas veces las Juntas se alargan y pueden durar 7 u 8 horas dependiendo los temas a tratarse y cuán rápido puedan ponerse de acuerdo los accionistas.

Una vez finalizada la Junta, la Secretaria deberá empezar a pasar a limpio todos sus apuntes y la transcribir la grabación de la misma, las actas deben imprimirse a ambos lados de la hoja para evitar espacios en blanco y que en algún momento pueda alterarse o cambiar dicha Acta. El Acta debe imprimirse en 3 copias.

Cuando el Acta esté terminada y debidamente firmada las 3 copias por el Presidente del Directorio, el Gerente General, el Comisario, una copia va al archivo del Libro de Actas, debe ser numerada, 1 copia debe hacerse llegar a la Superintendencia de Compañías con el respaldo correspondiente del registro de la instalación de la Junta y la tercera copia debe archivarse como Expediente de Junta General, poniendo la fecha de la Junta y todos los documentos de respaldo, es decir, la lista de instalación de la Junta con las firmas de los asistentes y las cartas poder entregadas por los Accionistas o las personas que hayan estado en representación de los accionistas que no pudieron asistir.

Como comprenderán toda esta información debe ser archivada en un lugar donde no se pueda tener fácil acceso de cualquier persona a estos documentos, por tratarse primordialmente de todas las decisiones importantes que se adopten para bien de la empresa.

Igual cosa sucede con la redacción de las Sesiones de Directorio y el archivo de los documentos en los que también hay que realizar Expedientes de las reuniones y archivar con los documentos de soporte, el orden del día, la firma de los asistentes, esta lista servirá como respaldo para el pago de dietas a los Directores.

Recuerde que la vida de la empresa está en sus manos, que es su responsabilidad directa y que por su misma condición debe tener mucho cuidado con la información que está manejando.

Las Actas de Juntas son un documento público, sin embargo si le pide algún accionista debe conceder copia con autorización del Gerente General y/o del Presidente del Directorio.

A medida que se vaya familiarizando con esta actividad, notará que su desenvolvimiento va a ser cada vez mejor y va a aprender muchas cosas asociadas al derecho societario, como es la cesión de acciones y/o título accionarios, la legalización de los mismos y su registro en el Libro de Acciones y Accionistas y la correspondiente legalización en el Ente regulador que es la Superintendencia de Compañías.

Espero que estos "tips" sean de ayuda para las personas que se encuentran en el medio y que las personas que no lo están aprendan a valorar a las personas que desempeñan esta noble labor. Secretarias y/o Asistentes de Presidencia o Gerencia, ustedes son importantes, no permitan nunca que alguien les diga lo contrario, recuerden que la profesión escogida requiere de vocación para ejecutarla y misión para salir adelante. Estos son los aportes con los que puedo ayudarles, espero sean de su interés.

NOTA: Con este capítulo hemos llegado al final del curso.