Secretaria ejecutiva de presidencia

¿Quién es la Secretaria en una organización?

Sin duda la secretaria es la persona más importante en una organización, ya que se encarga de organizar, planificar, coordinar todas las actividades de los Ejecutivos de la empresa.

Esta persona debe ser de la completa confianza de sus superiores, pues en ella se centrarán todas las cartas y comunicaciones confidenciales de una empresa.

Recuerde que Secretaria viene del vocablo "Secreto" y por ningún motivo usted tiene que defraudar este principio que reúne la confianza, la honestidad, la lealtad, la imparcialidad y el buen juicio.

Tips relacionado con la Secretaria o Asistente Ejecutiva de presidencia

A continuación me permito dar algunos tips que he podido aprender durante 25 años de experiencia, principalmente en lo relacionado con la Secretaria o Asistente Ejecutiva de Presidencia y en Derecho Societario o el soporte para la participación y elaboración de Actas de Directorio y de Junta General de Accionistas.

De acuerdo a cada empresa y lo que describe la Ley, el Presidente será nombrado por la Junta General de Accionistas para un período (puede oscilar entre uno y cinco años), a cuyo término podrá ser reelegido.

El Presidente continuará en el ejercicio de sus funciones hasta ser legalmente reemplazado, también se nombrarán a los miembros del Directorio, es decir Directores Principales y sus correspondientes Suplentes, fijarán el valor de sus dietas y la frecuencia de las reuniones, normalmente son máximo 4 reuniones al mes, si por unanimidad decidieran realizar menos sesiones de Directorio que 4 estaría bien.

Las Juntas Generales de Accionistas serán Ordinarias y Extraordinarias. Las primeras se reunirán por lo menos una vez al año, dentro de los tres meses posteriores a la finalización del ejercicio económico de la compañía, para considerar los asuntos especificados en los numerales 2, 3 y 4 del Art. 231 de la Ley de Compañías y cualquier otro asunto puntualizado en el orden del día, de acuerdo con la convocatoria.

Las segundas se reunirán cuando fueren convocadas para tratar los asuntos para los cuales, en cada caso, se hubieren promovido.

Para que las Juntas Generales de Accionistas sean válidas es necesario tener el quórum general de instalación, salvo que la Ley disponga otra cosa, la Junta general se instalará, en primera convocatoria, con la concurrencia de por lo menos el 50% del capital pagado. Con igual salvedad, en segunda convocatoria, se instalará con el número de accionistas presentes, siempre que se cumplan los demás requisitos de ley.

En esta última convocatoria se expresará que la junta se instalará con los accionistas presentes.

La Junta Universal, no obstante lo dispuesto en los artículos anteriores, ésta se entenderá convocada y quedará válidamente constituida en cualquier tiempo y en cualquier lugar, dentro del territorio nacional, para tratar cualquier asunto siempre que esté presente todo el capital pagado y los asistentes, quienes deberán suscribir el acta bajo sanción de nulidad de las resoluciones, acepten por unanimidad la celebración de la junta.

Por lo general es el Gerente General quien actúa como Secretario en las Juntas Generales y en los Directorios de acuerdo a lo que dispone la Ley, sin embargo en muchas empresas esta función es encargada a la Secretaria de Presidencia, por lo que nuestro trabajo debe ser doblemente eficiente y con mucha observación.