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Secretaria ejecutiva. Funciones

Autor: Dario Medina Gauto
Curso:
9,38/10 (13 opiniones) |37461 alumnos|Fecha publicación: 03/03/2009
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Capítulo 1:

 Secretaria. ¿Qué debe hacer?

Secretaria Ejecutiva

Es la que se encarga de forma general de las labores administrativas, de organización y difusión del congreso.

Entre sus principales cometidos se encuentra:

* Todo el proceso que tiene que ver con las inscripciones (altas, bajas, modificaciones, etc.).

* Coordinación y entrega del material referente al congreso: carpetas, identificaciones, documentación, etc.

* Coordinación, apoyo y colaboración con el Comité Organizador.

* Expedición de certificados, facturas, bonos y cualquier otro documento para los congresistas.

* Información, en general, sobre el congreso, sobre otras Secretarías o Comités, etc.

¿Qué debe hacer toda Secretaria?

- Vigilar la elaboración y expedición de las convocatorias.

- Verificar el contenido de las órdenes del día y los listados de los asuntos que se tratarán incluyendo los soportes documentales necesarios.

- Remitir a cada integrante del comité la carpeta correspondiente en tiempo y forma.

- Deberá vigilar que los acuerdos del comité se asienten correctamente.

- Levantar el acta de cada una de las sesiones.

- Vigilar que el archivo de documentos este completo y actualizado, y conservarlo en custodia.

- Circular para su firma los acuerdos emitidos por los miembros del Comité durante las sesiones.

Ejemplo: La Nueva Secretaria

Hace algunos años, cuando me hice cargo de una nueva posición gerencial, lo primero que hice fue cambiarle a doña Amalia el título de Secretaria, que mantuvo por muchos años, al de "Asistente Administrativa". Doña Amalia ya tenía una exitosa carrera en la organización. De verdad era ella quien hacía la mayoría de las funciones administrativas de la empresa y el título no correspondía al trabajo que estaba realizando. Era mucho más que una "secretaria". Ella tenía una bien cimentada experiencia, siendo el nexo entre nuestra oficina principal en el Estado, Proveedores y Clientes locales. Como yo nunca me acostumbré a dictar cartas, casi siempre hice mis propias llamadas telefónicas y el café lo servía la encargada del aseo, o lo hacía yo mismo, siempre entendí que todos los que estaban a mí alrededor eran "asistentes".

En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de área amplia al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y envía sus ofertas. El no hacerlo es una pérdida de tiempo, a la vez que provocan ruidos en la comunicación, que pueden costar mucho dinero. La correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la transferencia de información en forma digital. Los pagos y transferencias de dinero se hacen en forma digital, aunque en nuestros países no se hayan popularizado los Sistema de Intercambio Electrónico de Datos entre empresas, bancos, proveedores y clientes, los cuales se encargan de manejar gran parte de la las transacciones de las empresas.

La asistente o asistente administrativo que requiere el ejecutivo moderno necesita una completa redefinición de funciones. Esto conlleva muchos cambios, desde seleccionar personal con una capacitación m completa, a pagarles salarios más altos. Estos cambios en las funciones de las "secretarias" se han ido dando poco a poco, como todos en la naturaleza. No hay duda que ha sido un largo camino el que han tenido que recorrer las mujeres, para ser consideradas como parte del equipo, permitirles que participen en las reuniones y que sus opiniones y recomendaciones sean escuchadas. Desgraciadamente esto no está ocurriendo a la velocidad que se requiere en los países de Latinoamérica, al igual que se producen lentamente en Afganistán y otros lugares donde las doctrinas Talibán siguen vigentes. Las transformaciones de tareas, especialmente en grandes empresas, también han traído como consecuencia que la "asistente administrativa" tenga que atender más de un solo ejecutivo.

Para muchos ejecutivos esto tampoco ha sido fácil, porque muchos de ellos estaban acostumbrados a tener cada uno su propia secretaria. Entre paréntesis, me ha tocado de cerca ver como muchos ejecutivos usaban sus "secretarias" para que atendieran labores que corresponderían a las amas de llave en sus hogares, tales como ordenar compras del supermercado, hacer citas al dentista y ir a dejar los chicos del jefe al colegio. Una empresa que pretenda tener utilidades, no puede permitirse tener ese tipo de "jefes" en el competitivo mundo actual. La "asistente administrativa" requerida por la empresa actual no solo debe tener una preparación completa, que incluya otros idiomas, administración, contabilidad, mercadeo y ventas. Es necesario que tenga habilidades interpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo en equipo y flexibilidad para adaptarse a las cambiantes circunstancias que confronta a diario la empresa de nuestros días.

En muchas empresas son las "asistentes administrativas" las que hacen que la empresa camine. Esto por cada día existe más egresados de las Universidades que están convencidos de lo que les dijo su padre "Estudie, hijo mío, para que no tenga que trabajar como yo". El éxito en cualquier empresa depende del equipo de trabajo. La Asistente Administrativa es una pieza fundamental en cualquier actividad sea lucrativa o no lucrativa.

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