Capítulo 2:

 Misión, perfil y funciones de una secretaria

Misión de la secretaria

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.

Perfil de la secretaria

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

- Buena presencia.

- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.

- Excelente redacción y ortografía.

- Facilidad de expresión verbal y escrita.

- Persona proactiva y organizada. 

- Facilidad para interactuar en grupos.

- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet

- Brindar apoyo a todos los departamentos.

- Desempeñarse eficientemente en su Área.

- Aptitudes para la Organización.

- Buenas relaciones interpersonales.

- Dinámica  entusiasta.

- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.

- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.

Funciones de una secretaria

- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.

- Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.

- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.

- Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.

- Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.

- Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.

- Mejora y aprendizaje continúo.

Imagen de éxito

La imagen profesional es uno de los factores más importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinación balanceada de la salud física, emocional y espiritual de los sgtes elementos:

- Conocimientos.

- Valores.

- Modales.

- Personalidad.

- Tacto.

- Humildad y Sencillez..

Vestimenta profesional

Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o código de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:

- Ropas de brillo.

- Sandalias demasiados altos.

- Faldas cortas y muy ajustadas.

- Ropas transparentes.

- Escotes.

- Zapatos dorados o plateados.

- Maquillaje recargado.

- Accesorios grandes y muy llamativos.

El éxito del buen vestir dependerá de los sgtes. factores:

- Código de vestimenta corporativa.

- Combinación de piezas cómodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas, pantalón, blusa y falda.

- Telas lavables, suaves y sin arrugas.

- Combinación de zapatos y carteras.

- Colores básicos.

- Coordinación de accesorios.

La combinación y coordinación de los elementos de la vestimenta es un arte y debe reflejar profesionalismo, cultura corporativa y compromiso con el cliente.

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