Para que una determinada reunión pueda ser productiva, se necesita que haya habido una planificación previa, acerca de todos los asuntos concernientes a la reunión, asuntos tales como:  

-        Objetivo de la reunión,

-        Cantidad de tópicos a tratar,

-        Tema principal,

-        Temas secundarios,

-        Problemática a resolver,

-        Estilo de reunión, participativa o informativa, etc

-        Normas generales para efectuarse la reunión,

-        Soluciones, Alternativas, Sugerencias.  

Es inconcebible, reunir a un grupo de personas en una organización, para improvisar acerca de algunos temas, que no están bien definidos, no se está claro de cuáles son los objetivos de la reunión, no hay una lista de temas para tratar en la reunión, y esto puede generar en el ambiente demasiada inconformidad, confusión, aburrimiento, apatía, y desagrado.