La comunicación, es un factor determinante en toda organización, no solamente es necesario, planificar todos los aspectos de la reunión, y todos los detalles, también es de gran importancia, transmitirle estos detalles, y aspectos de la reunión, a todos los convocados, mientras más pronto se les comunique los detalles y aspectos de la reunión, mayor grado de acertividad tiene el proceso de la comunicación, con los convocados.           

Antes de comenzar la reunión, es necesario comunicar a los presentes, los puntos a tratar, los objetivos previstos para tal reunión, las normas de la reunión, las expectativas que se tiene la organización, para con todos los involucrados en la reunión, y en el caso, de que la reunión sea participativa, el tipo de participaciones, que desea la organización, por parte de los presentes en la reunión.           

Cuando todas estas informaciones, son manejadas con anticipación, antes de comenzar propiamente a tratar los temas de la reunión, estas primeras bases, le darán mayor efectividad al proceso de la reunión, desde el principio, hasta el final.