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Capýtulo 8:

 Protocolo. Ceremonia (2/2)

Enumeración de personas e instituciones que han de acudir y a qué niveles: La identificación de los públicos implicados en el evento suele ser la clave de su éxito, ya que ateniéndonos a la teoría situacional, la alta implicación y el bajo reconocimiento de los problemas aumenta la disponibilidad para la acción. Aquí tendríamos que recurrir a la clasificación citada anteriormente para acceder a los públicos activos, informados o latentes, dependiendo del alcance de nuestros objetivos, e incluyendo en cada una de las categorías a las subcategorías de públicos internos o externos, directos o indirectos, etc.

Elección del lugar y tiempos de la ceremonia: No podemos dejar de lado que siempre es lo ideal estar “en casa”, ya que presenta unas considerables ventajas organizativas, estratégicas y tácticas. Se deben sopesar las ventajas y desventajas en términos de imagen de un local cedido, que en ocasiones conlleva contraprestaciones de imagen considerables. Y ha de cuidarse la subordinación o no del “marco incomparable” a los objetivos a alcanzar analizando detalladamente los problemas logísticos que pueden ensombrecer el evento (parking, seguridad, inclemencias del tiempo, etc.).

Lo mismo se puede apuntar respecto a la elección de las fechas y horas de celebración de los eventos organizacionales, procurando su no coincidencia con otras actividades de organizaciones afines o competidoras, al objeto de asegurarnos las máximas posibilidades de asistencia de nuestros invitados. Si se considera necesaria la presencia de medios de comunicación de masas es necesario cuidar especialmente las horas de convocatoria al objeto de hacerlas compatibles con el desarrollo de su trabajo y la inmediata difusión informativa

Distribución de los espacios y centros de atención principal y secundario: El publirrelacionista ha de utilizar los espacios como un director de cine en un plató, estableciendo diferentes ámbitos espaciales y una o varias presidencias si es necesario que identifiquen distintas categorías de públicos entre los asistentes. Es mucho más operativo para el organizador y fácil de visualizar para los asistentes la ubicación de las distintas categorías de invitados según las tipologías identificadas en ellos de públicos si se distinguen entre sí que si se mezclan. Para ello es fundamental la utilización de recursos que permitan distinguir ambientes como iluminación, diferentes tipos de asientos o colores, alfombras, y desde luego una adecuada señalización.

Las relaciones públicas (RR.PP.): se ocupan de las organizaciones y de las personas, y entre sus tareas cotidianas está la gestión de los distintos públicos que conforman ese universo propio. Todo esto se lleva a cabo mediante técnicas avanzadas de localización y gestión de públicos, entre las que ocupan un lugar destacado la elaboración y la manipulación de bases de datos o la producción de materiales de convocatoria e información.

El ceremonial y el protocolo: se ocupan de indicar a los distintos tipos de públicos con qué parámetros estéticos han de presentarse y cuál es su ubicación espacio-temporal en el imaginario relacional en que se convierte el evento. Este posicionamiento viene dado por las tipologías de relación que han establecido previamente y que se ponen de manifiesto públicamente en función del sistema de vínculos existente en ese universo organizacional.

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