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Capítulo 3:

 Instrumentos. Comunicación (1/2)

Las herramientas de las que se valen las relaciones públicas para cumplir con sus objetivos y funciones son muchas y diversas:

* La organización de eventos
* El Lobbying: (grupos de presión)
* Planes de Responsabilidad social
* Relaciones con los con los medios de comunicación
* Diarios: permite a la organización acceder al público general.
* Revistas: permite acceder a públicos más y mejor segmentados.
* Radio: permite transmitir información instantáneamente las 24 horas del día.
* Televisión: Otorga gran notoriedad a la institución.
* Internet: Se puede trabajar sobre el sitio web institucional o con la versión en línea de diversos medios

Cabe recordar que para poder enviar cualquier información a los diversos medios es indispensable que ésta cuente con valor de noticia y se adapte a las características del medio en cuestión.

Principales instrumentos de las Relaciones Públicas:

Los profesionales de relaciones públicas utilizan varios instrumentos. Uno de ellos es:

La noticia: Los profesionales de relaciones públicas encuentran o crean noticias favorables acerca de la compañía y de sus productos o su personal. En ocasiones, las historias de noticias ocurren de manera natural y a veces el personal de relaciones públicas sugiere eventos o actividades que crean noticias.

El discurso: También puede crear publicidad para los productos o servicios y la compañía. Cada vez más, los ejecutivos de la compañía deben responder en forma satisfactoria a las preguntas de los medios; o bien, pronunciar discursos ante las asociaciones comerciales o durante las juntas de ventas y esos acontecimientos pueden mejorar o perjudicar la imagen de la compañía

Eventos especiales: Varían desde la conferencia de prensa, recorridos para la prensa, grandes inauguraciones y fuegos artificiales, hasta exhibiciones con rayo láser, comunicados de prensa por medio de globos de aire caliente, presentaciones en multimedia y espectáculos con un sinnúmero de estrellas, diseñados para llegar a los públicos meta y atraer su interés

Materiales escritos: Para llegar a sus mercados meta e influir en ellos. Estos materiales incluyen reportes anuales, folletos (flayers) artículos y boletines y revistas de la compañía. El material de comunicación verbal oral y escrito (discursos, folletos, carteles, memorias, invitaciones…): han de revisarse tanto los contenidos a través de su redacción, niveles de legibilidad o vocabulario utilizado. Como los aspectos puramente formales y estéticos de carácter gráfico o audiovisual, la creatividad, la identidad de los soportes o la idoneidad del transmisor y sus características técnicas (luz, sonido, etc.).

Audiovisuales: como películas, programas de diapositivas y sonido, CD de audio y video, se están utilizando cada vez más como instrumentos de comunicación. La definición espacio-temporal de comunicación no verbal (ceremonial, etiqueta y protocolo). La elección de un contenedor del acto de aspecto minimalista o barroco, música clásica o flamenca, etiqueta formal o informal, con una o varias presidencias y todos los demás elementos conformarán un ámbito exclusivo e individual identificador de la identidad organizacional y soporte del mensaje a transmitir

Material de la Identidad Corporativa: También pueden ayudar a crear una identidad corporativa que el público reconoce de inmediato. Oros artículos como: logotipos, papelería, folletos, letreros (aviso), formas de negocios, tarjetas de presentación, edificios, uniformes y automóviles y camiones de la compañía, se convierten en instrumentos de mercadotecnia cuando son atractivos, distintivos y memorables.

Actividades de servicio público: Las empresas también pueden mejorar la buena voluntad del público, contribuyendo con tiempo y dinero. Por ejemplo, Procter & Gamble y Publishers` Clearing House organizaron una promoción con el propósito de recabar dinero para las “Olimpiadas Especiales” (donaba 10 centavos de dólar por cada cupón canjeado a las olimpiadas especiales). Ver RSE ISO 26000.

Selección de mensajes y vehículos de relaciones públicas: Después, la organización selecciona sus temas principales para los mensajes de relaciones públicas y los instrumentos de relaciones públicas que utilizará. Los temas de los mensajes deben estar guiados por las estrategias generales de mercadeo y de comunicaciones de la organización. Las relaciones públicas son una parte importante del programa total de las comunicaciones de mercadeo integrado. Por consiguiente, los mensajes de relaciones públicas se deben integrar cuidadosamente con la publicidad, la venta personal, mercadeo directo y otras comunicaciones de la organización.

En algunos casos, las elecciones de mensajes y de instrumentos de relaciones públicas estarán muy bien definidas. En otras, la organización deberá crear noticias, en vez de encontrarlas. La creación de eventos es especialmente importante para publicidad a las compañías de recabar fondos de las organizaciones no lucrativas. Quienes se dedican a recabar fondos han desarrollado una larga serie de eventos especiales, como: exposiciones de arte, subastas, veladas benéficas, ventas de libros, concursos, bailes, cenas, ferias, desfile de modas, maratones por teléfono, ventas de artículos donados, recorridos y maratones. Tan pronto como se crea un tipo de evento, como una toma de almacén, los competidores crean nuevas versiones, como toma de ciudades, colegios, universidades, entre otros.

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