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Capítulo 13:

 Empresa. Reuniones de trabajo (3/3)


* Detalle de la organización:

1. Se chequeará el buen funcionamiento del sistema de aire y calefacción, porque el clima de trabajo debe resultar agradable, predispone a las personas de manera positiva ó negativa para el trabajo y para la toma de decisiones.

2. Se seleccionará el salón de convenciones de la empresa, el espacio se ambientará con la iluminación adecuada, sin una compleja ornamentación (sin flores ó adornos), se utilizará una mesa de época de madera con sillas del mismo estilo que serán la figura y centro de la decoración. La cocina y el personal de servicio estarán en una sala lindera, los mozos permanecerán cercanos para asistir a las comitivas.
Las precedencias son el centro y luego se ubicarán por orden lateral (de derecha a izquierda) cada comitiva. Cada una tomará una banda; no se mezclarán las comitivas, solamente se enfrentarán y se intentará que coincidan los cargos de cada lado ó que cada área esté una frente a otra.

3. Se adecuará el espacio con una mesa alargada y las ubicaciones serán a la francesa para que el diálogo entre las comitivas sea fluido.

4. Se dispondrán mesas auxiliares con material de trabajo; papeles, lapiceras, computadoras, entre otras.

5. Se ubicarán los intérpretes detrás de las dos personas que tiene que hacer la traducción.

6. Las secretarias no se ubicarán en la mesa de negociación; se colocará una mesa redonda con todo el material necesario para trabajar y asistir a sus jefes.

7. Cuando el anfitrión y la persona de mayor rango de la otra comitiva ingresan al salón y se ubican en la mesa dará comienzo la reunión y finalizará cuando consideren las partes (los mismos que dieron comienzo) que han arribado a su objetivo ó han alcanzado los lineamientos para una futura consolidación de sus metas.

8. Con respecto a la entregada de obsequios, el invitado podrá entregarle a su par un regalo en el privado ó podrá hacer entrega de un obsequio ante las comitivas (siendo este último de valor institucional). Cual forma será presentada quedará a decisión del anfitrión.

Se tendrá en cuenta y se deberá chequear que tiene programado la comitiva invitada para este momento, puesto que la reciprocidad debe ser equiparada.

* Dispositivo de partida:

- Confirmar el horario de partida.
- Disponer de los automóviles para el traslado.
- Disponer de la sala "Vip".
- Realizar los trámites de emigraciones de las personas de mayor rango.
- Enviar un representante de jerarquía a despedir a la delegación.
- Despachar el equipaje.
- Esperar el abordo de los invitados.
- Regreso a la sede de la empresa y fin de la labor.

Vestimenta – Etiqueta: Con respecto a la vestimenta tener en cuenta que el hombre, con traje oscuro estará siempre correctamente vestido en cualquier hora del día. También debe adaptarse a lo indicado en las invitaciones o temperaturas de los países, costumbres, entre otros.

En el caso de las mujeres siempre deben llevar un maquillaje sencillo, vestimenta poco llamativa o insinuante. Adecuarse a los momentos del día y reuniones a las cuales son invitadas. Nunca transformarse en el centro de las miradas o conversaciones: debe ser recordada por su austeridad y capacidades.

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