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Capýtulo 12:

 Empresa. Reuniones de trabajo (2/3)

Las herramientas con las que se debe contar dentro de una sala para obtener el máximo de eficacia en las comunicaciones son:

* Micrófonos.
* Equipo audiovisual.
* Retroproyector.
* Grabadoras.
* Pantalla.
* Circuito cerrado de televisión.
* Circuito cerrado para grabación de sonido.
* Poseer diversos lugares de toma corrientes (120 - 240 volts).
* Es relevante tener cerca acceso a teléfonos, fax, internet.

Instalaciones y equipos para traducciones simultáneas

Las mesas y su adecuación:

* En el caso de la mesa rectangular el adorno debe ser alargado conformado con flores de calidad y verdes; resulta de alta jerarquía colocar un arreglo floral central. Se pueden colocar candelabros de tres ó más brazos en los extremos de la mesa.
Con respecto a la mesa redonda que se armará al aire libre en horas del mediodía se utilizarán las mesas con adornos redondos con flores silvestres. En todos los casos las flores no deben tener perfume para no interferir con los aromas de los vinos y de los platos de comida. (Ejemplos al final del Trabajo).

* La ornamentación para cualquier tipo de mesa debe ser sencilla y de poco volumen.

* Se debe manejar correctamente el lenguaje de los cubiertos porque, en primer lugar es signo de cultura, de civilización, de educación; y también al conocer el lenguaje de los cubiertos podemos indicar cuando terminamos el plato, cuando se está descansando, ó repetir el plato.

* El uso del muletón (Mantel) en el tendido de la mesa es para evitar los impactos sobre ella; evita los ruidos de los elementos que componen la mesa.

Es generalmente utilizado para proteger aquellas mesas de calidad ó que poseen vidrio.

"Organización de una mesa de negociación con participación de una delegación extranjera": Al momento de recibir una delegación extranjera hay que tener en cuenta una serie de pautas previas;

* Chequear con anterioridad la cantidad de personas que llegarán al país:

1. Compatibilizar con el encargado de ceremonial de la delegación extranjera los roles, precedencias, etc.,
2. Chequear horario de llegada al aeropuerto o lugar de arribo de los extranjeros.
3. Indicar los requisitos necesarios para la estadía en nuestro territorio.
4. Enviar personal capacitado de protocolo con antelación al lugar de arribo,
5. Junto con el encargado de protocolo local enviar los medios de transportes acordes a las jerarquías.
6. Disponer de un dispositivo en el lugar de arribo para hacerse cargo del equipaje y de una rápida tramitación en migraciones,
7. Solicitar y chequear con tiempo la sala "Vip".
8. Diseñar un circuito rápido de llegada al hotel o lugar de encuentro.
9. Tomar todos los recaudos necesarios en lo referente a seguridad para la comitiva y vehículos,
10. Contratar traductores si es necesario.
11. Contratación del alojamiento (la comitiva invitada tendrá todo contratado por empresa invitante), chequear que las habitaciones sean de nivel adecuado a los cargos ó rangos de quienes las ocuparán; chequear que estén correctamente presentadas,
12. Realización de una planificación social; puesto que si disponen de tiempo podrán dar una breve recorrida por la ciudad y los lugares más importante.

* Todo lo planificado en la etapa previa al encuentro se pondrá en práctica con la llegada de la delegación extranjera

* Etapas a desarrollar:

- Espera en el lugar de llegada con todos los dispositivos de trabajo dispuestos
- Recibimiento de la comitiva*
- Presentación de quien se hará cargo de su traslado,
- Traslado propiamente dicho,
- Llegada al hotel ó lugar del meeting (reunión)

NOTA. Mientras todo esto sucede el grupo designado se hará cargo del perfecto diligenciamiento del equipaje y documentación.

* Con respecto a la llegada de la delegación al lugar preestablecido para la reunión estarán esperando el anfitrión junto con la comitiva local a los invitados extranjeros:

El anfitrión: si el rango lo amerita, se desplazará más hacia la entrada, sino se dispondrá que se desplace lo menos posible.
Se saludarán el invitado de mayor jerarquía de la comitiva extranjera y el anfitrión (hará la introducción el jefe de ceremonial) y se dirigirán a una sala privada.
Las comitivas se saludarán y pasarán a la sala de la negociación.
El anfitrión y la persona de mayor rango de la comitiva invitada ingresarán al salón y dará comienzo la negociación.
La mesa de trabajo contará con un servicio de café, jugo, y algunos alimentos salados y dulces en pequeñas porciones, la mesa estará sumamente despejada para poder trabajar.

Existe la posibilidad de concertar un almuerzo ó cena donde sí se dispondrá todo de manera que el centro de atención sea compartir una comida, en la mesa de trabajo la atención debe concentrarse en alcanzar una negociación eficaz; donde los objetivos, y metas de ambas partes se vean concretados.

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