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Capýtulo 11:

 Empresa. Reuniones de trabajo (1/3)

Reuniones de Trabajo

Horarios

7.00 a 8.00Desayuno de trabajo (interno)
8:00 a 9:00 (hasta 10:00)Desayuno de trabajo externo (con personas de otra empresa) Café, té, agua mineral (sin gas),masas secas, galletitas, etc.
11:00 hasta 11:30Refrigerio (Brunch)
1.00Almuerzo
9:00Comida
A cualquier horaVino de honor
Reuniones, sesiones, seminarios, mesa redonda, etc.Coffee Break

"Infraestructura": Para llevar a cabo una ceremonia, acto ó reunión se tendrán que tener en cuenta lo siguiente:

Elementos:
1. Época del año en el que se realiza,
2. Cantidad de personas que participarán,
3. Accesos desde aeropuertos y avenidas,
4. Tiempo que se tarda en llegar al lugar,
5. Ventilación - Calefacción,
6. De acuerdo al evento, si ha de ser situado en plena ciudad ó en las cercanías de la misma (por ejemplo, en un hotel alejado de la urbe).
7. Que actividades se pueden realizar en las inmediaciones del lugar seleccionado.
8. Con que recursos y/o servicios se disponen en el lugar que se selecciona y que lo circundan.

Con respecto al acceso al lugar, debe ser de fácil ubicación, con diversas posibilidades de acceso, ya sea por calles, avenidas, rutas, autopistas:

a. Que sea un lugar conocido, no necesariamente por los que participarán, sino, en caso de ser necesario consultar a alguien, éste pueda indicarnos correctamente el lugar. Puede ser necesario en algunos casos realizar un mapa con la forma más fácil de llegar al lugar.

b. El estacionamiento, generalmente es quien genera retraso en los invitados ó de aquellos que deben participar de un evento. Por lo tanto, se debe dar la mayor comodidad para los que accederán al lugar con coche. A los de gran importancia ó jerarquía enviarles una tarjeta indicando el lugar que tendrán disponible para el estacionamiento y al resto de los invitados y participantes indicarles donde podrán dejar su automóvil; porque resulta imposible darle a todos la misma atención.

c. El tema de la seguridad es de gran importancia al momento de organizar un evento, porque de acuerdo al lugar que se elija, la hora del día, el tipo de invitados variará la cantidad de personal de seguridad que se necesite para proteger, no solamente a quienes puedan correr algún tipo de riesgo, sino para el público en general.

d. Sanitarios y Guardarropas, el primero debe tener un fácil acceso, de rápida identificación (bien señalizado) y prolijamente atendido. Con respecto al segundo, debe ser un servicio ágil y organizado tanto para la recepción como para la devolución de las prendas.

La ambientación y decoración del lugar da el clima, el marco a la ceremonia o evento, estos dos elementos acompañan a quienes participan de la reunión. Es la adecuación del espacio donde se aplicará el protocolo. Ambientación y decoración conforman el ceremonial.

Los elementos que debe incluir este punto son:

* Ornamentación
* Banderas,
* Escudos Nacionales, Provinciales, Regionales.
* Logotipos, isotipos, isologos,
* Arreglos florales, etc.

La Iluminación y el sonido: son de suma importancia en un evento porque la falla en alguno de ellos generará el deslucimiento de todo lo organizado.

* Las luces y sonido serán chequeados con antelación antes del comienzo de la ceremonia.

* Un discurso que no se escuche, un rostro que no se vea por la mala posición de una luz generará, no solamente descontento en el público, sino a quien sé este perjudicando.

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