Antes de estudiar las fases por las que transcurre el diseño organizativo de una empresa hemos de tener presente que para estructurarla hay que conocer:

- ¿Qué forma jurídica tiene?
- ¿Quiénes son sus dueños?
- ¿A qué sector económico se va a dedicar?
- ¿Qué tamaño va a tener?
- ¿Con qué recursos financieros cuenta?

Las dos primeras preguntas nos orientan acerca del régimen de propiedad y responsabilidad de la empresa. Las tres preguntas siguientes se refieren a las dimensiones de la empresa y el nivel de competencia al que tiene que enfrentarse. Organizar una empresa supone, además, responder a otras cuestiones como: qué, quién, dónde y cómo.

¿Qué debe hacer la empresa?

Esta pregunta se refiere al conjunto de actividades que van a conformar su producción. Por actividades entendemos las tareas que desarrolla una persona individualmente o en un grupo organizado y que constituyen su trabajo concreto.

¿Quién ha de hacer cada tarea concreta para que el sistema funcione?

Las personas que van a desarrollar cada tarea son elegidas siguiendo una serie de criterios que deberán tener en cuenta los organizadores. El responsable de crear la estructura organizativa deberá decidir cuántos puestos directivos existirán en la empresa y cuántos para el resto de los empleados.

¿Cómo tienen que hacerse las cosas?

Esta pregunta trata de explicar el modo en que deben realizarse las tareas o actividades que cada persona tiene encomendadas. Las empresas trabajan desde hace muchos años con importantes sistemas de normalización normalización del trabajo. Normalizar el trabajo supone que los especialistas en la materia concreta de que se trate indiquen qué proceso ha de seguirse para realizar una tarea o para elaborar un producto.

¿Dónde se han de hacer las tareas?

Indica a los miembros de la estructura la relación entre la empresa de la que forman parte y su entorno técnico, político y geográfico. Una vez que se ha respondido a estos cuatro interrogantes se pueden iniciar los pasos para desarrollar una estructura que ayude a conseguir los objetivos.

Según la clasificación que el profesor Eduardo Bueno Campos nos ofrece en su obra Organización de empresas. Estructura, procesos y modelos (Madrid, 1996), el proceso de diseño de una estructura organizativa empresarial pasa por las fases de formulación de la misión y objetivos, descripción de funciones y elaboración de la estructura.