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Capítulo 9:

 Provisiones de beneficios sociales

Provisión

Según la Real academia de la lengua española, Provisión es la prevención de mantenimientos, caudales u otras cosas que se ponen en alguna parte para cuando haga falta.

De aquí se desprende que la provisión busca prever una cosa para cuando haga falta, que llevado al tema contable, esa cosa no es otra que los recursos, de modo que la provisión tiene por objetivo prever unos recursos para cuando hagan falta, para cuando se necesiten para cumplir una obligación o compromiso.

La empresa se enfrenta a una serie de erogaciones futuras, y como el futuro es incierto, es preciso prever los recursos para cubrir esas erogaciones.

La empresa, así como genera dinero así mismo lo gasta, y es muy probable que al llegar el momento de cumplir con una obligación, la empresa no disponga del dinero necesario.

Es por eso que en el pasivo se crean las provisiones para las diferentes obligaciones futuras de la empresa, como son obligaciones laborales, fiscales o demandas judiciales.

Al crear la provisión, el valor correspondiente se lleva al gasto, y bien sabemos que el gasto disminuye los ingresos  para obtener la utilidad de la empresa.

En la medida en que se crean las provisiones, el gasto se incremente y la utilidad se disminuye, de modo que la empresa protege su patrimonio debido a que salen menos recursos por distribución de utilidades o incluso por el pago de impuestos.

Si no se hicieran las provisiones, la empresa distribuye más utilidades, dinero que puede hacer falta para cubrir ciertas obligaciones.

Hay que hacer lo posible para que salga menos dinero de la empresa, puesto que la operatividad de la empresa, y hasta su capacidad de expansión, depende de la disponibilidad de recursos, de modo que hay que evitar en lo posible la salida innecesaria de dinero, y una de las formas de hacerlo, es precisamente creando las provisiones necesarias.[1]

De modo que, adicional al cálculo del rol, según la legislación de algunos países, los empleados tienen derecho a ciertos valores o bonos extras que es necesario provisionar para que cuando llegue la fecha de pago ya haya constancia en el pasivo de la contabilidad de la empresa. En Ecuador entre las provisiones sociales que legalmente se deben calcular mes a mes, tenemos las siguientes:

Beneficios Sociales

Aporte patronal.- Este valor corresponde al 12,15% del total de ingresos de cada empleado que debe asumir el patrono y se debe pagar junto con el valor que por concepto de aportes IESS se descuenta a los empleados en el rol, estos valores se pagan al IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social) hasta el día 15 del mes siguiente.

Décimo Tercer Sueldo o Bono Navideño.- Estos valores corresponden a una doceava parte del total de ingresos del empleado, se calcula desde el 1 de diciembre del año anterior, hasta el 30 de noviembre del año en que se procede al pago, se cancela hasta el 23 de diciembre de cada año.

Décimo Cuarto Sueldo o Bono Escolar.- Este bono equivale a la doceava parte de un salario mínimo vital general (SMVG)  y es una ayuda económica que recibe cada empleado para el ingreso de sus hijos cuando inician clases, se paga en abril para la región costa y en agosto para la región sierra, cabe anotar que este bono reciben todos por igual, independientemente de si tienen hijos o no.

Fondo de Reserva.- A este fondo tiene derecho todo empleado cuya permanencia en una misma empresa sea superior a un año; es decir gana a partir del segundo año y corresponde a la doceava parte del total de ingresos, se calcula desde el 1 de julio del año anterior, hasta el 30 de junio del año en que se procede al pago, se paga hasta el 15 de septiembre y equivale a la doceava parte del total de ingresos.

Vacaciones.- Todo trabajador tiene derecho a 15 días continuos de vacaciones cuando haya cumplido un año de trabajo en la misma entidad, el pago corresponde a la 24ava. parte del total de ingresos, se cancela antes de que el trabajador salga en goce de sus vacaciones anuales.

Pueden haber otras provisiones dependiendo de la política que cada empresa tenga hacia sus empleados, las cuales deberá provisionar en forma mensual. A continuación se expone un cuadro en Excel que contiene las provisiones antes citadas.

Provisiones de beneficios sociales 

Vamos a analizar el registro que estamos observando, en primer término, las columnas A, B y C, contienen la misma información del rol general, luego hemos registrado en la columna D, la fecha de ingreso de cada empleado, esto lo hacemos con el propósito de conocer cuales personas ya tienen más de un año en la entidad, para efectos del cálculo de los fondos de reserva.

En la columna E tenemos el total de ingresos, estos datos son exactamente iguales a la columna L del rol general, con la diferencia de que en este registro nos sirve de referencia para el cálculo de los beneficios sociales, estos valores han sido copiados del rol general del rango L7:L16 y pegados en este nuevo registro en el rango E7:E16.

Para el cálculo de los aportes patronales, en la celda F7, aplicamos la fórmula =E7*12,15%, esto quiere decir que de los $ 650,00 obtenemos el 12,15%, la misma fórmula copiamos para el resto de empleados hasta la celda F16.

En cuanto al cálculo del 13er. Sueldo en la celda G7, registramos la fórmula =E7/12 lo cual significa que los $ 650,00 dividimos para 12, como en el caso anterior y las columnas siguientes, copiamos la fórmula para el resto de filas hasta la celda G16.

Para obtener el 14to. Sueldo, primero registramos el valor del salario mínimo vital general S.M.V.G. en la celda H2 ($ 218,00), luego en H7, ponemos la fórmula =$H$2/12, es decir la doceava parte de 218, en este caso como el valor es igual para todos ponemos el signo $ antes y después de la letra H, para que el valor de la celda H2 permanezca fijo en la fórmula. En el caso de que un empleado tenga poco tiempo en la empresa y no haya trabajado el mes completo deberá calcularse la parte proporcional, por ejemplo para alguien que en el mes de mayo solamente haya trabajado 8 días, la fórmula será =$H$2/12/30*8 ; es decir el valor que reciben todos se divide para 30 y se multiplica por los días trabajados.

En la columna I observamos que en algunas celdas aparece la palabra “SI” y otras se encuentran en blanco, esto se da por aplicar la fórmula =SI(($J$4-D7)>365;"SI";" "); es decir es un condicionante para calcular los valores de la columna siguiente, con esta fórmula le decimos a Excel que si la diferencia entre el 31/05/2009 (J4) menos D7 (la fecha de ingreso del empleado) es mayor a 365 días, entonces devuelva la palabra SI de lo contrario nada.

En la columna J vemos que el fondo de reserva se calcula únicamente para aquellas personas que tengan mas de un año en la compañía como lo dicta el reglamento para el cálculo de estos fondos, la fórmula que se aplica es =SI(I7="SI";E7/12;0), esto quiere decir que si en la columna I tenemos la palabra “SI”, entonces dividimos el total de ingresos para 12, caso contrario 0, como vemos esta fórmula se la aplica en coordinación con los datos de la columna anterior.

Para el cálculo de las vacaciones (columna K), utilizamos la siguiente fórmula =E7/24, es decir dividimos el total de ingresos para 24, en razón de que la provisión es para 15 días de vacaciones, si las vacaciones fueran de un mes completo dividiríamos para 12, pero como son solo 15 días, dividimos para 24.


[1] http://www.gerencie.com/objetivo-de-las-provisiones-contables.html

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