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Capítulo 4:

 Estados de cuenta. Consultas de fondos por internet. Conciliación bancaria diaria

Estados de cuenta

Los estados de cuenta son los listados que preparan los bancos para reflejar en ellos todos los movimientos registrados por sus clientes durante un mes, como observamos en el capítulo anterior, los estados de cuenta de los bancos al igual que los libros de bancos que se llevan en las empresas, tienen columnas similares para registrar las fechas de los movimientos, detalle de la transacción, documento de referencia, débitos, créditos y saldos.

En los estados de cuenta del banco, la columna de créditos, sirve para registrar los depósitos y notas de crédito, mientras que en la columna de débitos se registra los cobros de los cheques y las notas de débito. Normalmente los estados de cuenta bancarios llegan a la entidad después de que se ha terminado un mes y es el momento en que se deberá preparar la conciliación bancaria.

Consultas de fondos por Internet

En la actualidad, todas las entidades bancarias disponen de páginas web para que sus clientes puedan realizar consultas, realizar transferencias de fondos, pagos de servicios básicos como energía eléctrica, agua, teléfonos, nómina, etc. Esto ha facilitado y ha simplificado en alto grado todas las operaciones tanto para los bancos como para las entidades en general. Existen diversas formas de presentar los estados de cuenta, dependiendo de cada banco, sin embargo se mantienen vigentes las columnas mencionadas anteriormente. A continuación vamos a observar un estado de cuenta donde en una misma columna, se pueden observar débitos y créditos identificados con un signo + para los depósitos y un signo – para los retiros, además se pueden ver dos columnas para saldos, una para saldo contable y otra para saldo disponible.

Estados de cuenta. Consultas de fondos por internet. Conciliación bancaria diaria

Este, al igual que otros estados de cuenta, se puede bajar directamente de Internet, ya que hay opciones para hacerlo directamente a Excel, en el caso anterior, en la columna de fecha se incluye también la hora en que se realizó la operación, se observa también una columna de la oficina donde se realizó la transacción. Cuando se dispone de una columna para “saldo disponible” como en el caso que estamos presentando, sirve para una mejor toma de decisiones con respecto a la disponibilidad de fondos de la entidad, en un momento dado.

Conciliación Bancaria Diaria

Cuando hay la opción de realizar consultas diarias de los saldos y estados de cuenta por Internet como en los tiempos actuales, ya no es necesario esperar que llegue el estado de cuenta mensual para entonces realizar la conciliación, sino que se lo puede realizar en forma diaria y el control es mucho más eficiente. A continuación vamos a observar como se debe llevar en estos casos el registro del libro bancos:

Estados de cuenta. Consultas de fondos por internet. Conciliación bancaria diaria

En la imagen anterior observamos que el saldo final cuadra con el estado de cuenta bancario, en la fecha 03-jun-09, $ 14.130,86 esto se da por cuanto llevamos un control diario; es decir, una conciliación bancaria diaria. Para mantener el control de este registro es necesario registrar los valores tanto en el debe como en el haber, en el caso de los cheques, se dejará el valor en el haber una vez que constatemos que ya se cobró dicho cheque y entonces para hacerlo más evidente lo ponemos los valores con color azul, de manera similar podemos proceder con los depósitos, una vez que se hayan acreditado en el banco, ponemos estos valores con color verde y únicamente en el debe.

En la gráfica anterior observamos el grupo de cheques desde el número 1427 hasta el 1437, estos valores constan en el debe y en el haber, esto equivale a decir “cheques girados y no cobrados”, en la medida que estos cheques se cobren, se dejará el registro únicamente en el haber y con color azul, lo propio sucede con los depósitos en cheques (depósitos en tránsito), ya que no por el hecho de realizar el depósito quiere decir que ya está disponible ese dinero, sino después de que se haya constatado de que no hubo ninguna novedad con los cheques depositados, entonces, se podrá dejar el valor únicamente en el debe y con color verde, éstos colores propuestos pueden cambiar de acuerdo a la preferencia de cada usuario.

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