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Capítulo 2:

 La caja. Flujo de fondos

La Caja

Es muy importante en una empresa, la adecuada administración de los fondos que se reciben en Caja, por esta razón muchas entidades han creado un departamento exclusivo, llamado Tesorería, donde se reciben y se entregan valores, generalmente los valores que recibe Caja son en efectivo, cheques, vouchers de tarjetas de crédito, moneda extranjera, etc. Todos estos valores se guardan en una caja fuerte, de ahí proviene su nombre.

Según normas de control interno, todos los valores ingresados en Caja, deben ser depositados intactos en las cuentas bancarias al día siguiente, para evitar jineteo de fondos, es por esta razón que en algunos ejercicios de Contabilidad encontramos la cuenta Caja-Bancos, por que van de la mano ambas cuentas con la diferencia que la Caja se encuentra en la entidad, mientras que Bancos, se refiere a las cuentas corrientes o de ahorros que mantiene la empresa en alguna entidad bancaria.

Todos los pagos o desembolsos deben realizarse mediante cheque a excepción de los pagos pequeños que se deben realizar con el fondo de Caja chica, es importante asegurar el efectivo contra robo, además es saludable que los empleados encargados del manejo de fondos presenten una caución que garantice el manejo adecuado de dichos valores.

En el siguiente asiento podemos observar un ingreso a Caja por una venta realizada con la factura 24, en este sistema podemos utilizar en la columna DESCRIPCIÓN, una referencia para cada cuenta, en este caso con fecha 17-sep-09 y asiento de diario AD 010, recibimos en la cuenta 1.1.1.10 CAJA GENERAL, $ 10.000,00, acreditamos la cuenta 4.1.1.01 VENTAS DE SERVICIOS, mientras no registremos los $ 10.000,00 en el crédito aparecen mensajes de alerta en el rango F7:F9. 

La caja. Flujo de fondos

Una vez cuadrado el asiento, desaparecen las alertas del rango F7:F9. Además vamos a registrar el depósito que realizamos al día siguiente en el Banco de Guayaquil, según papeleta de depósito 5421, se debe dejar una fila en blanco entre un asiento y otro para una mejor presentación del Libro Diario, la línea entrecortada que observamos entre la fila 142 y 143 significa que es el límite entre una página y otra, igualmente se debe tratar de completar un asiento en una página, si esto no es posible se lo debe registrar en la página siguiente, esta recomendación se hace para que no se registre parcialmente los asientos entre una página y otra, sino que se lo haga íntegramente en una misma página.

La caja. Flujo de fondos

Flujo de fondos

Con la finalidad de mantener una programación adecuada de los valores que ingresan y los valores que egresan, se hace necesario manejar un Flujo de fondos, donde se debe hacer constar en la parte superior todos los valores pendientes de cobro y en la parte inferior los valores por pagar.

Por lo general los valores que ingresan es por cuentas cobradas a clientes, mientras que los valores a pagar es para proveedores, a continuación vamos a observar un flujo de fondos donde se muestran los ingresos y egresos que se han registrado en la semana del 14 al 18 de septiembre de 2009. 

La caja. Flujo de fondos

En el caso expuesto, el saldo de Caja es positivo, hemos recibido ingresos por $ 5.500,00 y hemos realizado pagos por $ 4.900,00, que nos da una diferencia positiva de $ 600,00 más los $ 2.000,00 del saldo inicial de la Caja nos da como resultado $ 2.600,00. Sin embargo es necesario considerar que cuando tengamos saldo negativo, el flujo no puede quedar desfinanciado, de manera que para cubrir ese déficit tenemos que incrementar las ventas de contado y si esto no es posible debemos recurrir a préstamos bancarios.

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