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Capítulo 1:

 Caja chica. Creación del fondo y reposición

Caja Chica

Dentro de los gastos que realiza una empresa, existen aquellos de baja cuantía, que por ser tan pequeños, no amerita la emisión de cheque, normalmente estos gastos no deben exceder de 20 dólares por cada transacción y se los utiliza para atender necesidades urgentes como la adquisición de materiales de oficina, alimentación, movilización y otros ue no puedan ser cubiertos con cheques.

Creación del fondo

El monto máximo del fondo de Caja Chica no debe exceder de 200 dólares, para la apertura de este fondo se debe realizar el respectivo memorando dirigido al gerente o administrador de la entidad y se debe indicar el objetivo y destino para el cual es creado, así como también se señalará el nombre de la persona que será responsable de su uso, manejo, custodia y liquidación.

El fondo servirá para cancelar exclusivamente obligaciones originadas por las necesidades de la entidad, no se deberá conceder préstamos a funcionarios, compañeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue creado. Para justificación de los gastos, se considerarán válidos, los siguientes documentos: Memo de apertura del fondo de Caja Chica, Vales de Caja Chica y documentación de las empresas comerciales o proveedoras de bienes y/o servicios, como son: facturas y demás documentos que justifiquen el egreso.

Cuando el proveedor del bien y/o servicio no tiene factura, por ser de cuantía reducida y/o de frecuencia muy ocasional, debe presentar un recibo firmado indicando el concepto, el monto en números y letras, la cédula de ciudadanía y la fecha.

Reposición del fondo

La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayan superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”, adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisará la documentación, observando que no haya documentos con fecha anterior a la última reposición, ni posteriores a la solicitud de reposición del fondo.

En caso de no existir novedad, se realizará la reposición del fondo, caso contrario se devolverá a la persona responsable para que vuelva a presentar los documentos en forma correcta. Para que se cumpla una parte de las políticas antes indicadas, vamos a diseñar el formulario de “Resumen de Caja Chica” de la siguiente manera:

En un nuevo libro de Excel, en la hoja1, colocamos lo siguiente:

En la celda A1 la palabra EMPRESA:

En la celda A2 ponemos RESUMEN DE CAJA CHICA

En la celda A3 RESPONSABLE:

En la celda A4 FECHA:

Luego ampliamos la columna C, establecemos un ancho de 42,00

En la celda D2 ponemos MONTO:

En la celda D3 la palabra GASTADO:

En la celda D4, DIFERENCIA:

Marcamos el rango D2:D4 y alineamos texto a la derecha

Reducimos la columna F, establecemos un ancho de 2,71

En la celda A6, ponemos DOCMTO.

A la derecha en la celda B6, NUMERO

En C6, DESCRIPCION

En D6, CODIGO

En E6, VALOR

Caja chica. Creación del fondo y reposición

Centramos los contenidos del rango A6:E6 y destacamos con Negrita

Caja chica. Creación del fondo y reposición

En la celda E2 ponemos el monto de Caja chica que para este caso asciende a $ 150,00, luego marcamos el rango A6:E51 y ponemos bordes a todas estas celdas, en D51 ponemos: SUMAN $, en E51 incluimos la siguiente fórmula de suma: =SUMA(E7:E50), en la fila 56 hacemos constar espacios para las firmas de la persona responsable del manejo del fondo y de la persona que aprueba el documento, como consta en la siguiente imagen:

Caja chica. Creación del fondo y reposición

Una vez que hemos puesto el valor del fondo en E2, en E3 ponemos la siguiente fórmula =E51 para traer a esta celda el valor del total gastado y en E4 colocamos la diferencia con la fórmula =E2-E3, en F3 ponemos el porcentaje requerido para realizar la reposición que en este caso es del 75%.

El diseño de este documento, lo hacemos con la intención de que nos advierta cuando se ha cumplido la condición de haber gastado el 75% o un valor mayor del fondo que es cuando ya se debe realizar la reposición, esta política es muy saludable en cualquier entidad, en razón de que caja chica siempre debe tener fondos y no debemos esperar que se agote dicho valor para entonces reponer el fondo, ya que puede ocurrir que no está la persona que firma el cheque de reposición o no hay alguien que pueda cambiarlo, en fin pueden haber muchas circunstancias que impiden que el fondo se reponga a tiempo, por eso es preciso anticiparnos a los hechos, para esto es preciso alimentar este registro diariamente con los documentos fuente que respalden los gastos realizados.

Para continuar con el diseño del formulario de RESUMEN DE CAJA CHICA, en F7 ponemos la siguiente fórmula: =SI($E$51>=($E$2*$F$3%);”R”;” “) con esto le decimos a Excel que si el valor de E51 es mayor o igual que el porcentaje mínimo para la reposición, nos haga aparecer una R, caso contrario, nada. En F8 vamos a repetir la misma fórmula, pero en lugar de una “R”, vamos a poner una “E” y así hasta completar la palabra REPOSICION.

Caja chica. Creación del fondo y reposición

Lo que queremos lograr con esto es que en el momento que el valor gastado sea igual o mayor que el 75% del fondo, automáticamente aparezca en el costado derecho del formulario, la palabra REPOSICIÓN, de la forma que se muestra a continuación:

Caja chica. Creación del fondo y reposición

De esta manera optimizamos el uso de Excel para una de las actividades mas comunes de las empresas, el manejo adecuado del fondo de caja chica, el formato antes propuesto incluso facilita la ejecución del arqueo de caja, porque sabemos de forma automática cual es el valor que tenemos en documentos, es decir lo GASTADO que en el caso propuesto es $ 113, por tanto en efectivo debemos tener la DIFERENCIA, es decir $ 37.

Una vez impreso el RESUMEN DE CAJA CHICA, se realiza la solicitud de reposición del fondo, adjuntando todos los documentos de los gastos realizados, la columna CODIGO, facilita la asignación de cada gasto a la cuenta respectiva para la contabilización, donde se debitarán todos los gastos expuestos y se acreditará la cuenta del banco respectivo por el valor de $ 113.

Capítulo siguiente - La caja. Flujo de fondos

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