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Capítulo 6:

 Activos fijos. Depreciación y registro en Excel

Activos Fijos

Para el funcionamiento de toda entidad, necesitamos de Activos Fijos que son aquellos bienes que están al servicio o para producir bienes de la empresa, es decir no están destinados a la venta, tienen una duración mayor a un año y son físicamente tangibles.

Las principales cuentas que conforman este rubro son:

TerrenosEdificiosVehículosPlantaciones ForestalesMaquinarias y EquiposInstalacionesMuebles y EnseresActivos en TránsitoEquipos de Computación y SoftwareOtros Activos Fijos (Activos Fijos en Leasing)Depreciación acumulada

Es necesario anotar que dependiendo de la actividad a la que se dedique la empresa, algunos de estos activos no podrían considerarse como fijos. Por ejemplo si se trata de una empresa inmobiliaria, el giro del negocio es comprar y vender bienes raíces como terrenos, edificios, casas, etc. En este caso estos bienes deben considerarse como inventario, dentro del activo corriente como normalmente se hace con una mercadería, ya que estos bienes si están destinados para la venta.

En otro ejemplo podemos anotar, empresas que se dedican a la compra y venta de vehículos, estos bienes deben ser considerados como mercadería mas no como activo fijo. Existen también casos en los que se trata de empresas que ofrecen cursos de conducción, en este caso los vehículos son considerados como parte del activo fijo pero con el nombre de Maquinaria y Equipo, mas no como Vehículos en sí, igualmente sucede con las empresas aéreas, donde los aviones, son considerados como Equipo de operación.

Valor Nominal

Se considera valor nominal el precio que la empresa pagó por el bien, si se trata de un bien importado es necesario sumar todos los costos, aranceles, impuestos, transporte y demás rubros hasta cuando el bien haya sido incorporado para su propósito de uso en la entidad. 

Vida Útil

La vida útil de un activo fijo es definida como la extensión del servicio que la empresa espera obtener del activo. La vida útil puede ser expresada en años, unidades de producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su vida útil suele estimarse en años; para un vehículo, en kilómetros o millas; para una máquina, de acuerdo con las unidades de producción; para las turbinas de un avión, las horas de vuelo.

Valor Residual

Es el valor del activo fijo, después que ha cumplido su ciclo o su vida útil en favor de la entidad, también se lo denomina valor de rescate.

Depreciación

La depreciación es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de un activo fijo en el período en el cual se estima que se utilizará. Muchas veces el concepto de la depreciación trae a confusiones y es necesario tener muy claro lo siguiente:

1. La depreciación no es un proceso de valuación por el que se asigna a gastos el costo del activo de acuerdo con autovalúos realizados al fin de cada período. La depreciación es una asignación del costo del activo a gastos de acuerdo con su costo original.

2. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final de su vida útil estimada, es decir, que no registra más depreciación para el activo. Esto no quiere decir que el activo sea desechado o que ya no se use; la mayoría de veces, las empresas continúan utilizando los activos totalmente depreciados.

3. La depreciación no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar los activos cuando lleguen a ser totalmente depreciados. La depreciación es simplemente parte del costo del activo que es enviado a gastos y no significa efectivo.

4. La depreciación no implica un movimiento de efectivo pero sí afecta el efectivo de un negocio en el sentido de que constituye un gasto deducible para fines impositivos. Por lo tanto, la depreciación afecta el nivel de utilidades y el pago de impuestos. A un mayor nivel de depreciación, las utilidades son menores, y los impuestos correspondientes, también son menores.

Existen activos fijos como los terrenos que no están sujetos a depreciación, muy por el contrario, estos se revalúan con el paso del tiempo o por obras de infraestructura que realizan los municipios.

Registro en Excel

Para ejemplificar el control de las depreciaciones de los activos fijos vamos a observar el siguiente registro:

Activos fijos. Depreciación y registro en Excel

Según podemos observar en este cuadro de Excel, existen varias cifras y datos que vamos a explicar de inmediato:

En la columna A registramos la FECHA DE COMPRA, encontramos tres fechas en las cuales hemos realizado compras de activos fijos, estas son: 15/05/2009, 01/06/2009 y 18/07/2009. La columna B la utilizamos para la DESCRIPCIÓN DEL ACTIVO, no requiere mayor explicación; en la columna C, hacemos constar el COSTO DE ADQUISICIÓN, según la factura de compra, en la columna D, registramos la DEPRECIACIÓN ACUMULADA, estos valores se originan por la suma de las columnas de la G a la K, por ejemplo en la celda D7, tenemos registrada la fórmula: =SUMA(G7:K7), conforme sigamos aumentando columnas a la derecha, será necesario también aumentar el rango para la suma.

En la columna E, tenemos VALOR EN LIBROS, estos valores surgen como resultado de la diferencia entre COSTO DE ADQUISICIÓN menos DEPRECIACIÓN ACUMULADA, la fórmula para la celda E7 es =C7-D7, las fórmulas registradas en las celdas D7 y E7 deben copiarse para el resto de filas donde se encuentren otros activos del mismo grupo, como observamos en el cuadro, después de cada grupo destinamos una fila para totalizar los valores. En la columna F, tenemos registrado el porcentaje de depreciación, como vemos, este cambia de acuerdo al tipo de activo fijo que vayamos a depreciar.

A partir de la columna G, registramos las depreciaciones mes a mes, en el caso del ejercicio propuesto desde el mes de mayo en adelante. En la celda G7 se encuentra registrado con color azul el valor de 3,33, como resultado de aplicar la siguiente fórmula para la depreciación de mayo: =C7*$F$6%/360*($G$4-A7), esto quiere decir que el valor de 750 de la celda C7, multiplicamos por 10%, esto da como resultado 75 que viene a ser el valor de la depreciación anual de este activo, dividimos para 360 para obtener el valor de la depreciación diaria y multiplicamos por los 16 días que es la diferencia entre la fecha registrada en G4 menos A7, en la fórmula utilizamos el signo $ antes y después de la letra F y G para que los datos de las celdas F6 y G4 se mantengan fijos cuando copiemos la fórmula para las otras filas. Utilizamos el color azul para distinguir estos valores iniciales de la depreciación que corresponden a los días desde que compramos el activo hasta el final del primer mes.

Para los meses siguientes, la fórmula a aplicar en el caso del primer activo fijo registrado es =C7*$F$6%/360*30, notamos una variante al terminar la fórmula con respecto a la otra registrada para los días del primer mes, como vemos al final se multiplica por 30 que corresponde a un mes completo. Si bien la cantidad de días entre mes y mes varía entre 30 y 31 (con excepción de febrero), preferimos utilizar 30 días para todos los meses, esa es la razón del porqué también utilizamos 360 (12 meses por 30 días de cada mes), para determinar la depreciación diaria.

El hecho de que registremos la fecha final de cada mes, a partir de la celda G4, es porque sirve para determinar con mayor precisión los valores de la depreciación de los primeros días. Conforme se adquieran mas activos fijos, se deberán ubicar dentro de su respectivo grupo, por tanto se insertarán y se incrementaran filas; también conforme avance el tiempo se registrarán los meses respectivos, por tanto se incrementarán los registros de mayor número de columnas hacia la derecha.

En la fila 30 podemos observar el TOTAL ACTIVOS FIJOS, con los valores actualizados en las columnas C, D y E, esto sirve para ir controlando el registro de los activos fijos con los valores que se deben reflejar en el Balance General. A partir de la columna G, se deben tomar los valores calculados para registrar en la Contabilidad de la empresa, la depreciación mensual como lo observamos en el siguiente asiento del 31 de mayo de 2009:

Activos fijos. Depreciación y registro en Excel

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