La Eficacia:  Se dice que un escrito es eficaz cuando con él se logra el objetivo que se ha propuesto el redactor.  Para que haya eficacia en el escrito, aparte de las ideas bien hilvanadas, coherentes, claras y concisas, el escrito debe estar lleno de discreción y cortesía, en fín de buena educación, éstos elementos dan nuevo significado y valor de eficacia al documento.

Elementos a considerar en el escrito:

.-  Establecer de manera clara el objetivo, ya que así tiene claro lo que quiere expresar y cómo lo expresará, en consecuencia hará el escrito más comprensible al lector.

.-  Pensar en el destinatario.  Siempre se ha de tener especial consideración con el destinatario, puesto que a él va dirigido el mensaje, así pues, el redactor ha de exponer motivos de interés y de comprensión hacia él, sin perder de vista el objetivo principal del escrito.

.-  Cuidar el tono.  Siempre el tono debe adecuarse, tanto a la naturaleza del escritor como a las características del lector.  El tono debe ser siempre cortés, amable, pero también muy firme.

.-  Ser amable y comprensivo. En el terreno de las relaciones interpersonales, debe demostrarse amabilidad y comprensión, esto es un arma infalible, pero nunca debe caerse  en servilismo, adulación ni debilidad.

.-  Plantear cuidadosamente lo que se expresará.  De acuerdo con el objetivo, las ideas deben presentarse  de acuerdo a la importancia, es decir han de jerarquizarse, de manera que se mantenga el interés del lector a través de todo el documento.

.-  Evitar el automatismo.  La creatividad es un aspecto importante en cualquier escrito, en tal sentido, el redactor, en cada escrito debe ser creador, lo cual permitirá que sus documentos persuadan y convenzan, además del toque personal que dará  a sus exposiciones.