Capítulo 3:
Continuamos explicando los elementos más importantes a tener en cuenta para mejorar su redacción.
-Evita los tópicos. El abuso de frases hechas hace que éstas pierdan significado y que el lector las obvie. Piensa que si recurres a expresiones como "cubrir las necesidades del cliente" o "una amplia variedad de productos y servicios", tu argumentación perderá fuerza. Casi siempre hay un modo mejor de decir lo mismo sin variar la frase. En lugar de "una amplia variedad de productos y servicios", por qué no los citas o, por lo menos, los sugieres: "cerca de treinta vehículos diferentes, desde deportivos de dos puertas hasta camiones de cuatro toneladas". Queda mucho más claro, y la frase proporciona al lector una imagen más precisa (además, también cambias sustantivos abstractos "productos" y "servicios" por sustantivos concretos).
Solución.- Para conseguir un estilo claro, en el que se escribe casi como se habla, dirígete al lector como "usted" y reserva la primera persona para tus intervenciones. Es correcto escribir "Podrá ver la mejora en unas pocas semanas" o "Me gustaría explicar cómo funciona...".
-No emplees frases grandilocuentes. El lenguaje comercial está lleno de frases grandilocuentes y vanas. Utilizarlas tiene el inconveniente de que el lector corre un mayor peligro de perderse en la frase o que le parezca que tu mensaje es como el del resto, lo que merma considerablemente el interés del documento. Dicho de otro modo, esas frases no te ayudarán a parecer una persona de mente despierta y un jefe dinámico.
Evita asimismo las siguientes expresiones: "Existe una expectativa razonable de que... (probablemente)"; "Debido a la situación... (dado que)"; "Ante esa eventualidad... (si)"; "Tomando en consideración factores como... (considerando)"; "Antes del momento en que... (antes de)". Bueno, supongo que entiendes a qué me refiero.
-Descarta los términos neutros. Llamamos términos neutros a palabras como "alterar", "afectar" o "expresar". Trata de utilizar un lenguaje más interesante y lleno de vida. Así, en lugar de "el nuevo horario flexible alteró la productividad", escribe "mejoró" o "disparó".
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