Tipos de cartas - Boletines de garantía (II)

Continuamos hablando de los diferentes tipos de boletines.

3.Otros informes: Tan sólo nos quedan por comentar los informes bancarios y aquellos que redactan representantes y viajantes de una empresa.

Los informes bancarios suelen solicitarse para comprobar las condiciones económicas de un particular o una empresa. En principio, la entidad bancaria no está obligada a facilitar esta información a no ser que el cliente en cuestión haya dado permiso.

Los representantes y viajantes de una empresa deben redactar un informe para la firma que representan sobre las gestiones, contactos y negocios que han llevado a cabo. Estos escritos deben detallarse al máximo a fin de evitar cualquier tipo de duda.

Puntos fundamentales para lograr una buena redacción de informes:

- El remitente está solicitando a una empresa información sobre un particular o firma determinada.

- Casi siempre remitente y remitido crean un primer contacto con los informes, es decir, no se conocen de antemano.

- De punto anterior se desprende que la empresa que envía el informe debe mostrarse en todo momento cortés y breve, quizá pueda conseguir un nuevo cliente.

- A ser posible no debería figurar en el informe el nombre de la empresa o particular de la que se solicitan informes.

- Recuerda siempre el carácter confidencial de la información que reciba.

Aspectos que no hay que olvidar al redactar una carta de respuesta de informes:

- Sobre todo y ante todo las respuestas deben ser redactadas con OBJETIVIDAD. A la empresa que solicita informes no le interesa para nada su opinión personal, por lo tanto, no la incluya.

- El estilo de redacción ha de ser breve y conciso, no detalle demasiado la información, no debe comprometerse.

- Los datos que incluya deben ser correctos y verdaderos. Si cree que no posee información para explicar envíe una carta de disculpa.

Si sigue estos consejos conseguirá evitar malentendidos y usted no se comprometerá. La redacción breve le facilitará la explicación objetiva y precisa. No debe preocuparle enviar informes de carácter negativo, siempre que esté seguro de la información que envía.

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