Hemos de distinguir dos clases de aviso o anuncio de envío:

- Los de mercancías

- Los de fondos

Aviso de envío de mercancías.- Son cartas de respuesta a las órdenes de pedido. hay una serie de datos que deben figurar en estos escritos:

- Datos del comprador y del vendedor

- Descripción del género pedido y, por lógica, enviado. Debe detallarse al máximo la mercancía, incluyendo cantidades precio por unidad, importe total, etc.

- Transporte que utilizará para realizar el envío

- Condiciones de pago

Estas cartas deben archivarse siempre, pues de esta forma, si surge algún error en el envío del pedido la empresa receptora tiene material y documentos para poder reclamar.

Aviso de envío de fondos.- En este tipo de escritos se envían cheques, talones o letras acompañada de una carta de presentación.

Es aconsejable dejar muy claro el numero de talón o cheque, evitando correcciones sobre el escrito. No se equivoque o provocará malentendidos.

También se suelen redactar cartas de envío de factura. se aconseja incluir como anexo una copia de la misma.

Acuse de recibo.- Los acuses de recibo, junto con los recibos, son el tercer y último paso de la operación comercial. Es decir, una vez que la empresa que, en un principio, realizó una orden de pedido y con el correspondiente acuse de envío ya corroborado, deberá enviar, a su vez, un acuse de recibo para manifestar su conformidad.

Es aconsejable que la firma remitente haga constancia en el acuse de recibo si el pedido de género era correcto y si no sufrió ningún deterioro durante el transporte. si tiene alguna reclamación que hacer, hágala. Usted está pagando unos servicios y éstos deben ser correctos.

Actualmente los acuses de recibo siguen la fórmula de impreso. Es decir, para ahorrar tiempo en este tipo de quehaceres tan comunes a una empresa, se tienen acuses de recibo preimpresos que tan sólo se han de rellenar.

No lo olvide: la nueva correspondencia comercial está cada vez más despersonalizada. Los impresos y formularios rompen con el esquema típico de la carta. Es necesario ahorrar tiempo, por lo que si usted quiere estar en la línea de lo nuevo emplee impresos.

Los recibos son aquellos documentos que reconocen haber recibido una empresa una cantidad de dinero de otra.