C. Configuración del correo electrónico

El correo electrónico es una de las aplicaciones de red más utilizadas en las redes de área local corporativas. Proporciona un medio de comunicación eficaz y libre de errores entre los usuarios de la red y puede dejar constancia escrita de los mensajes  intercambiados.

Una aplicación completa de correo electrónico consta de un cliente y un servidor. El servidor gestiona los mensajes de modo que lleguen a sus destinatarios. Para ello, a veces ha de pasar los mensajes a los sistemas de correo de otras redes (relay o retransmisión de mensajes). Por ejemplo, si una corporación tiene dos delegaciones situadas en distintas ciudades y quieren conectar sus sistemas de mensajería electrónica, necesitarán un servidor de correo que se encargue de traspasar los mensajes en una y otra dirección, de modo que todos alcancen su destino. Además, los servidores de correo contienen los buzones de sus usuarios, que almacenan sus mensajes en espera de ser leídos.

El cliente de correo electrónico es el interfaz que permite a los usuarios la edición, visualización y la impresión de mensajes, así como otras funciones propias de los sistemas de correo.

El administrador de red debe encargarse de la gestión de cuentas de correo, de situar la oficina de correos en un lugar accesible a todos los usuarios con derecho a correo y de velar por el correcto funcionamiento del servicio de correos.

La operativa que permite enviar un mensaje de correo electrónico tiene los siguientes pasos:

a) Se ejecuta la aplicación cliente de correo electrónico, presentándose en el sistema a través de su nombre de usuario y su clave de acceso.
b) Si en el momento de la presentación hay correo en el buzón del usuario, el sistema le informa de la existencia de nuevos mensajes por si desea leerlos.
c) Seguidamente, se redacta el mensaje que deseamos enviar. Algunos sistemas de correo permiten editar el texto utilizando procesadores de texto comunes en el mercado ofimático. También se permite la incorporación de ficheros externos al mensaje en cualquier formato (ficheros adjuntos).
d) A continuación, se rellenan los parámetros de envío: nombre del destinatario, dirección del destinatario (si se encuentra en otra red), solicitud de acuse de recibo, prioridad del mensaje, etcétera.
e) En la fase final se procede al envío del mensaje, dejando al sistema la responsabilidad de la entrega a su destinatario una vez lo haya convertido a un formato de envío adecuado.

Además, el sistema de correo permite otras operaciones básicas sobre los mensajes recibidos: hacer copias en forma de  ficheros independientes, responder al remitente, responder a todos los miembros de la oficina de correos, eliminar un mensaje, imprimirlo, almacenarlo en alguna carpeta pública o privada, encriptarlo, certificarlo, etc. En el caso de que se disponga de un servidor de correo, la configuración es más compleja, pero mucho más versátil.