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Recepcionista

Autor: Maria Altagracia Veras Tineo
Curso:
9,67/10 (15 opiniones) |16073 alumnos|Fecha publicación: 23/02/2009
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Capítulo 3:

 Visitantes

Visitante: Se llama visitante a la persona que llega a la empresa por alguna causa o motivo. El recepcionista que se entrevista diariamente con el público puede aprender a clasificarlo, por ejemplo, puede dividirlo de la siguiente manera:

Visitantes Frecuentes o Conocidos: Son aquellas personas que van a menudo a la empresa. Por lo general una persona se siente halagada si la recepcionista lo reconoce inmediatamente y le llame por su nombre. Esta es una manera de buenas relaciones públicas y ayuda a dejar en el visitante una impresión agradable de la empresa. Miembros de la familia y amigos personales del patrono. Son los familiares del patrono y los relacionados con el negocio. Seria conveniente tener un tarjetero separado con los nombres de estas personas y en relación con el patrono y axial aprenderá a reconocer a los visitantes dentro de este grupo. Ejecutivos de otras empresas: Son los funcionario y administradores de otras empresas que visitan nuestra oficina para un encuentro con el patrono.

Cuando ocurren estos casos es probable que el patrono no deba trastornar su horario de trabajo porque estas personas se toman más del tiempo señalada para una entrevista, entonces el recepcionista puede llamar a ese patrono por el intercomunicador y recordarle su próximo compromiso. Visitantes desconocidos o casuales: Son aquellas personas que acuden a la empresa de una manera casual entre estos tenemos los buhoneros, vendedores ambulantes, etc. Visitantes que esperan: Al visitante que llega temprano para una entrevista o que tiene que esperar hasta que el patrono este libre para verlo, el recepcionista debe procurar que este se sienta cómodo, aunque la oficina sea pequeña, debe haber sillas para las personas y un sitio para poner los bultos, el recepcionista debe procurar que el salón de recibo este iluminado y con revistas y/o periódicos para entretener al visitante.

COMO REFERIR A UN VISITANTE

Cuando el recepcionista no puede ofrecer la información necesaria a una persona que visita la oficina, esta puede ser transferida a otra persona de la oficina o la empresas, en este caso, el recepcionista debe investigar si dicha persona no esta ocupada para que pueda atender al visitante.

LA PRESENTACIÓN DEL VISITANTE

Cuando el recepcionista tiene su despacho lejos del despacho de su patrono o cuando el visitante es un extraño, el recepcionista debe conducir a la persona hasta el despacho y hacer la debida presentación. Los visitantes frecuentes, los amigos y los familiares del patrono no necesitan ser presentados.

LA ENTREVISTA OCITA

Es el señalamiento del día, hora y lugar para verse y hablar dos o más personas. El recepcionista tiene la responsabilidad de recibir los visitantes, las llamadas telefónicas y de manejar el calendario de citas de su jefe o patrono, cancelándolas cuando sea necesario y llevando los cambios que se hagan a la misma.

CANCELACIÓN DE LA ENTREVISTA:

Si por alguna razón el patrono no puede asistir a la oficina en los próximos días, es aconsejable que el recepcionista llame por teléfono o trate de ponerse en comunicación con las personas que tienen citas para ese día con el propósito de posponerlas o cancelarlas, dando las excusas pertinentes.

Las Razones Por Las Cuales Una Secretaria Recepcionista Se Ve Obligado A Cancelar Una Cita O Entrevista:

Reunión de ejecutivos de emergencia problemas de salud viaje importante inesperado llegada tarde del ejecutivo problemas personales

Medios de los cuales se vale la secretaria recepcionista para cancelar una cita o entrevista: Teléfono, telegrama, correspondencia, fax, correo electrónico o mensajera.

RECORD ESCRITO O FICHERO:

Las personas que acuden a la empresa con cita, tendrán preferencias sobre otros visitantes que no tienen cita para ese día. Es esencial llevarse un registro cuidadoso de todas las actividades para el día y entregar a su patrono en la mañana la lista de dichas actividades. Al final del día, el registro debe mostrar las entrevistas o citas que fueron cumplidas.

CONCEPTO DE FICHA:

El libro simple, mascota o agenda que usa la recepcionista para hacer diferentes tipos de anotaciones en el desempeño de sus labores. Se clasifican en:

Fichero de Citas: Es el libro donde se registra el nombre, la hora y el día en que se hará algo o se recibirá a alguien. Este fichero es importante porque evita que a la misma hora y el mismo día se fijen dos asuntos importantes.

Fichero de clientes: Es el libro donde se registran los nombres, dirección y teléfono de personas y empresas relacionadas con la actividad de la oficina. Este fichero es importante porque permite tener a mano los datos personales del cliente.

Fichero de Recordatorio: Este libro lo usa la recepcionista con el propósito de hacer diferentes tipos de anotaciones en el desempeño de sus labores. Es importante porque permite trabajar de una manera organizada.

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