Capítulo 1:

 Secretaria recepcionista

SECRETARIA RECEPCIONISTA: Es la persona encargada de recibir los visitantes que llegan a la oficina o la empresa por alguna causa o motivo. También es la persona encargada de manejar los records de citas de su jefe o patrón. Es la persona con quien un visitante conversa cuando llega a la oficina o cuando llama por teléfono. Esta debe procurar que el visitante se lleve una buena impresión a favor de las buenas relaciones públicas. Debe saber distinguir entre quienes les hacen perder el tiempo y quienes son realmente importantes para la compañía y/o empresa en que trabaja.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA RECEPCIONISTA:

- Recibir visitas y arreglar entrevistas con habilidad

- Causar buena impresión de la compañía a favor de las relaciones publicas

- Saber distinguir entre las personas que visitan la compañía

- Ser cómplice de todas las transacciones particulares tanto del jefe como de la compañía.

CUALIDADES DE UNA BUENA SECRETARIA RECEPCIONISTA :

- Tener buena apariencia y disposición, esto significa que cuida su apariencia personal, debe estar fuera de toda critica.

- Tener hábito ordenado de trabajo, es decir su área de trabajo en orden y limpia.

- Tener exactitud, es decir que la recepcionista debe concentrarse siempre en su trabajo y nunca confundir exactitud con velocidad.

- Interesarse siempre en los clientes

- No tener quejas de los clientes y evitar conflictos.

- Visión clara , voz agradable y bien articulada

- Buena memoria de las voces, mucho tacto y discreción

- Memoria general y control, suficiente paciencia

- Sonrisa a flor de labios y la capacidad de interesarse en los demás

- Equilibrio y confianza, seguridad en si misma

- Dedicación personal y a su trabajo

- Dominio de su idioma y de otros mas

- Sincero interés por las personas.

PARA PODER REALIZAR UN BUEN TRABAJO LA SECRETARIA RECEPCIONISTA DEBE CONOCER LO SIGUIENTE:

- Manejo de la central telefónica

- La organización interna de la empresa

- Las normas y reglas de la compañía

- Los nombres de todo el personal incluyendo los de menor rango

- Los números telefónicos de los clientes y relacionados de la compañía

- Las extensiones correspondientes a cada departamento de la compañía.

ACTITUD PERSONAL DE UNA SECRETARIA RECEPCIONISTA:

Es el o la representante más importante de las relaciones públicas en una empresa u oficina, puesto que es responsable de los visitantes desde que entran hasta que salen de la misma. La forma en que el secretario-recepcionista trate a sus visitantes influye en la actitud de este hacia el patrono o hacia la empresa. Para tratar bien a una persona el recepcionista debe cultivar las siguientes cualidades:

Un sincero interés en las personas que llegan a la empresa, esto es que el recepcionista debe considerar a todos los visitantes como personas importantes para la empresa sin mirar su apariencia personal ni posición económica. Confianza en su habilidad para atender a las personas con diplomacia. Esto quiere decir que a cada persona se le debe tratar como ella quiera con el fin de que quede satisfecha. Paciencia y control en situaciones difíciles.

Cuando en la empresa ocurran situaciones complicadas, entonces se requiere que el recepcionista tenga pleno control de sus actos para lograr un desenvolvimiento normal de las labores de oficina.

a) Una sonrisa amigable: El recepcionista debe realizar su trabajo por vocación para poder mantener una placentera y cordial sonrisa.

b) Interés de escuchar a cualquier persona que visite la empresa o llame por teléfono y debe escucharlos con la debida atención.

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