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Recepcionista

Autor: Maria Altagracia Veras Tineo
Curso:
9,67/10 (15 opiniones) |16073 alumnos|Fecha publicación: 23/02/2009
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Capítulo 6:

 Archivo

ARCHIVO:

Es sinónimo de organización. Es la memoria de los negocios. En el archivo (armario, anaquel, estante o gavetero) es donde se almacenan los documentos de importancia de cualquier empresa, utilizando métodos que permitan disponer de ellos con prontitud y precisión. Los más generalizados son los archivos verticales, horizontales de dos, tres y hasta cinco gavetas y los tarjeteros.

ARCHIVISTA:

Es la persona apropiada para conocer todos los movimientos organizativos de una empresa, ya que es el encargado de organizar los documentos y colocarlos en el lugar apropiado, para que en el momento oportuno en que se le requiera pueda obtenerlos con facilidad y rapidez.

FORMAS DE ARCHIVAR

La forma fundamental de archivar es la forma alfabética, que consiste en seguir el orden de las letras del alfabeto A B C CH D E F G H I J K L M N O P R S T U V W X Y Z

Se puede archivar: numéricamente según del orden de los números.

También se puede archivar por sus asuntos, cuando se recopilan los documentos de un mismo asunto y geográficamente cuando se archiva por regiones, ciudades o países.

Recuerda: Archivar es el proceso de clasificar y ordenar los documentos para colocarlos en un lugar seguro y puedan obtenerse con facilidad y prontitud.

EJERCICIO CLASIFICA LOS SIGUIENTES NOMBRES: Guillermo Sánchez Feliz Laura Maribel Mora Núñez Lidia Altagracia Núñez Maria Elena Cruz de Jesús José Luis Alcántara Yira Patricia Sandoval Polanco Mayra Soledad Pena Grullon

Recuerda que: Para clasificar nombres de individuos se coloca primero el apellido del papa y luego el de la mama, separados por coma.

REFERENCIAS CRUZADAS EN ARCHIVO:

Cuando en un mismo fólder aparece la referencia de una misma empresa con su nombre actual y el nombre que tenia anteriormente, o en el caso que una compañía mercantil tenga diferentes nombres., es necesario saber en el records que se usa en el archivo, todos los nombres que tenga la empresa.

Ej: Casa Azul ahora Casa Dorada ARCHIVO ACTIVO E INACTIVO (MUERTO)

Entiéndase por archivo activo aquel que recibe las correspondencias diariamente y que forma parte del legajo de un ano activo de documentación.

Cuando las correspondencias pasan a conservarse a un lugar donde no serán usadas, ni tocadas diariamente, solo ocasionalmente, entonces este archivo se llama Archivo Inactivo o Muerto.

Algunos documentos que se usan en la empresa como los contratos vencidos, facturas, recibos, comprobantes, cheques, formularios usados, van a parar a este archivo por un periodo de cinco anos dependiendo de las normas de la empresa.

PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO Cuando una correspondencia llega a mano del oficinista este debe: Abrir la correspondencia Marcarla con fecha y hora de recibo Cerciorarse de que si dice anexo estén con la correspondencia Clasificar y distribuir dicha correspondencia

Inspeccionar cada documento para saber si es para entregar a la persona o para archivar

Marcar con lápiz a que archivo pertenece Archivar en su lugar correspondiente.

ARCHIVO POR ASUNTO

Es el mas usado en las oficinas publicas, ya que disponen de secciones y departamentos exclusivos para archivar todo tipo de correspondencia y del personal necesario para que todo quede realmente bien organizado. Los más frecuentes nombres de archivos son cheques, facturas pagadas y por pagar, licencias, cancelaciones, clientes morosos, pedidos, inventarios, nominas etc.

ARCHIVO GEOGRAFICO

Es aquel que esta organizado por regiones, poblados o ciudades. Se utiliza en empresas que tienen sucursales en otras regiones diferentes a donde esta ubicada su oficina principal. También en lo que se refiere a cuentas de teléfonos, agua, luz de esas empresas.

TARJETEROS

Son auxiliares de los archivos, que permiten llevar anotaciones de las más importantes actividades de una empresa. Se organizan en forma alfabética o en forma numérica dependiendo de las empresas o a que se dedican.

Algunas de las empresas que utilizan tarjeteros son: Tiendas de repuestos, farmacias, oficinas publicas, etc

Para ser encargado de archivo se necesitan los siguientes requisitos: Habilidad para leer, conocimientos de abreviaturas, espíritu de servicio, exactitud, orden, destreza manual, buena vista y buena memoria.

Los elementos para crear un archivo son: Los documentos, los fólders, las guías, las pestañas, las carpetas, la perforadora, los ganchos de folders, el arhivero, los labels para nombrar los folders.

CLASIFICAR Y ORDENAR LOS SIGUIENTES NOMBRES: 1. LUIS ANTONIO CHANLATE BERMUDEZ 2. LUZ MARIA EVANGELISTA 3. ARELIS DEL CARMEN GARCIA 4. NERCIDA PROVIDENCIA QUEZADA RAMIREZ 5. MIGUEL ORTIZ VENERA 6. RAFAEL ABREU 7. MARGARITA LIDIA SOTO PIMENTEL 8. TEOFILA COLON 9. ANA MERCEDES CHANLATE BERMUDEZ 10. RAFAEL ANTONIO GARCIA 11. IRIS SOTO PIMENTEL 12. JUAN MANUEL ALMONTE 13. CARLOS ARMANDO RAMOS 14. MARIA MARGARITA QUEZADA RAMIREZ 15. JUAN MANUEL ABREU DIAZ 16. SILVIA ALMONTE Y ALMONTE 17. JUAN MANUEL ABREU DIAZ 18. LEONEL ALBERTO PEGUERO 19. FATIMA DEL ROSARIO CUESTA REYES 20. FELIX ANTONIO MUNOZ 21. RAFAEL ANTONIO BORBON 22. HERMINIA ORTIZ 23. JOSE RAMIREZ 24. OFINIS HENRIQUEZ 25. LUIS ANTONIO ZAPATA 26. ANA EMILIA RAMIREZ 27. JOSE RAFAEL YEPEZ 28. ANGEL ANTONIO TRONILO 29. ARMANDO HERNANDEZ 30. ANDRES AUGUSTO TAYLOR INVESTIGA LAS FUNCIONES DE LAS SIGUIENTES INSTITUCIONES: - ADUANAS Y PUERTOS - BANCO DE RESERVAS - OFICIALIA DEL ESTADO CIVIL - CRUZ ROJA DOMINICANA - LIGA MUNICIPAL DOMINICANA - LOS AYUNTAMIENTOS - DIRECCION GENERAL DE CORREOS Y TELECOMUNICACIONES

CLASIFICA LOS NOMBRES DE EMPRESAS Y LUEGO ORDENARLOS PARA ARCHIVAR.

1. ALMACEN LUIS PEREZ 2. REID Y PELLERANO, C POR A 3. INDUSTRIA CARTONERA DOMINICANA CXA 4. ALIMENTOS PARA ANIMALES, S.A 5. INDUSTRIA SAL DOMINICANA S.A. 6. FANTASIA PURA MARIBEL 7. LA CASA DE LAS SORPRESAS 8. ZIPPER C POR A 9. INDUSTRIA FARMACEUTICA DOMINICANA C POR A 10. FREIDURA LA SIMPATICA, S.A

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