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Recepción. Correspondencia

Autor: LIBIA LOPEZ
Curso:
9,50/10 (2 opiniones) |696 alumnos|Fecha publicación: 13/07/2011
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Capítulo 4:

 Reglas básicas. Archivo (1/2)

LECCIÓN 3

Archivo: Sistema ordenador de documentos, con la finalidad de: Ubicarlos prontamente en caso de ser necesario, Protegerlos del deterioro y que sirva de guía en un futuro permanente.

Archivar: Proceso de clasificar y arreglar los documentos de manera que puedan mantenerse en lugar seguro y obtenerse rápidamente cuando se necesiten.

Almacenar: Colocar documentos en un archivo

Archivador: Mueble o equipo para archivar

Archivero: Persona encargada de los archivos

Clasificar: Proceso para determinar nombres, asunto, título bajo  cual se desea archivar un documento.

Elementos del Proceso de archivar:

-Mueble o archivador: Es un mobiliario necesario para archivar, allí se almacenarán todos los documentos. Este mueble puede ser de madera o hierro, con gavetas de 3 hasta 5 niveles. En estas gavetas hay mecanismos para colocar los Colgantes con sus carpetas y documentos.

-Tarjetero o Fichero: es parecida a un mueble, pero más pequeña. Contiene fichas con un resumen de todo lo archivado para facilitar la ubicación del mismo.

-Tarjetas: son piezas de cartulina en forma rectangular, destinado a contener el registro de diversa índole.

-Ganchos sujetadores: Son ganchos d metal que sujetan firmemente los documentos a las carpetas.

-Carpeta Individual: Es la que se usa para archivar documentos relacionados con un solo nombre o asunto

-Carpeta de salida o fuera: Es la que sustituye a la original mientras ésta esté fuera del archivo

-Carpeta transportadora: Es la que se utiliza para trasladar los documentos de un sitio a otro

-Guía o Pestaña: Es lo que sobresale de los bordes superiores de las guías o de las carpetas

-Rótulos: Títulos que aparecen impreso o escrito en la pestaña superior de la guía.

-Marbete: identificador de cada gaveta. Aquí se coloca el contenido de dicha gaveta.

Tipos de Archivo:

-Archivo Activo: Es el archivo que se encuentra en utilización actual.

-Archivo Muerto: Es el archivo que se encuentra almacenando documentos que datan de fechas lejanas o ya pasadas.

Métodos de archivo:

Orden alfabético: Los documentos se almacenan de acuerdo a los nombres de las personas, de tal manera que cada expediente se ordena en riguroso orden alfabético.

Orden Numérico: Aquí se le asigna a cada individuo o expediente, firma o asunto un número dentro de la correspondiente carpeta individual. Al usar las  fechas (MÉTODO CRONOLÓGICO).

Orden geográfico: se utiliza por las empresas que tienen necesidad de clasificar la correspondencia por zonas geográficas, como es el caso de las firmas comerciales importadores, exportadores, editoras, empresas de transporte, distribuidoras de productos a través del correo, empresas de servicios de luz, agua , gas, etc.

Proceso para archivar documentos:

1.-Inspección: se revisa cada documento para ser archivado luego.

2.-Clasificación: se determina el nombre bajo el cual se va a archivar: N. De membrete o fecha, Nombre del que firma, persona o asunto mencionado en la carta y localidad de donde procede.

3.-Marcar: se indica el título donde se archivará la correspondencia

4.-Distribución: es la separación preliminar de los papeles, de acuerdo con la primera letra del nombre, subrayad o escrito en el proceso de clasificación

5.-Archivar: consiste en colocar los documentos en las carpetas respectivas

Labor oficinista en el manejo de correspondencia para archivar:

1.-Se emite la documentación, debidamente revisada, firmada, sellada, limpia, sin errores y con las copias necesarias y material adjunto (cuando se requiera).

2.-Se entrega al departamento u oficina (destinado). Este deberá recibir la original y firmar la copia que indica: Nombre, Fecha, Hora y sello. Certificando que la documentación fue recibida.

3.-Se archivará la copia en el departamento que origino la documentación (Origen).

Capítulo anterior - Recepcionista

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