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Recepción. Correspondencia

Autor: LIBIA LOPEZ
Curso:
9,50/10 (2 opiniones) |696 alumnos|Fecha publicación: 13/07/2011
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Capítulo 3:

 Recepcionista

LECCIÓN 2

EL RECEPCIONISTA

Es la persona que atiende a los usuarios de un edificio o lugar destinado a ese fin, proporcionando todo tipo de información y asistencia; por lo general ha sido entrenada o conoce alguna de las ciencias secretariales. La zona dedicada al uso de esta profesión se la denomina Recepción.

El recepcionista puede vestir uniformado en algunos sitios, mientras que en otros puede vestir casual. Dependiendo de la especialidad de éste, las tareas que pueden llegar a realizar varían significativamente.

Tareas

Siendo la atención al cliente su principal cometido, cuenta con una serie de funciones y responsabilidades dependiendo del establecimiento. Principalmente proporcionan información precisa, así como la gestión de cualquier solicitud de servicio de un cliente, bien de forma presente, por teléfono, correo electrónico o fax.

En el medio de lugares de hospedaje, mantienen un sistema de información general de entradas, salidas, y habitaciones libres siguiendo el esquema tradicional, además de uno informático, llamado rack, así como el control, estado y copia de las llaves de todo el establecimiento. Mediante el sistema informático de gestión implementado por la empresa, elaboran y proporcionan listados de información al resto de departamentos, Cocina, (Informe cocina Maitre y dirección) Pisos, (Rooming List) Contabilidad (Informe de producción) y Dirección, (Mano corriente) así como la Gestiónde reservas (Booking mensual) y la Facturación de cargos. (Cargos del día)

En establecimientos turísticos, suelen hablar varios idiomas, cambiar divisa y vender prensa extranjera, traducir documentos y participar en cursos de idiomas promocionados por la empresa. El hecho de cambiar divisa y vender todo tipo de extras (excursiones, alquiler de vehículos, bisutería) le obliga a mantener un balance de la caja por cada cambio de turno, así como recaudar aquellas cajas que por turno horario se cierren. (Bar, restaurante) Por la cortesía que ello conlleva, suelen tener un control de las personas que entran y salen del establecimiento, pudiendo en cualquier momento hacer uso de cámaras de vigilancia y manejo de radiotransmisores para comunicarse con el equipo de seguridad.

Para el correcto funcionamiento del departamento de recepción, el recepcionista deberá mantener una lista cronológica de incidencias, anotadas puntualmente en el llamado Libro de incidencias, así como los correspondientes partes de rotura a los distintos departamentos para proceder a su pronta reparación en caso de haberla. La importancia del libro de incidencias, radica en que permite conocer ciertos detalles sobre hechos destacables, que pueden ser consultados posteriormente para resolver quejas de clientes o incidencias mayores.

Recepcionista de hotel

Los recepcionistas de hotel van uniformados, dependiendo de la zona, hablan como mínimo un segundo idioma además del idioma local, proporcionan todo tipo de información, desde excursiones, horarios de misa, farmacias de guardia, contacto con medico de urgencia, hasta llamadas a aeropuerto o a otros hoteles de la zona para resolver un conflicto. Algunos de estos conflictos consisten en alojar a unos clientes inesperados en la habitación y categoría que habían abonado en su contratación en la agencia de viajes. Dentro de la hotelería, están considerados como, La tarjeta de presentación del hotel.

Un recepcionista de hotel maneja la base de datos, imprime listados y proporciona información actualizada a diario o bajo requerimiento a los jefes de cada departamento del hotel, jefe de cocina, gobernanta, jefe de bar y Maítre. Al mismo tiempo gestionan reservas de clientes y proporcionan al director del establecimiento hotelero información contable mediante un documento llamado mano corriente.

Al entrar en servicio, recibe un informe de los mayores incidentes acaecidos durante el turno anterior, conocido como Parte de novedades. Posteriormente, lee el libro de incidencias para comprobar las posibles respuestas o mensajes dejados por el departamento de dirección y obtener información detallada sobre hechos puntuales.

Recepcionista de hospital o centro médico

Dependiendo del sistema en que operan los servicios médicos proporcionados por un país, particularmente a través de los hospitales los recepcionistas pueden ser parte del registro de ingreso por parte del paciente, lo que puede incluir el inicio de archivos y etiquetas, y operaciones secretariales para el proceso de la hospitalización; esto significa, que puede que hayan varias recepcionistas en sus respectivas áreas de trabajo para la atención de la entrada de personas al hospital. Y también puede significar que el conocimiento de la recepcionista, en éste caso, puede ser extendido a la terminología médica.

Recepcionista de Agencia de Viajes

Los recepcionistas de las agencias de viaje en Europa están entrenados en el uso de la base de datos Amadeus y en según que zonas suelen hablar algún otro idioma parte del local, por lo general suelen ser nativos del país que representa la agencia de viajes.

CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UN RECEPCIONISTA

-EXCELENTE PRESENCIA
-DOMINIO DEL IDIOMA LOCAL
-MANEJO DEL IDIOMA INGLES
-SABER TRABAJAR BAJO PRESIÓN
-SER ORDENADO
-SER CORTEZ Y AMABLE
-UNA SONRISA EN EL ROSTRO QUE INDIQUE AMABILIDAD
-ATENTOS A CUALQUIER NECESIDAD
-CAPACIDAD PARA ATENDER EL TELÉFONO DE FORMA CORTEZ Y EFICIENTE
-MANEJO DE COMPUTACIÓN BÁSICA
-TONO DE VOZ AUDIBLE Y A LA VEZ DISCRETA
-TOMAR NOTA DE TODAS LAS CIRCUNSTANCIAS QUE LO AMERITAN
-TENER SIEMPRE DISPONIBLE MATERIAL PARA TOMA DE NOTAS Y DIRECTORIO DE TELEFONOS

CUESTIONARIO

* QUE ES EL RECEPCIONISTA
* ¿CUAL ES LA IMPORTANCIA DE UN RECEPCIONISTA Y POR QUE CREE USTED QUE GENERALMENTE ESTA SITUADO EN LA ENTRADA DE UNA EMPRESA O ENTIDAD?
* CUALES ACTITUDES DEBE TENER UN RECEPCIONISTA
* QUE CONOCIMIENTOS DEBE TENER UN RECEPCIONISTA DE HOTEL
* QUE CONOCIMIENTOS DEBE TENER UN RECEPCIONISTA DE HOSPITAL

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