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El protocolo en la empresa

Raúl Morueco Gómez

Autor: Raúl Morueco Gómez
Curso:
10/10 (3 opiniones) |2896 alumnos|Fecha publicación: 15/01/2010

Capítulo 6:

 El uso del teléfono

El teléfono hoy en día es una herramienta imprescindible en el trabajo, desde las centralitas inteligentes, teléfonos móviles, blackberry, etc.

Teléfono móvilTeléfono móvil
Teléfono móvil BlackBerry con navegación y gestión del correo electrónicoTeléfono móvil por PDA incorporada

Dado que este tipo de tecnologías ha evolucionado mucho en los últimos años y nos proporcionan cada vez más herramientas de utilidad para nuestro día día profesional, su uso ha crecido, pero también su mal uso, por ello, debemos tener en cuenta unas normas, que de ser aplicadas por todos nosotros haríamos un uso mucho más razonable de este dispositivo. Vamos algunos consejos, aunque sería mejor denominarlas normas:

  1. Las llamadas laborales deberán realizarse siempre en horario laboral, salvo excepciones y por el tiempo justo. Por otra parte las llamadas de carácter personal deberán realizarse fuera del horario laboral, salvo excepciones.
  2. Cuando estemos reunidos, debemos silenciar el teléfono móvil; aunque este autor que les escribe ve cada día como en las reuniones de trabajo que a menudo mantengo, todos los asistentes sacan sus teléfonos móviles (personal y corporativo), los depositan sobre la mesa y a menudo se interrumpe el clima de la reunión por las múltiples melodías que cada uno tiene. “Es algo normal”.
  3. Si usted es de los que se lleva el móvil a todos sitios, está pendiente a cada hora, es hora que se plantee un cambio. Hace años nadie tenia teléfono móvil y el mundo se movía. El teléfono móvil debe convertirse en una herramienta no en un lastre laboral.
  4. Cuando descuelgue el teléfono responda con cortesía y educación, por ejemplo; “Hola buenos días” o “le atiende Laura Moreno de Industrias CAS, en que puedo ayudarle” o “Industrias CAS muy buenos días, le atienda Laura Moreno, en que puedo ayudarle?. Sea amable con nuestro interlocutor, cuide la dicción, la pronunciación, el tono de voz (entusiasta y modular), la entonación, no grite, su interlocutor le escuchará bien aunque hable en tono normal y exista ruidos a su alrededor ya que los teléfono móviles disponen de filtros de ruidos.
  5. Cuando sea usted quien realice la llamada, deberá saludar e identificarse inmediatamente (su nombre y la empresa para la que trabaja), por ejemplo: “Buenos días Alicia, soy Juan Manuel Ayuso de SAR Consulting”. En algunas ocasiones puede que nuestra llamada sea inoportuna porque nuestro interlocutor se encuentra ocupado, por ello, es conveniente nada más presentarnos preguntar si es bueno momento para atendernos, de ser así continuaremos la conversación, en caso contrario, facilitaremos nuestros datos de contacto (en el caso de que no los tenga) y nos pondremos en contacto más adelante.
  6. Si la persona a la que llamamos no se encuentra en ese momento, preguntaremos si la podemos localizar más tarde.
  7. Si se encuentra en un lugar con mucho ruido, musica, etc. Pida a su interlocutor que espere unos segundos hasta buscar un lugar tranquilo para mantener la comunicación.
  8.  No "entre en confianza" con su interlocutor si éste es desconocido y evite las expresiones como: "corazón", "amigo", el "vos" o "tu" pues es de muy mal gusto.
  9. Evite que su interlocutor pueda esperar.
  10. No interrumpa a su interlocutor salvo que sea estrictamente necesario, en cuyo caso, hágalo con educación.

Con la aplicación de todas estas normas protocolarias del uso del teléfono, seguramente hará un buen uso del mismo, no obstante, para terminar este apartado le vamos a informar sobre expresiones inadecuadas.

Expresiones que no deben usarseExpresiones que pueden usarse
Quien esCon quien tengo el gusto de hablar
No estáEn estos momentos no se encuentra en la oficina
Llame más tarde.Si no lo importa, llame dentro de media hora
Está al teléfono.Lo lamento pero está atendiendo otra llamada ¿Desea esperar o que lo llame más tarde?
Dígame, ¿Qué quiere?En qué puedo ayudarle o Qué desea.
El señor López no se cuando vendrá.El señor López no se encuentra en estos momentos en la oficina, esperamos que regrese pronto, si le parece, yo le paso una nota para que se ponga en contacto con usted lo antes posible
¿Que tal?¿Cómo está?
No puedo atenderle, llámeme más tarde.En estos momentos no puedo atenderle, si le parece bien, le llamó en 10 minutos.
Como andas!Que tal estás!
Qué pasa!Qué sucede!

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