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Capýtulo 4:

 Información

Definimos la Información, como una forma significativa para el receptor y su valor es  percibido, en acciones prospectivas o en las decisiones". En otras palabras, podemos afirmar que la "Información es toda forma de comunicación como resultado de un procesamiento de datos".

La función primordial de la información consiste en aumentar el conocimiento del usuario, o lo que puede llegar a ser igual, en reducir su incertidumbre o minimiza r la posibilidad de riesgo.

4.1 Utilidad de la Información

La información es considerada en la actualidad, el segundo activo más importante dentro de las organizaciones, superado solamente por el talento humano.

En general, toda información resulta importante dentro de un contexto específico de la toma de decisiones, se puede decir, que la información que no sirve para tomar decisiones carece de valor.

Por otro lado, la utilidad de la información es relativa a ciertas características que debe poseer, de las cuales podemos citar: exactitud, oportunidad y relevancia.

La exactitud, se refiere a la precisión y calidad de la información. La información será útil en tanto se encuentre libre de errores, libre de desviaciones y libre de manipulación (voluntaria o involuntaria) por parte de las personas involucradas.

La oportunidad, implica que la información deberá llegar en el momento apropiado a la persona indicada, en otras condiciones puede perder su utilidad.

Por último, la relevancia, establece que la información de los datos apropiados para resolver la necesidad para la cual fue descrita. Esta relevancia dependerá del usuario final de la misma y el propósito para el cual será empleada.

Otras características que se deberían considerar cuando se habla de información son:

-    Claridad: Dependiendo de la claridad con que se exprese la información, esta podrá cumplir o no su propósito.

-    Precisión: Para determinados casos, se requiere mayor o menor precisión de los datos, sin embargo, la intención es que la información que se obtenga maneje el mayor grado de precisión posible. La precisión tiene una relación directa con los instrumentos que se emplean para tomar los datos.

-    Orden: Para propósitos diferentes, se requiere orden diferente de los datos, de manera tal que logren el objetivo.

-    Presentación: En ocasiones la forma en que se presentan los datos es esencial para el cumplimiento del propósito de la información. Los cuadros, tablas, gráficos estadísticos o resúmenes, resultan de mayor utilidad para toma de decisiones que los informes de 50 páginas donde se detallan todas las cifras.

4.2        Aspectos económicos de la información

La selección del método de procesamiento de datos mas adecuado para una aplicación u organización específicas exige que el analista de sistemas conozca a fondo tanto las necesidades de procesamiento como las posibilidades de cada uno de los métodos.

Puede afirmarse que las necesidades de procesamiento están determinadas por las consideraciones siguientes:

·     El volumende los datos involucrados

·     La complejidadde las operaciones de procesamiento

·     Las limitaciones impuestas al tiempode procesamiento y,

·     Las demandas de cálculo

El conocimiento de las posibilidades es igualmente importante cuando se elige un método de procesamiento de datos, entre los cuales se incluyen los siguientes quince factores:

1.       Inversión inicial. Es el costo de adquisición de los materiales y máquinas que se requieren para el procesamiento.

2.       Preparación. Es el gasto que implica preparar inicialmente los datos obtenidos para el procesamiento subsecuente.

3.       Conversión. Es el costo único del procesamiento inicial de los datos mediante el nuevo método.

4.       Personal especializado. El nivel de conocimientos y capacitación de las personas que tendrán a su cargo el procesamiento.

5.       Costo variable. Es el costo de una unidad de datos en relación con los cambios ocurridos en su volumen.

6.       Modularidad. La posibilidad de aumentar o disminuír la capacidad de procesamiento de acuerdo con las necesidades.

7.       Flexibilidad. Es la posibilidad de modificar el sistema de procesamiento para hacer frente a nuevas demandas o cambios presentados en el entorno.

8.       Versatilidad. Es la posibilidad de llevar a cabo muchos procesos diferentes.

9.       Velocidad de procesamiento. El tiempo necesario para convertir los datos en información

10.   Poder de cálculo. La posibilidad de realizar operaciones matemáticas complejas.

11.   Control del procesamiento. La posibilidad de poder controlar  que cada una de las tareas se lleva a cabo conforme a lo planeado.

12.   Detección automática de errores. La posibilidad de detectar errores de procesamiento, por cada una de las partes del sistema.

13.   Poder de decisión. La capacidad de elegir entre alternativas para seguir con el procesamiento.

14.   Alteración del sistema. El grado en que el sistema de procesamiento pierde eficacia, debido a la falla de alguno de sus componentes.

15.   Nivel de automatización. El grado de automatización del sistema.

4.3        Costo de la información

El costo de la información puede alcanzar entre el 15 y el 20 % del costo total de las operaciones de una empresa. Sin embargo, en algunas organizaciones como las financieras este costo puede elevarse hasta un 50%. Los costos de operación del sistema de información se identifican del modo siguiente:

1.       Costo del equipo. Costo fijo o perdido que aumenta con los niveles de automatización

2.       Análisis, diseño e implementación del sistema. Costo fijo que aumenta con los niveles de mecanización. Incluye la metodología para los procedimientos generales de procesamiento de datos.

3.       Costo del espacio y del control de los factores ambientales. Costo semivariable. Aquí se incluye el costo de las instalaciones, aire acondicionado, unidades de control y regulación de energía, seguridad, etc.

4.       Costo de conversión. Costo fijo que incluye toda clase de cambios en el hardware.

5.       Costos de operación. Costo variable que comprende los costos del personal, suministros, servicios y mantenimiento de los equipos.

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