Capítulo 10:

 Extraer datos

ELEGIR DESDE DONDE SE EXTRAERÁN LOS DATOS

Word brinda las herramientas necesarias para enviar una serie de cartas iguales a diversas personas. Una vez que tenemos la tabla y el documento base, debemos ver cómo relacionarlos.

-   Ejercicios NRO. 17:

1.      Ingrese a "Herramientas" y seleccione la opción "Combinar correspondencia".

2.      Seleccione "Origen de datos" y luego elija "Abrir origen de datos". Establezca, en la ventana que aparece, qué archivo va a usar (recuerde que es el de la tabla) con el nombre  MAILING   y luego haga clic en "Abrir".

3.      Aparecerá una ventana informando la falta de campos de combinación, por lo tanto presione "Modificar documento principal".

4.      Finalmente aparecerá el documento principal listo para trabajar sobre él. Ahora será necesario insertar los campos de combinación.

INSERTAR LOS CAMPOS DE COMBINACIÓN

1.      Word brinda las herramientas necesarias para enviar una serie de cartas iguales a diversas personas. El siguiente es un detalle de la inserción de campos de combinación para generar el mailing.

2.      En el documento de la carta seleccione el texto que desea convertir en campo de combinación.

3.      Una vez seleccionado el texto, haga clic sobre el botón de la barra de herramientas "Insertar campo de combinación". Luego, se desplegará una lista con los nombres de las columnas de las tablas.

4.      Elija de la lista el que corresponda. Por ejemplo, seleccione "Domicilio". Si desea puede seleccionar cualquier otro.

5.      Repita la inserción de los campos de acuerdo con la cantidad que posea.

CONDICIONES DE COMBINACIÓN

1.      Una utilidad sumamente interesante en relación al mailing, es la filtración de registros. En este ejemplo veremos cómo se utiliza.

2.      Seleccione del menú "Herramientas" la opción "Combinar correspondencia"

3.      En el cuadro que aparece haga clic en "Opciones de consulta".

4.      En la siguiente ventana puede establecer el filtrado en la ficha "Filtrar registros".

5.      Seleccione la comparación que hará entre el registro y el filtro. Por ejemplo, "Localidad" = "Capital". De esta forma filtrará sólo los elementos con localidad igual a "Capital". Si desea, puede modificar la condición.

6.      Para concluir la operación presione "Aceptar". De esta manera, aquellos registros que se vean afectados por el filtrado, no recibirán las cartas.

*******************

Repetir este ejercicio varias veces para entender bien el procedimiento.

SÍNTESIS del  tema: 

1)                 Ud. crea una tabla con datos de las personas que van a recibir la carta.

2)                 graba la tabla y  luego la puede guardar.

3)                 Crea la carta MODELO , dejando aunque sea 2 espacios en blanco donde deberán ir los datos correspondientes a la Tabla.

4)                 Luego graba la carta Modelo y por MENÚ:  va siguiendo los pagos de Combinar correspondencia, según se indicó anteriormente.

5)                 Hasta obtener los campos de combinación, por ultimo con la herram. ABC van  apareciendo los datos de cada uno (que obtiene de la tabla).

En caso de resultarles este ejercicio un poco complicado solicitar la ayuda que consideren conveniente.

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