Conocimientos que deberá aportar todo profesional del secretariado

Con el objetivo de cubrir las principales tareas que un profesional lleva o llevará a cabo en una empresa, será necesario establecer un marco de conocimientos adecuado a la profesión.

1.    Formación académica:

La formación en cualquier profesión es el sustrato en el cual se desarrollará posteriormente el profesional, atesorando experiencia y conocimiento y aportando valor a la empresa. Sin duda, cuanto mayor sea nuestra formación académica muchas más ventajas de partida tendremos, pero no sólo de títulos se forma a un profesional, además hay que poseer otras características y habilidades que no se estudian en la Universidad.

Un profesional del secretariado debería posee unos estudios mínimos de bachillerato, aunque también se valorarán titulaciones de grado medio, superior o universitario dependiendo del perfil al que se desea optar en el mundo laboral. Pero también es importante un buen nivel de cultura general (no siempre va ligado al título académico): buen nivel del lenguaje, ortografía, gramática, matemáticas mercantiles, etc. nos permitirá desenvolvernos con soltura en el día a día.

Será necesario completar nuestra formación de una forma permanente, mediante cursos, masters o simplemente de forma autodidacta. La formación continua es necesaria e imprescindible en esta profesión para adaptarse a los cambios que van acaeciendo.

2.    Técnicas secretariales:

Además de una formación académica, será necesario dominar una mucho más específica y relacionada directamente con la profesión. Resumimos alguna de ellas:

• Cumplimentación de documentos administrativos y de origen mercantil, tales como pedidos, albaranes, facturas, cheques, letras de cambio, recibos, etc.
• Confección de informes, actas, memorandos, circulares, saludas, etc.
• Tomar notas o apuntes de las indicaciones que le entregue su superior.
• Recepción y filtrado de la documentación que llega a la empresa.
• Confección y cumplimentación de documentos oficiales: instancias, oficios y modelos oficiales para la presentación y liquidación de impuestos.
• Cartas, correspondencia comercial, certificados, etc.
• Mantenimiento del archivo. Gestión, clasificación y mantenimiento de los documentos.
• Gestión de la agenda de trabajo. Reuniones, citas, establecimiento de prioridades, gestión del tiempo, etc.
• Organización y planificación de eventos corporativos y reuniones de trabajo.
• Organización y planificación de viajes.
• Atención telefónica.
• Atención al público: personal, por teléfono o por vídeo conferencia.

3.    Conocimiento informáticos:

• Sistemas operativos.
• Se hace indispensable un dominio del procesador de textos, (Word), de las hojas de cálculo (Excel) y de un editor de presentaciones como Power Point.
• Es recomendable disponer de conocimientos básicos de Access para gestionar bases de datos sencillas, por ejemplo, los contactos profesionales. Desde estas bases de datos se podrán enlazar con programas como Word para la gestión de la correspondencia masiva.
• Internet se ha convertido en una de las más potentes herramientas para cualquier profesional, es necesario dominar la navegación, saber buscar información, conocer el e-Business, el e-learning, ser capaces de realizar trámites por Internet, etc.
• El uso del correo electrónico es esencial, por ello, debemos dominar herramientas corporativas que nos permitan gestionar el correo, las más importante son: Outlook y Notes, aunque también existen otras como: Mozilla Thunderbird, Eudora, Pegasus…

4.    Conocimientos técnicos:

Comentaremos de forma muy somera algunos de los conocimientos técnicos más importantes y destacables en el ámbito del secretariado:

• Principios básicos sobre economía y contabilidad de empresa.
• Conocimiento de los documentos oficiales relacionados con la empresa.
• Tributación e impuestos.
• Conceptos básicos de derecho mercantil, administrativo y laboral.
• Protocolo público y empresarial.
• Atención al cliente, etc.

5.    Idiomas:

Aspecto cada vez más valorado en cualquier profesión, pero sin duda, en la profesión del secretariado cobra un gran protagonismo.

Será recomendable que el profesional sea capaz de expresarse en al menos un idioma además del suyo propio. Hoy en día debido a la extensión de la lengua inglesa, ésta se hace imprescindible dentro del mundo empresarial, aunque otros idiomas están cobrando cada vez más relevancia, como el alemán o el chino, dadas las intensas relaciones comerciales que mantienen las empresas con estos países. Lógicamente, un segundo idioma estará directamente ligado al tipo de empresa y al perfil que el profesional ocupa dentro de ella.

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