Capýtulo 2:

 ÁReas más importantes de la empresa para el profesional del secretariado

Si hace años cualquiera que tuviese experiencia en taquigrafía y una buena dosis de pulsaciones de escritura accedía a un puesto de trabajo como secretaria, en la actualidad, las empresas son cada vez más competitivas, lo que les conlleva a una mayor inversión en tecnología y tecnologías de la información y comunicaciones (TICs), por todo ello, las empresas buscan cada vez profesionales más cualificados y versátiles y, sobre todo, con una amplia capacidad de adaptabilidad.

Entre el amplio abanico de conocimientos que complementarán la formación de un profesional del secretariado, podemos destacar los siguiente: conocimientos básicos de economía, conocimientos básicos de contabilidad, tratamiento de la información escrita, procesos de comunicación oral (atención interna y externa), gestión de documentación y archivo, organización de agendas, organización de eventos y reuniones, planificación y organización de viajes, atención al cliente, ofimática, Internet, correo electrónico, idiomas, etc.

Es evidente que este tipo de profesional debe ser polifacético y además, abordar una gran cantidad y variedad de tareas, no obstante, dependiendo de la organización para la que preste sus servicios, del departamento al que pertenezca, así como de otros factores, se hace necesaria una especialización y experiencia concreta que deberá llevar a cabo.

Vamos a dar unas pequeñas pinceladas de aquellas áreas más importantes y específicas dentro de una organización, donde el profesional, además de aportar los conocimientos y aptitudes genéricos e inherentes de su profesión, deberá también especializarse y aportar conocimientos específicos.

Área económico-financiera

Los departamentos contables o de finanzas de las organizaciones, a menudo demandan de profesionales del secretariado que colaboren en determinadas funciones dentro de los departamentos económicos-financieros. Veamos algunas de ellas:

• Colaboración en la redacción y presentación de los distintos balances, tales como: balance anual, balances de situación, balances de sumas y saldos, etc.
• Colaboración en la redacción y presentación de las cuentas de resultado de la empresa: cuentas de pérdidas y ganancias, repartos de dividendos, etc.
• Presentación física o telemática de los libros contables: libro diario, libro mayor, etc.
• Colaboración en la redacción y/o presentación de los documentos financieros de la empresa: memoria, inventarios, presupuestos, etc.
• Control del movimiento de la tesorería: cobros y pagos de cheques, letras de cambio, transferencias, etc., es decir, el cash-flow. Tareas administrativas o de gestión.
• Control de la facturación (pedidos, albaranes, facturas, abonos, etc.). Tareas administrativas o de gestión.
• Contratos financieros, leasing, etc.
• Gestión de impuestos o arbitrios municipales (impuesto sobre sociedades, IVA, IRPF, etc.) con los Organismos Públicos.

Un profesional que preste sus servicios dentro del área económico-financiera de una empresa, deberá contar un perfil profesional mucho más especializado y dominar así determinadas áreas, entre las que cabe destacar:

• Conocimiento de la empresa y su estructura.
• Sistema financiero del país donde se ubique la organización para la que trabaja.
• Conocimientos sobre productos financieros.
• Principios básicos de economía.
• Conocimientos básicos sobre contabilidad de empresa.
• Interpretación de balances.
• Interpretación de la cuenta de pérdidas y ganancias (cuenta de resultados).
• Tributos e Impuestos.
• Gestión de pagos y cobros.
• Manejo avanzado de Hojas de cálculo.

Área científica

Dada la gran competitividad que hoy en día existe en las empresas, éstas tienden a tecnificarse, apostando por tecnologías cada vez más avanzadas que les permitan ser más competitivos y eficientes en un mercado globalizado.

Se crean departamentos cuyo objetivo es el desarrollo o explotación de las tecnologías. Si un profesional del secretariado forma parte de uno de estos departamentos o un área científica de la empresa, como por ejemplo: consultoría, desarrollo, I+D+I (Investigación, Desarrollo e Innovación), etc., además de poseer las características y los conocimientos propios de su profesión, deberá poseer un perfil mucho más técnico, conocer el lenguaje propio (argot) de su área para poder entender y explicar perfectamente todas aquellas cuestiones técnicas que se le planteen.

Cobra además mucha importancia el conocimiento de idiomas, en especial, el inglés, dado que es el idioma universalizado y en los que revistas y manuales técnicos utilizan, deberá tener una clara orientación al cliente, saber realizar presentaciones y conocer las normas de protocolo que permitan atender a los clientes de una forma correcta.

Entre las funciones que podrá desarrollar son varias, pero cabe destacar: colaboración con el responsable del departamento en la redacción de documentos, informes, presentaciones tecnológicas, contactos con clientes, viajes nacionales e internacionales, así como su planificación, etc.

Además, cobra una gran importancia el mantenimiento óptimo del archivo, clasificando toda la información que se vaya produciendo para poder posteriormente explotarla cuando así se lo soliciten los integrantes de estos departamentos.

Por último, destacar que es importante que el profesional conozca los aspectos relevantes en la gestión de ayudas con las Administraciones Públicas, ya que en muchas ocasiones, los proyectos de I+D+I suelen estar subvencionados.

Área jurídica

Muchas organizaciones cuentan con departamentos jurídicos que actúan en materia de derecho mercantil, laboral, fiscal, etc., cuando la organización así lo requiere.

Un profesional del secretariado que preste sus servicios en un departamento jurídico deberá poseer un conocimiento específico en cuanto a material laboral se refiere, derecho mercantil y además, conocer en profundidad los diferentes documentos que se emplean: comunicados oficiales, instancias, oficios, etc.

Será muy importante la gestión correcta de la agenda, ya que una cita mal “agendada” podría tener unas implicaciones serias para la empresa o el departamento, por ejemplo, una fecha incorrecta para acudir a un juicio, a un notario, etc.

Será necesario disponer de unas buenas dotes organizativas, habilidades comunicativas que le permita mantener una relación con su red de contactos (abogados, notarios, etc.), aunque esta faceta es común a cualquier otra área donde preste sus servicios un profesional del secretariado.

Área de Recursos Humanos

El departamento de gestión de Recursos Humanos de cualquier organización demanda (según el volumen de gestión interna) profesionales que aporten y colaboren en la gestión diaria de estos departamentos.

Podrán participar activamente en los procesos que se suelen desarrollar en un área o departamento de RR.HH:

1.     Selección de personal. Podrá participar en el proceso de captación, poniendo anuncios en portales de Internet especializados, en contactar con los candidatos vía telefónica para concertar citas, gestionar la agenda, preparar las pruebas selectivas, atención a los candidatos, etc.

2.     Gestión de personal. Podrá participar en toda la gestión del personal de la empresa: clasificar documentos laborales (nóminas, contratos, seguros sociales, etc.), curriculums, tickets restaurant, viajes, dietas, etc.

3.     Formación.Podrá participar en la gestión de la formación interna del personal de la empresa: búsqueda de cursos, información sobre cursos subvencionados, elaboración de listados de asistentes, presentaciones, etc.

Área comercial

Cualquier profesional del secretariado que pertenezca a un departamento comercial, deberá tener, además de los conocimientos y cualidades genéricas, una clara orientación al cliente, conocer genéricamente los productos o servicios que su organización compra y vende, mantener una buena agenda comercial con clientes y proveedores, asistencia a ferias, etc.

Además de todas las áreas anteriormente descritas, existen muchas otras más, esto es solo un reflejo del amplio abanico de posibilidades que tiene esta profesión, es por ello, que en las ofertas de empleo de estos profesionales suelan solicitar perfiles concretos, así pues, podemos encontrar:

• Secretaria de Dirección.
• Secretaria Administrativa.
• Secretaria Comercial.
• Secretaria Ejecutiva.
• Secretaria de Presidencia…

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