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Capítulo 4:

 Actividades


En el capitulo anterior, dimos a conocer, los puntos a considerar a la hora de realizar un evento deportivo, los cuales analizaremos a fondo, partiendo por el siguiente punto:

Materiales de Oficina: A la hora de proyectar un eventos, es necesario contar con algunos insumos escenciales para empezar nuestro trabajo. Si somos empresa, los materiales estan a nuestro alcance, pero si actuamos como Productores independientes, necesitaremos insumos y materiales necesarios, tales como:

Un cuaderno: Que nos ayude a mantener nuestra información y borradores en orden.

Insumos: Podemos hacer una lista de lo más necesario, como: archivadores, carpetas, hojas de diferentes tamaños, plumones, una pizarra, lapices, etc.

Un Ordenador o PC: El computador hoy en día, para el desarrollo de nuestra activiad es algo primordial, siendo en éste, dondee podremos elaborar planes, estadisticas, presentaciones y; envío y recepción de mail. Si no contamos con un ordenador, podremos hacer nuestro trabajo en los muchos centros de internet que existen.

Una linea télefonica: Para solicitar una entreivista o pedir una cotización, el telefono se hace una necesidad laboral y eso creo que lo tenemos claro todos.

Documentación y presentación: En este punto, enfatizo, la necesidad de elaborar nuestra presentación, creando una imagen corporativa de nuetro evento, confeccionandonos tarjetas de presentación, cartas y presentaciones en sistemas digitales, siendo lo más facil en el uso común, presentaciones en Power Point.

Equipo Humano: Con los materiales en nuestro poder, necesitaremos apoyo para las diferentes tareas a realizar. Para un evento deportivo de menor escala es necesario de 3 a 4 personas estables que puedan realizar tareas especificas, informandose entre si de sus actividades. Para el desarrollo en terreno de la actividad, tendremos que analizar la cantidad de personas que requerimos, tomando en cuenta los siguientes items.

Euipo de trabajo estable: 3 a 4 personas, Personal encargado de la Organización del Evento

Administrativos: 3 a 6 personas, Personal de apoyo para actividades de Organización, tales como, inscripción, entrega de resultados, entre otras activiades

Personal de Montaje : 10 a 15 personas, Personal de Montaje de escenarios, tarimas, demarcación de circuito, etc.

Jueces o Arbitros: 3 a 6 personas,Personal de jusgamiento y que vele por el buen desarrollo de la actividad

Personal de Aseo: 5 a 10 personas, Personal que mantenga una limpieza antes, durante y depues del desarrollo del evento

Personal de Seguridad: 10 a 15 personas, Pesonal que mantenga el orden y las buenas conductas dentro de los competidores y publico asistente.

Plan de Trabajo: El elaborar un plan de trabajo, es sinonimo de especificar cada función de los integrantes estables de la Organización del evento, que lleve a un orden en cada actividad a desarrollar. Pudiendo dividir en etapas, las diferentes tareas.

Siendo un documento netamente interno, lo podemos adaptar cada vez que requeramos. Pero, para un documento que sería presentado a un auspiciador o entidad patrocinante, debemos dejar en claro las actividades y no adpatarlas en el desarrollo de la actividad.

Calendario de Actividades:

                       Actividades

En la imagen podemos ver, el como confeccionar un calendario que nos ayude a desarrollar nuestras actividades y así, poder cumplir las etapas planteadas, para que nuestro evento tome forma.

En teoría, el manejo en una planilla Excel, dispondremos de las diferentes etapas y actividades a desarrollar, complementándolas con los días que requerimos para el desarrollo de cada actividad.

Para especificar aún más el tema del tiempo requerido, es necesario saber cuanto tiempo nos demoraremos, según nuestras capacidades, para el desarrollo de cada actividad. En un evento es necesario por lo menos de un mes el de búsqueda de la información y planificación y creación del Plan de Marketing y presentaciones necesarias. Para la generación de permisos, patrocinios y auspicios, necesitaremos de otro mes calendario. Para finalizar, el especificar las fechas del campeonato, las cuales, como consejo para eventos deportivos, debiera ser los fines de semana, para asegurar la participación de competidores y publico.

Análisis Estadístico: La idea central, es reunir información relevante sobre inversión publicitaria en eventos, para que nos ayude a la hora de hacer presentaciones a los posibles auspiciadores, presentando gráficos y estadísticas sobre la evolución de la participación de cada marca en los eventos.

Estudios Geográficos y Demográficos: Estos estudios, implican visitas a terreno, toma de muestras, planos, diseño de altimetrias del terreno que utilizaremos para el evento; Cantidad de población existente en la zona del evento, para analizar de que tipo de campaña de difusión realizaremos para que asistan al evento y así tener más publico, el cual benéfica en el valor por contacto para el cliente.

El valor por contacto es la clave a la hora de invertir en un evetno deportivo, a mayor publico asistente es más bajo el valor por producto del cliente.

Plan de Marketing y Presentación: Es necesario realizar un plan de marketing, el cual nos ayude a la difusión y una presentación atrayente de nuestro evento, diseñando una imagen corporativa, que inyecte una visión de empresa a nuestro proyecto, lo cual nos ayuda para ser presentado como un evento profesional.

Tomando todos los puntos necesarios a la hora de hacer un plan de marketing lo podemos resumir en las siguientes tareas por desarrollar:

IMAGEN CORPORATIVA: Logotipo e Isotipo con un diseño moderno y atrayente

DOCUMENTACIÓN Y RECURSOS NECESARIOS: Crear un sitio Web, diseñar nuestras tarjetas de presentación, crear una presentación digital tomando en cuenta los puntos esenciales del evento; esta puede ser diseñada en Power Point. La presentación para la búsqueda de auspiciadores debe reflejar, el sentido del evento, la cantidad posible de publico asistente, que tipo de campaña realizaremos para difundir el evento, a que grupo social esta dirigido el evento, el posible retorno publicitario que dispondrá el auspiciador, y todo lo podemos reforzar con fotografías. Para el posible asupiciador, la idea es realizar un proyecto rápido de leer y entender, sin mucho texto, con imágenes que grafiquen lo que ofrecemos en retorno publicitario.

Como resumen podemos decir que el auspiciador busca retorno publicitario y que la inversión este ligada al valor por contacto.

Materiales para el desarrollo del espectáculo: En este punto nos referimos a todo material e insumo necesario para la realización del evento, tales como, sistema de audio, personal, montaje de escenarios, marcaje de cancha o circuitos, documentación, arriendo de vehículos , etc. Si es necesario revisar la lista de nuestros requerimientos, lo haremos revisando cada punto minuciosamente, para que no queden detalles en el tintero.

Convenios y Permisos: Mientras trabajamos en la planificación del evento es necesario el cursar los permisos con las entidades gubernamentales, para asegurar la realización del evento. Podemos realizar convenios con diferentes departamentos del Estado que estén ligado directamente, para solicitar permiso, apoyo en la gestión de la búsqueda de auspicio e implementación necesaria.

Patrocinios y Auspicios: El solicitar un patrocinio, nos implica que la entidad nos apoyara y nos dará su nombre para realzar la actividad, no implicando una inversión económica para éste. En cuanto al auspiciador debemos tener claro el tipo de publico asistente a la hora de buscar un auspicio, porque no podremos ofrecer un evento deportivo a una empresa de tabaco o de bebidas alcohólicas, debemos definir la maca que queremos difundir y que este ligada al competidor y al publico asistente. Por otro lado, el auspicio se puede diferenciar de la siguiente manera:

AUSPICIO ECONÓMICO: Inversión requerida para el evento, y lo podemos presentar como asupiciador principal, que implica 100% del retorno; Aupiciador secundario 50% del retorno (2 auspiciadores); Asupiciador terciario 25% del retorno (4 auspiciadores). La idea es negociar con un solo asupiciador el cual se lleve el 100% del retorno, pero si no existe la posibilidad, podemos llegar a tener como maximo 4 auspiciadores, para no generar un desorden a la hora de presentar las marcas en los puntos a exhibir.

ASUPCIO POR CANJE: Esta inversión, se hace necesaria, ya que podemos solicitar implementación de parte de la empresa con un repote publicitario que no exceda el 40% total del retorno, como por ejemplo, poleras de una tienda deportiva para regalos a los participantes o una empresa de bebidas isotónicas para regalar a los deportistas, etc.

Lo importante en cada búsqueda es plantear al auspiciador, que el dinero o material solicitado en una inversión y no un costo o gasto.

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