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Planificación con MS Project

Autor: Virgilio Gonzalez
Curso:
10/10 (3 opiniones) |5087 alumnos|Fecha publicaciýn: 23/06/2006
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Capýtulo 1:

 Entrada

Abrimos el Project® y por defecto abrirá en una pantalla o tabla que se llamará ENTRADA. Nos aseguramos de estar trabajando en la modalidad de Diagrama de Gantt. Esto lo comprobamos (o   seleccionamos) abriendo Ver (View) de la barra de herramientas. En el menú desplegado deberá aparecer seleccionado ( á) el Diagrama de Gantt y la Tabla (Table) Entrada (Entry). (ver fig.1)

                                   Entrada

 En esa pantalla, listaremos todas las actividades que se ejecutarán dentro del proyecto (fig. 2).

              Entrada

 La imagen anterior solo lista las actividades del proyecto. Ahora, completaremos el resto de los campos. Comenzando a organizarse, todo proyecto tiene partes o "fases" que agrupan actividades dentro de ellas. Esto con el fin de discriminarlas por cualquier causa: centros de costos, contratistas, etc. Consideremos que las actividades 4 y 5 pertenecen a una supuesta área física y las actividades 1, 2 y 3 pertenecen a otra. Simplemente nos ubicamos en Project y realizamos los cambios correspondientes. Nos vamos con el cursor a la Actividad 1 y la seleccionamos. Luego insertamos una actividad. Esto lo podemos hacer de 2 formas:

·          Una vez seleccionada la Actividad 1, desde el teclado apretamos el botón Insert . y aparecerá una línea en blanco.

·          Una vez seleccionada la Actividad 1, vamos al Menú principal, seleccionamos I nsert (Insertar) y luego New Task (Nueva Actividad). Luego escribimos AREA 1

·          Igual hacemos con la Actividad 4, para insertar AREA 2

Entrada

Todavía el listado de actividades luce poco claro, puesto que se nota que las Actividades tienen la misma jerarquía que las AREAS. Debemos organizar el listado con el fin de mostrar las jerarquías. Esta jerarquía es en nuestro caso: AREAS / Actividades.

Para lograr mostrar esta jerarquía, posicionamos el puntero del Mouse sobre Actividad 1 (el puntero se convierte en una cruz), apretamos botón izquierdo y con el botón apretado, arrastramos el Mouse hasta Actividad 3. Es un proceso típico de selección. Movemos el Mouse a las barras de herramientas y buscamos unas flechas  denominadas Indent, normalmente de color verde gruesas (ver imagen).

                        Entrada

Seleccionamos la Entrada   y presionamos Enter.

Luego hacemos el mismo procedimiento para las Actividades 4 y 5, obteniendo la representación de la jerarquía deseada como se ve a continuación. La utilidad de esto es que podemos no solo ver las características de cada Actividad, sino las de cada Area en cuestión. Para un seguimiento de la evolución de este proyecto, será bastante ilustrativo puesto que sabremos el adelanto o atraso de cada área en particular y dentro de cada área, la actividad a atender. Esta jerarquía no es otra cosa que lo que se llama Estructura Analítica de Trabajo, que en inglés sería Work Brake Structure (WBS) tal y como lo puede Mostar Project®.

                Entrada

Esto significa que AREA 1 es el resumen (hammock o hamaca) de las Actividades 1, 2 y 3; AREA 2 de las Actividades 4 y 5. Project® lo muestra en negrillas en la parte de texto y como una barra de 2 puntas en la parte gráfica.

Capýtulo siguiente - Área 1 y área 2

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