12.170 cursos gratis
8.781.837 alumnos
Facebook Twitter YouTube
Busca cursos gratis:

El plan gerencial. Objetivos y presupuesto

Autor: Manuel Giraudier
Curso:
9/10 (1 opinión) |366 alumnos|Fecha publicación: 03/05/2011
Envía un mensaje al autor

Capítulo 3:

 El presupuesto

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es una previsión en  en cantidades que se pueden medir y expresan una estimación de los recursos necesarios y los retornos anticipados durante un período de tiempo determinado.

Para la empresa, funciona como un plano, un plan de recursos o un plan de acción.

Presenta los estados financieros futuros que se esperan para la organización.

Es una herramienta adaptable que la gerencia puede utilizar a fin de alcanzar sus objetivos estratégicos.

Un presupuesto puede cubrir un lapso de tiempo breve (por ejemplo, una empresa que está comenzando desarrolla un presupuesto para asegurarse de contar con dinero suficiente para cubrir los gastos de operación para el siguiente mes o par de meses).

Un presupuesto puede tener una perspectiva a largo plazo (por ejemplo, una empresa realiza un presupuesto plurianual para desarrollar un nuevo producto).

Un presupuesto se puede concentrar únicamente en los recursos necesarios (por ejemplo, otra empresa necesita instalar maquinaria para alcanzar eficiencia productiva, por lo tanto su presupuesto delineará los costos del proyecto).

Los objetivos del  presupuesto

La definición más precisa y más simple de un presupuesto es un plan de acción. Pero la mayoría de los presupuestos no son tan simples; por el contrario, son estados de cuenta combinados de muchos elementos dispares dentro de una organización. Y las finalidades de un presupuesto tampoco son simples y directas. Los presupuestos se basan en seis funciones básicas, cada una de ellas crucial para que una empresa alcance con éxito sus objetivos estratégicos:

Planificación, coordinación, comunicación, seguimiento, variación y evaluación.

Planificación

La planificación es un proceso de tres pasos que garantiza que la organización contará con los recursos disponibles para alcanzar sus objetivos.

Elección de los objetivos. Los objetivos pueden ser tan amplios como lo sea la misión estratégica de la organización.

Revisión de las opciones y predicción de los resultados. Una vez que se determinan los objetivos, el siguiente paso consiste en ver las opciones disponibles para alcanzar los objetivos y predecir cuáles serán los resultados más probables para cada opción.

Por lo tanto, la predicción de los costos y los beneficios de cada opción forma parte de la planificación.

Elección de una opción. Después de analizar los posibles costos y beneficios de cada opción, el paso siguiente consiste en decidir de qué manera alcanzar los objetivos deseados. La elección de las opciones a implementar fija la dirección que tomará la empresa. El presupuesto refleja estas decisiones.

Coordinación

La Coordinación es el acto de reunir todas las piezas para equilibrarlas y combinarlas a fin de obtener el presupuesto consolidado que exprese los objetivos financieros y los objetivos estratégicos de la organización. Los presupuestos individuales de las áreas funcionales de investigación y desarrollo, diseño, producción, mercadeo, distribución y servicio al cliente, se combinan en un presupuesto. Después, los presupuestos de las divisiones individuales, las líneas de producto o las subsidiarias se coordinan e integran a fin de obtener el resultado unificado mayor. De la misma manera en que un compositor entrelaza la música de muchos instrumentos diferentes para crear una sinfonía, el presupuesto consolidado une todas las piezas para obtener el plan estratégico de la organización y la misión de la compañía.

Comunicación

Es esencial para alcanzar este fin. El nivel gerencial superior necesita comunicar los objetivos estratégicos de la compañía a todos los niveles de la organización y las personas encargadas de la planificación necesitan comunicar sus necesidades, hipótesis, expectativas y objetivos particulares a quienes se encargan de evaluar los presupuestos funcionales y de los departamentos.

Y, en todos los casos, es necesario que los diferentes grupos de la empresa se escuchen. Si se deben alcanzar objetivos de venta, entonces el sector de producción debe contar con esa información para estar preparado para una mayor capacidad de producción. Si se va a introducir un nuevo producto, entonces el área de mercadeo debe estar al tanto desde las etapas iniciales del proceso de planificación.

En el proceso de planificación del presupuesto, lo importante es la planificación y la coordinación, ¡no el documento!

Seguimiento

Una vez que el plan se pone en marcha, el presupuesto funciona como una herramienta que los gerentes pueden utilizar en forma periódica para vigilar el progreso comparando los resultados reales con los resultados esperados. Esta revisión, y evaluación del progreso, permite a su vez poner en marcha las acciones correctivas en el momento y en caso de que sean necesarias.

Si la evaluación entre ejercicios financieros demuestra que la organización está cumpliendo las metas y que los resultados reales coinciden con los resultados esperados en el presupuesto, entonces no se necesita realizar ningún ajuste al plan de acción.

Sin embargo, si se descubre que los resultados reales son diferentes de los esperados, entonces se deben poner en marcha acciones correctivas.

Variación

Dentro del proceso de seguimiento, como gerente, comparará los resultados reales del negocio con los resultados esperados incluidos en las proyecciones presupuestarias. La diferencia entre estas dos cifras se denomina variación. La variación puede ser favorable, si los resultados reales son mejor que lo esperado, o desfavorable, si los resultados reales son peor que lo esperado.

Por lo tanto, el análisis de la variación puede ayudarlo a identificar un problema en las primeras etapas del ciclo presupuestario y tomar las medidas adecuadas.

Evaluación

Los sistemas efectivos de evaluación de los resultados pueden ayudar a alcanzar los objetivos estratégicos. Y los presupuestos brindan herramientas esenciales para medir los resultados de la gerencia. Después de todo, un gerente que toma decisiones de instrumentación y planificación básicas debería ser responsable de los resultados. Comparando los resultados reales con el presupuesto para un período de tiempo determinado, se puede determinar el éxito general del gerente para alcanzar sus objetivos estratégicos.

Las evaluaciones de resultados cumplen varias finalidades: motivan a los empleados por medio de sistemas de premios en base a los resultados, brindan la base para las decisiones de remuneración, asignaciones futuras y ascensos y sirven como medidas para futuras asignaciones de recursos.

Tipos de presupuestos

Se pueden confeccionar diversos tipos de presupuestos en función de necesidades u objetivos. Veamos algunos de estos.

Presupuestos según la dinámica

Un presupuesto fijo cubre un marco temporal específico; generalmente, un año fiscal. Al final del año, se prepara un nuevo presupuesto para el año siguiente. Un presupuesto fijo se puede revisar a intervalos de tiempo regulares (probablemente en forma trimestral) de manera que si es necesario se puedan realizar ajustes y correcciones, pero el presupuesto básico continúa inamovible a lo largo del período.

En un esfuerzo por solucionar estos problemas de puntualidad y rigidez del presupuesto fijo, algunas empresas adoptaron el presupuesto dinámico, en especial aquellas pertenecientes a industrias que sufren cambios rápidos y deben revisar continuamente sus hipótesis básicas. Un presupuesto dinámico es un plan que se actualiza en forma continua para que el marco temporal permanezca estable mientras que el período real cubierto por el presupuesto se modifica. Por ejemplo, con el paso de cada mes, un presupuesto dinámico anual se extendería un mes más, para que siempre exista un presupuesto anual.

La ventaja de un presupuesto flexible es que los gerentes deben revisar el proceso y realizar cambios todos los meses o en cada período. El resultado suele ser un presupuesto más exacto, actualizado que incorpora la información más reciente.

La desventaja de un presupuesto dinámico es que el proceso de planificación en sí mismo puede consumir más tiempo por parte de los gerentes que el adecuado para una operación eficiente. Y si su empresa revisa el presupuesto en forma regular (digamos cada trimestre en el caso de un presupuesto anual), analiza las variaciones significativas y toma las acciones correctivas necesarias, entonces el presupuesto fijo no es tan rígido como parece.

Presupuestos según el plazo

Generalmente, los presupuestos se desarrollan para cubrir el periodo de un año. Los críticos del ciclo presupuestario tradicional sugieren que dicho periodo de un año es un enfoque de la planificación financiera que carece de visión de futuro. Pero, a no ser por la política de una empresa, no existe ninguna regla que exija un período de tiempo específico para un presupuesto.

El período de tiempo cubierto por un presupuesto puede variar de acuerdo con la finalidad del mismo, en especial por la manera en que su empresa define la creación de valor. Si una organización está preocupada por la rentabilidad de un producto a lo largo de su lapso de vida esperado de cinco años, un presupuesto de cinco años puede ser adecuado. Si, por el contrario, una empresa que recién comienza quiere tener un control más exacto del flujo de fondos inmediato, podría resultar útil un presupuesto mensual (o incluso un plan semanal).

La extensión del período del presupuesto también puede depender del tipo de negocio. Una empresa química, por ejemplo, es un negocio relativamente estable con un horizonte de planificación a largo plazo, de manera que se esperaría un período presupuestario con un plazo más extenso. Una empresa punto.com reciente en el universo volátil de Internet, sin embargo, tendría un marco temporal mucho más breve para su proceso de planificación del presupuesto.

El presupuesto base cero

Describe el método de comenzar cada nuevo proceso de planificación del presupuesto desde cero, como si el presupuesto se estuviera preparando por primera vez. Cada ciclo presupuestal comenzaría con una revisión crítica de cada hipótesis y de cada gasto propuesto.

La ventaja del presupuesto base cero es que requiere que los gerentes realicen un análisis mucho más profundo de cada elemento: considerar objetivos, explorar alternativas y justificar sus solicitudes.

La desventaja del presupuesto base cero, sin embargo, es que si bien es más analítico y completo, el proceso de desarrollar el presupuesto puede llevar demasiado tiempo, a tal punto que puede llegar a interferir con el cumplimiento de dicho presupuesto. La acción debe ir siempre precedida de planificación, pero nunca debe ser superada por ésta.

Presupuestos por actividades

No es posible realizar un presupuesto por actividades, a menos que la empresa cuente con un sistema de costos basados en las actividades. ¿Que son los costos basados en las actividades? Se trata de una nueva manera de asignar el costo de los recursos consumidos a objetos tales como productos, clientes y canales de distribución. Los costos basados en las actividades reflejan el hecho de que es más oneroso producir lotes menores de un producto que grandes lotes debido a los costos de puesta en marcha, aunque las horas de mano de obra o las horas de producción por unidad pueden ser las mismas para ambos lotes.

Una actividad puede ser cualquier "acontecimiento, tarea, o unidad de trabajo con una finalidad específica".

Presupuesto Kaizen

Kaizen es un término japonés que significa mejoramiento continuo y el presupuesto Kaizen intenta incorporar el mejoramiento continuo en el proceso de planificación de presupuestos. La reducción de costos se incorpora al presupuesto en forma incremental de manera que se realicen esfuerzos continuos para reducir los costos en un período de tiempo determinado. Si no se alcanzan las reducciones de costos incluidas en el presupuesto, entonces se le presta atención extra a dicha área operativa.

En general, las organizaciones están buscando maneras de mejorar su proceso de planificación del presupuesto analizando sus problemas particulares y adaptando soluciones como éstas de acuerdo con sus necesidades.

El presupuesto consolidado

El presupuesto consolidado es el alma del presupuesto: une todas las piezas, incorporando el presupuesto operativo con el presupuesto financiero de una organización en una imagen completa del proceso de planificación del presupuesto de la organización. En otras palabras, el presupuesto consolidado resume todas las proyecciones financieras individuales de una organización para un período de tiempo determinado.

En el caso de una empresa normal, el presupuesto operativo está formado por los presupuestos de áreas funcionales (como investigación y desarrollo, diseño, producción, mercadeo, distribución y servicios al cliente) y proporciona los ingresos presupuestados. El presupuesto financiero incluye el presupuesto de capital, el presupuesto de caja, el balance presupuestado y los flujos de caja presupuestados. El presupuesto consolidado debe integrar tanto el presupuesto operativo como el presupuesto financiero. Planificación del presupuesto

Preparación de un presupuesto

Antes de comenzar el proceso de preparación del presupuesto, los gerentes deben formularse unas preguntas importantes:

Los objetivos tácticos que estamos analizando, ¿permitirán alcanzar los objetivos estratégicos mayores y de más largo plazo de la organización.

La empresa, ¿cuenta con los recursos necesarios para solventar las actividades a lo largo del próximo período presupuestado?

La empresa, ¿creará suficiente valor para atraer los recursos futuros adecuados (rentas, préstamos, inversionistas, etc.) para alcanzar esos objetivos de largo plazo?

Las respuestas a estas preguntas afectarán a todas las personas encargadas de la planificación dentro de la empresa y las ayudarán al comenzar el proceso de preparación del presupuesto.

Establecer Supuesto

El primer paso para desarrollar un presupuesto consiste en establecer un conjunto de previsiones sobre el futuro.

Las hipótesis de los gerentes se verán directamente afectadas por las respuestas a preguntas tales como:

El mercado, ¿crecerá durante el período? De ser así, ¿en qué proporción?

¿De qué manera responderán los clientes a los productos actuales, nuevas funciones o nuevos productos?

¿Qué harán los competidores para acrecentar su participación en el mercado?

¿Con qué rapidez puede responder la empresa a los cambios en el mercado?

Estas hipótesis provienen de las fuentes con la mejor información.

Nuestras novedades en tu e-mail

Escribe tu e-mail:



MailxMail tratará tus datos para realizar acciones promocionales (vía email y/o teléfono).
En la política de privacidad conocerás tu derechos y gestionarás la baja.

Cursos similares a El plan gerencial. Objetivos y presupuesto



  • Vídeo
  • Alumnos
  • Valoración
  • Cursos
1. Objetivos de una empresa. Trabajo en equipo
Te presentamos un curso de dirección y liderazgo en el cual veremos desde otra... [08/09/11]
243  
2. Responsabilidad Social Corporativa. Cómo realizar un plan
El plan de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) se estudia en este curso con... [17/09/09]
4.407
Curso con video
3. Formación gerencial de la administración
La definición más general que se puede dar del acto de invertir es que mediante el... [12/04/05]
19.361  

¿Qué es mailxmail.com?|ISSN: 1699-4914|Ayuda
Publicidad|Condiciones legales de mailxmail