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El plan gerencial. Objetivos y presupuesto

Autor: Manuel Giraudier
Curso:
9/10 (1 opinión) |366 alumnos|Fecha publicación: 03/05/2011
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Capítulo 2:

 Establecer objetivos en un plan gerencial

¿Por qué objetivos?

El objetivo es la traducción de la finalidad y asegura la coherencia entre la finalidad y la acción. El objetivo es la base de un  contrato consigo mismo o con otros con un término que plantea un esfuerzo limitado, el cual exige conocer y medir los propios límites.

Los objetivos difieren en cuanto al plazo e importancia. Los objetivos de corto plazo se alcanzan en uno o varios meses, los de medio en uno o dos años y los de largo plazo se logran en más años.

En términos de importancia, los objetivos generalmente se clasifican en las tres categorías. Críticos. Son los objetivos imprescindibles. Deben lograrse para que el negocio continúe funcionando con éxito. Los objetivos orientados a soluciones son los que crean una situación empresarial más deseable o aprovechan una oportunidad comercial. Son importantes pero satisfacen una necesidad a medio o largo plazo, no una inmediata. Y los objetivos positivos son los que ayudan a  realizar avances en la empresa para mejorar. Generalmente se relacionan con actividades que resulten más rápidas o fáciles.

Cómo se establecen los objetivos

El gerente es responsable de establecer los objetivos de la empresa, sus objetivos personales y también con cada uno de los miembros del equipo, sus objetivos individuales.

Otra forma de establecer objetivos es a través de los métodos ascendente y descendente. En el método ascendente, los colaboradores directos desarrollan objetivos individuales y su gerente los incorpora a objetivos más amplios. Esto es más probable que suceda cuando los colaboradores directos operan en forma autónoma y comprenden claramente las mejoras requeridas o las necesidades del cliente.

A través del método descendente, la gerencia establece objetivos amplios y cada colaborador directo establece sus propios objetivos para respaldarlos.

En cualquiera de los dos casos, todo funciona mejor cuando los responsables de lograr los objetivos participan del proceso de establecer los objetivos. Esto aumenta el apoyo y amplía la responsabilidad.

¿Qué hace que los objetivos resulten eficaces?

Los objetivos son un mapa de ruta, de modo que deben ser claros y fáciles de comprender. Los objetivos eficaces, están redactados en términos específicos, poseen plazos y son cuantificables, brindan resultados que se pueden valorar, son importantes para la empresa y son alcanzables pero desafiantes.

Objetivos de la empresa

Una vez que posee algunas ideas de objetivos, es momento de perfeccionar su lista seleccionando sólo los objetivos más importantes. Comience identificando los criterios que lo ayudarán a distinguir los objetivos de elevada prioridad de los de escasa prioridad. Por ejemplo:

¿Qué objetivos valora más su empresa?

¿Qué objetivos encuentra más interesantes o desafiantes?

¿Qué objetivos brindan mayor provecho a su equipo?

En esta etapa es posible que haya notado que algunas ideas de objetivos se superponen y pueden consolidarse en un objetivo más amplio.

Luego revise su lista de objetivos y use sus criterios para calificarlos con un nivel de prioridad de A, B ó C. Agregue la calificación al objetivo.

Prioridad A: Objetivos de valor elevado y principal preocupación.

Prioridad B: Objetivos de valor medio e importancia secundaria.

Prioridad C: Objetivos de escaso valor y poca importancia.

Divida sus objetivos Prioridad B en objetivos Prioridad A o Prioridad C. Ya sea que merecen o no que les dedique tiempo. Los objetivos ahora incluidos en su lista prioridad A son sus objetivos finales. Como último paso, revise sus objetivos Prioridad A por separado y califíquelos según su importancia. No permita que sus objetivos de corto plazo tomen la delantera automáticamente a sus objetivos de largo plazo.

Actualice la valoración de los objetivos periódicamente.

Objetivos individuales

Establezca objetivos para los miembros de su equipo

Cada uno de sus colaboradores directos deberá establecer objetivos individuales que reflejen los objetivos generales de la unidad. Su función es apoyarlos y ayudarlos en este proceso. Si utilizó un enfoque descendente para establecer los objetivos de la unidad, deberá comenzar desde cero dividiendo cada objetivo de la unidad en responsabilidades individuales. Si utilizó un enfoque ascendente, deberá ayudar a los miembros de su equipo a realizar las modificaciones finales de los objetivos individuales que ya prepararon.

Asegúrese que todos los miembros del equipo comprenden claramente los objetivos de la unidad, su función específica y lo que usted espera de ellos. Juntos, deben negociar los detalles sobre compromiso con los objetivos particulares, incluyendo su función de respaldar cada logro de objetivos, vincular el logro de objetivos con la evaluación de desempeño,  desarrollar descripciones claras de los resultados deseados y confirmar que todos saben quién es responsable y rinde cuentas por el logro de cada uno de los objetivos.

Es más probable que los miembros del equipo logren sus objetivos si se cumplen las siguientes condiciones: acuerdo con usted respecto de objetivos y resultados específicos

puntos de control establecidos y tiempo para comentarios, recursos adecuados y autoridad para realizar las tareas, habilidades y conocimientos adecuados; capacitación específica cuando sea necesario, comprensión del impacto de la persona en los objetivos del equipo y reconocimiento del éxito por parte de la gerencia.

Establezca objetivos para usted mismo

Usted también debe establecer objetivos individuales. Éstos pueden incluir: los objetivos de la unidad o componentes de los objetivos de la unidad que requieren sus habilidades específicas, y que por lo tanto, no puede delegar objetivos que reflejan sus aportes a los objetivos de los miembros del equipo objetivos que comprenden comunicar las actividades de su unidad a toda la empresa garantizando los recursos e integrando los objetivos de su unidad con los de las demás unidades.

Logro de objetivos

Crear un conjunto claro de objetivos es un gran logro, pero esto no significará mucho para su empresa si no consigue resultados reales. Transformar sus objetivos en realidades implica dividirlos en tareas y proyectos reales, planificar la ejecución de tareas y seguir su plan.

Identifique los proyectos clave que ayudarán a su unidad a lograr cada objetivo.

Determine qué proyectos deben completarse respetando una secuencia y póngalos en orden.

Por cada proyecto clave describa resultados o logros cuantificables.

Determine qué recursos (dinero, personas) necesita para llevar a cabo cada proyecto.

Establezca un plazo para completar cada proyecto. Incluya una fecha de inicio y de finalización.

Establezca hitos en el camino para revisar la consumación del proyecto y el impacto general.

Maneje los obstáculos

Prever los obstáculos lo ayudará a impedir que éstos interrumpan el progreso hacia el logro de los objetivos. Antes de comenzar la ejecución, considere los posibles obstáculos que podría enfrentar cada objetivo y sus proyectos relacionados. Luego, conciba las soluciones posibles para cada obstáculo. Algunas de las siguientes estrategias pueden resultarle útiles. Si el proyecto parece abrumador, divídalo en proyectos más pequeños. Si los miembros de su equipo tienen problemas en completar sus proyectos, quizás están perdiendo motivación respecto de uno o más objetivos,  analice el resultado y recuerde a su equipo y a usted mismo por qué todos están dedicándose al/los objetivo/s. Alinee sus recursos antes de comprometerse con un objetivo de modo de evitar que el tiempo y compromiso se conviertan en un obstáculo.

Si se encuentra paralizado por los riesgos relacionados con un objetivo, evalúe la posibilidad de que tales riesgos ocurran. Relacione los beneficios de correr los riesgos y lograr el éxito.

Desde el principio, tenga en cuenta que el proceso de los objetivos tiene detenciones y avances naturales. También existen períodos en que las tareas se tornan difíciles o tediosas. Concéntrese siempre en los resultados.

Supervise el logro de los objetivos

Es importante que siempre sepa si la persecución de sus objetivos se encuentra en el buen camino. Este conocimiento le permite modificar constantemente las tareas, planes para contingencias y criterios de seguimiento. Usted debe mantener informadas a todas las personas involucradas a medida que progresan hacia el logro cada objetivo,revisar los proyectos siguientes y los recursos requeridos, marcar como completados los proyectos a medida que se logran los hitos, modificar las fechas de consumación, cuando sea necesario, registrar las fechas de consumación reales para futura referencia si modifica las fechas con las cuales se había comprometido originalmente. Revisar el impacto en tareas posteriores y ajustarlas en consecuencia.

Estas estrategias pueden ayudarlo a maximizar las probabilidades de lograr sus objetivos.

Cómo establecer objetivos
Evaluación de objetivos

A medida que trabaja para lograr sus objetivos, tómese tiempo para volver atrás y revisarlos. Han de ser realistas, oportunos y relevantes.

Debe analizarlo cuidadosamente antes de modificar un objetivo. Si el entorno organizativo o externo cambió y lograr el objetivo ya no reviste valor, es realmente adecuado y muy importante que usted se adapte a esto. Por otra parte, no debe modificar los objetivos como consecuencia de obstáculos tales como cambios de personal o retraso en el cronograma. Cuando deba modificar un objetivo, asegúrese de obtener el apoyo de su equipo, el nivel gerencial superior y otros grupos involucrados antes de proceder.

¿Cómo evalúo el objetivo después de haberlo logrado?

Lograr el objetivo no es el final del proceso. Debe evaluar el impacto del objetivo y si podría lograr objetivos similares con mayor eficacia en el futuro.

Confirme que los demás están de acuerdo en que se logró el objetivo y se alcanzó el impacto deseado.

Analice cómo se logró el objetivo.

Identifique qué aspectos resultaron exitosos y qué cambiaría en el futuro. Registre ambos aspectos.

Evalúe el resultado. Si el resultado no cubrió sus expectativas, determine si sobreestimó el impacto del objetivo. Tal vez debió extender el plazo para lograr el objetivo.

Informe su evaluación del objetivo a todos los involucrados.

Identifique los asuntos que debe abordar la próxima vez.

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