Las compras en el PGC

La contratación de servicios como el agua, la electricidad o el teléfono son gastos comunes a la mayoría de las empresas, pero no son los únicos para desarrollar la actividad empresarial. La actividad empresarial consiste básicamente en comprar y vender, con la salvedad de que unas empresas venden al público lo que otras empresas producen. Las primeras, llamadas comerciales,compran productos listos para vender, mientras que las segundas, llamadas industriales, compran materias primas y otros elementos, que transforman para elaborar su producto final.

Tanto en empresas comerciales como en industriales, el proceso de compraventa comienza con la solicitud de un presupuesto y finaliza con el pago del producto o servicio en cuestión. Este proceso consta de las siguientes fases:

1. Primero se solicita el presupuesto, mediante el cual el comprador solicita por escrito a una o a varias empresas el precio y las condiciones de pago y entrega de la mercancía o servicio.

2. A continuación, el comprador hace el pedido, esto es, solicita por escrito el suministro de la mercancía y acuerda con el vendedor las condiciones: precio, forma de pago, forma de envío y plazos de entrega.

3. El documento que justifica la entrega de la mercancía y la recepción de la misma es el albarán, que se emite por duplicado y se firma por el comprador «a  conformidad» con dicha recepción.

4. Después, el vendedor emite la factura, el documento más importante de la relación contractual. La factura se emite por duplicado, con original para el comprador y copia para el vendedor, y en ella debe constar la firma del comprador «a conformidad » con las condiciones y mercancías recibidas. El Código de Comercio y el Reglamento de IVA regulan las características que este documento debe tener para surtir efecto entre las partes.

5. Se realizan las anotaciones pertinentes en los libros contables (Diario, Mayor y balances) y auxiliares (libro de IVA, pagos, cobros y fichas de almacén).

6. Con el pago a los vendedores finaliza la relación contractual y, por tanto, el proceso de compra.

Nota: Este curso forma parte del libro " Contabilidad general y tesorería " del autor A. Penalonga, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-4845-2).