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La organización del trabajo

Raúl Morueco Gómez

Autor: Raúl Morueco Gómez
Curso:
8,50/10 (4 opiniones) |5818 alumnos|Fecha publicación: 04/01/2010

Capítulo 4:

 Medidas a tomar (2/2)

Con respecto al orden

Antes hemos comentado que el orden influye en la organización de nuestro trabajo y en el tiempo en realizar las tareas asignadas. Como medidas a tomar para optimizar este factor, consideramos las siguientes:

- El lugar de trabajo. De la misma manera que una casa bien ordenada y organizada dice mucho de su propietario, el despacho, la oficina o nuestro lugar de trabajo representa nuestra imagen y la de la empresa, representa el orden y la profesionalidad.

El lugar de trabajo es donde realizaremos la mayor cantidad de tareas, donde pasamos la mayor cantidad de horas, donde en muchas ocasiones recibimos visitas internas (de la propia empresa, como jefes y compañeros) y externas (aunque en muchas empresas suele haber salas habilitadas para tal efecto), etc. Es por ello que tendremos que tener en cuenta una serie de consideraciones con el fin de que éste reúna las condiciones necesarias para desempeñar nuestro trabajo y sea un lugar que refleje nuestro orden en el trabajo y, por tanto, nuestra profesionalidad.

  • Deberá ser tranquilo, sin ruidos que entorpezcan la actividad cotidiana.
  • Es necesario que disponga de una correcta iluminación, para ello y aunque esto no depende directamente del profesional, el espacio deberá tener una amplia fuente de luz natura, incidiendo ésta por la zona izquierda de nuestro lugar de trabajo cuando el profesional sea diestro y al contrario cuando éste sea zurdo. Se evitaran los focos de luz directos a la mesa de trabajo o a la pantalla del ordenador ya que esto provocará reflejos que incidirán en una mayor fatiga visual.

skyline.jpg

Modelo de oficina-despacho con fuente de luz natural

Al profesional del secretariado le corresponde, siempre que las condiciones de trabajo así lo permitan, ubicarse en la posición correcta para que tanto la luz natural como la artificial nos ayude en nuestro trabajo.

  • Es importante mantener una temperatura de confort que nos permitan trabajar con una temperatura agradable.
  • El lugar de trabajo deberá tener una correcta ventilación, libre de olores y corrientes.
  • La mesa de trabajo sirve para trabajar, pero no para archivar. Por ello, nunca deberá estar repleta de papeles, carpetas, archivos apilados, etc. Debemos abandonar la idea de que cuantos más documentos existan en nuestra mesa, nuestros jefes o las visitas pensarán que trabajamos más. Una mesa debe estar limpia de papeles, ordenada y únicamente se tendrán los documentos que se estén utilizando en ese momento, una vez se utilicen, se guardarán en su archivo.

MCj04344110000[1]EJERCICIO 2: Observe estas dos imágenes reales aunque anonimizadas, use su criterio para enjuiciar cuál de las dos secretarias cumple mejor las recomendaciones de orden que hemos dado en este curso.

Un buen ejercicio que le proponemos es que analice cada una de las imágenes meticulosamente, y proponga los cambios que usted haría para optimizar el orden y la imagen que el profesional ofrece.

Secretaria

Secretaria 1

Secretaria

Secretaria 2

Con respecto al mobiliario

Aunque este aspecto es ajeno al profesional y depende más de la empresa para la que éste presta sus servicios, si que debería tener una serie de características. Deberá ser un mobiliario atractivo y funcional, y en él, únicamente se ubicarán aquellos objetos (archivadores, libros, etc.) que sean realmente necesarios para desempeñar nuestro trabajo diario. Aquellos no necesarios o menos necesarios, se guardarán en el archivo correspondiente.

Es necesario cuidar una correcta distribución del mobiliario con el objetivo de organizar mejor nuestros recursos y crear una buena imagen, tanto nuestra, como corporativa. Vamos a ver algunos consejos que nos ayuden a esto.

  • Nuestra mesa de trabajo deberá colocarse siempre en frente de la puerta de entrada, con el fin de que el profesional pueda controlar la puerta de acceso nada más levantar la mirada y, además, reciba siempre de frente a sus visitas.
  • Será recomendable que la mesa de trabajo disponga de un apéndice o mesa auxiliar con el fin de ubicar el ordenador o los dispositivos informáticos y dejar así la mesa de trabajo libre. Además, la pantalla del ordenador no deberá ser visible a los visitantes, por ello, la colocaremos de espaldas a la puerta de acceso.
  • La mesa de trabajo deberá disponer de un panel frontal hasta casi llegar al suelo, de esta manera, se ocultarán las cajoneras, cables, papelera y las extremidades inferiores de la persona, dotando a nuestro espacio físico de la privacidad necesaria.
  • Un solución efectiva para colocar las carpetas, archivadores y demás objetos de uso habitual, es ubicarlo justo detrás de nuestra silla de trabajo (ésta deberá ser giratoria), de esta manera, se facilitará el acceso a los mismos.
  • Es conveniente disponer de una sala de espera para las visitas, dotándolas de cierta comodidad y entretenimiento para amenizar al máximo el tiempo de espera.
  • Normalmente el despacho del profesional del secretariado deberá comunicarse con el despacho de su superior.

Oficina

Modelo de mobiliario usado en un despacho

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