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La organización del trabajo

Raúl Morueco Gómez

Autor: Raúl Morueco Gómez
Curso:
8,50/10 (4 opiniones) |5818 alumnos|Fecha publicación: 04/01/2010

Capítulo 3:

 Medidas a tomar (1/2)

Una vez que hemos visto aquellos elementos a tener en cuenta que nos permitan organizar y planificar nuestro trabajo, pasaremos a ver qué medidas debemos adoptar con el fin de mejorar cada uno de estos elementos citados anteriormente:

Optimización del tiempo

El tiempo es un factor limitante que el ser humano no puede crear ni modificar, pero sí que puede optimizarlo y hacerlo así más eficiente. Veamos algunos aspectos a tener en cuenta que nos permitan realizar una mejor gestión del tiempo:

- Toda la documentación con soporte físico (en papel), deberá estar correctamente ordenada en carpetas o archivadores, de tal forma qué, aquellos documentos que se utilicen con una mayor frecuencia deberán estar siempre al alcance de la mano y aquellos cuya frecuencia sea de uso sea menor o poco frecuente, podrán guardarse en otras zonas más apartadas.

      Así mismo, debemos utilizar un sistema de ordenación que nos permita reconocer y localizar de una forma rápida los documentos, de esta forma, reduciremos el tiempo de búsqueda, optimizando el factor tiempo.

- Será conveniente priorizar los asuntos del día a día, semana, o mes, clasificándolos no solo por su nivel de importancia, sino por el grado de complejidad (como comentamos anteriormente), de tal forma que, aquellos asuntos cuya prioridad sea alta se realizarán en un primer lugar y, si además, requieren de una complejidad alta, se acometerán, a poder ser, durante las primeras horas de la mañana, que es cuando la mente está más activa y despejada, posponiendo aquellos asuntos menos urgentes o complejos para otros momentos, como por ejemplo, los turnos de la tarde, que es cuando la mente se encuentra más fatigada.

BombillaRecuerde:planifique cada día nada más empezar su jornada.

- Es conveniente utilizar plantillas predefinidas con el objetivo de fijar las tareas y sus prioridades, de esta forma, dispondremos de un mayor control sobre las mismas. Un ejemplo podría ser la siguiente:

Secretariado

Estas plantillas se podrán disponer en Word, Excel o Access, aunque lo más recomendable sería hacerlas en Excel y disponer de un autofiltro que permita clasificarlas, por ejemplo, por su criticidad.

- Será necesario disponer de una agenda de trabajo actualizada y ordenada que permita localizar cualquier dato, por ejemplo, una dirección o un teléfono de una forma rápida.

    La agenda se “despachará” a diario con nuestro superior (jefe/a) y será éste quien marque las normas o dictamine las tareas y prioridades en la misma, posteriormente, será el profesional del secretariado quien deba tomar buena nota de todos aquellos puntos que se hayan tratado y planificado, de no ser así, deberá planificarlos.

- A la hora de planificar una agenda de trabajo, es importante tener en cuenta los denominados “márgenes” que aparecen entre cita y cita, dando un margen lo suficiente para que nos permita abordar todas las citas o eventos con cierta holgura, es decir, si por ejemplo se planifica una reunión en la propia empresa (interna) cuyo tiempo estimado es de 1,5 horas y posteriormente tenemos que planificar otra reunión o evento fuera de la empresa, debemos tener en cuenta el tiempo de desplazamiento y a dicho tiempo añadir un margen de seguridad que nos permita llegar puntuales a la cita en el caso de producirse un atasco o cualquier incidencia.

IdeaRecuerde:no hay excusa para llegar tarde a una cita.

Un método eficaz consiste en disponer de una plantilla de planificación donde se indiquen los detalles de las citas.

Secretariado

- Gestión telefónica.El uso del teléfono se ha convertido en una herramienta imprescindible en la empresa, ya que nos permite estar localizado, atender clientes, llamadas, etc. Con el objetivo de gestionar correctamente el uso del teléfono, será necesario tener en cuenta una serie de consejos:

Ø Si el teléfono es fijo y se reciben gran cantidad de llamadas, será necesario realizar un filtro de éstas, de tal forma que se desviarán aquellas que no sean de nuestra competencia, pero ojo, es necesario realizar un seguimiento de las mismas para asegurarnos que llegan a su destinatario, es decir, supongamos que una persona llama a nuestro teléfono pero en realidad desea hablar con el departamento comercial, desviaremos la llamada a dicho departamento pero en el caso de que nadie conteste a dicha llamada, volveremos a retomarla para informar a la persona que llama que en ese momento no le pueden atender y darle posibles opciones (llame más tarde, dejemos un teléfono de contacto y nos pondremos en contacto con usted lo antes posible, etc.).

Ø Siempre se deberá evitar:

  • Que la persona que llama tenga que colgar para llamar a otro número y así poder contactar con otro departamento de la empresa. Las centralitas actuales permiten transferir las comunicaciones de un departamento (número interno) a otro.
  • Que cuando una persona es desviada a otro número dentro de la misma empresa (extensión) y en dicho número nadie contesta, terminar la comunicación. Es necesario volver a redirigir la llamada al punto de partida e informar de que la comunicación ha sido imposible, ofreciendo alternativas de contacto.

Ø En aquellas llamadas que tenga pendientes de realizar, deberá establecer una serie de prioridades. Es necesario que prepare con antelación el motivo de la llamada cuando está sea importante, así evitará en la medida de lo posibles que el interlocutor le solicite datos o informaciones que no tenga en esos momentos y por tanto, tenga que relegar la llamada para otro momento del día, con la consiguiente duplicidad del trabajo y pérdida de tiempo.

En muchas ocasiones resulta útil disponer de unas plantillas que permitan gestionar las llamadas de una forma más eficiente. A continuación le mostramos un ejemplo de ellas.

Secretariado

Tabla de control de llamadas

Ø Cuando hay que realizar varias llamadas en un período de tiempo, es posible que algunas de ellas comuniquen. Debemos anotar aquellas llamadas que comunican así como la hora en la que se ha producido y tratar de establecer las comunicaciones más adelante.

Ø Es necesario no establecer llamadas de teléfono a horas intempestivas, el interlocutor se podrá sentir molesto.

-Colaboración profesional. Todo profesional del secretariado deberá mantener una colaboración directa y activa con su superior, de esta forma, podrá tomar buena nota de las citas, organizar su trabajo y buscar una mayor eficiencia del tiempo.

 

Equipos que nos ayudan en la gestión del tiempo

Las nuevas tecnologías nos ofrecen dispositivos móviles donde poder acceder a la información corporativa, estos dispositivos o software se usan como tecnologías de portabilidad que el profesional del secretariado deberá conocer y familiarizarse en su uso. Veamos algunos de ellos:

1.     PDA.También denominadas PDA (Personal Digital Assistant ), estos dispositivos permiten entre otras cosas:

  • Almacenar datos de nuestros contactos: números de teléfonos, direcciones, nombres, contraseñas, etc.
  • Planificar citas, reuniones, eventos o tareas. Avisador con alarmas varias, etc.
  • Coger notas por medio de un teclado virtual o directamente escribiendo con un lápiz de plástico sobre la pantalla táctil (disponen de un sistema de reconocimiento de texto), disponen de alarmas (recordatorios).
  • Sistema de cifrados: contraseñas, correos, datos, etc.
  • Almacenamiento de planos de metro, de ciudades, datos de interés, planificadores de rutas, etc.
  • Acceso a Internet (Wi-Fi) y correo electrónico.
  • Dispositivos GPS de navegación tanto en vehículo como a pie.
  • Transmisión de datos entre dispositivos por medio de Bluetooth. Podemos transmitir datos de audio, imágenes, vídeo, etc., con portabilidad a nuestro ordenador personal.
  • Grabadora de voz, reproductora de sonido, cámara de fotos, etc.
  • Algunas PDAs van integradas en el propio teléfono.
  • Además, permiten tanto la importación (upload) como la exportación (download) de datos a otros periféricos (ordenadores, discos duros, tarjetas SD o microSD), así como realizar copias de seguridad (backup) de los datos contenidos en nuestra PDA.
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Diferentes tipos de PDA

 

2.     Equipos portátiles. Existen en el mercado equipos portátiles de reducido tamaño similar a una agenda o portafolios pero con la potencia y capacidad de un ordenador de sobremesa. Estos equipos permiten la portabilidad de documentos en cualquier momento.

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3.     Conexiones VPN. Virtual Private Network es una tecnología de red que nos permite extender la red local (por ejemplo, la red de nuestra empresa) sobre una red pública, es decir, permite acceder a la red de nuestra empresa desde cualquier punto a través de Internet.

Un ejemplo de una conexión VPN es la posibilidad de conectar dos o más sucursales de una misma empresa utilizando como vínculo Internet, permitiendo la conexión desde cualquier sitio remoto, por ejemplo, un equipo doméstico o un hotel a la red de empresa.

El usuario dispondrá de un acceso directo para la VPN en su equipo. La activación de este acceso directo le llevará a una ventana similar a la que le mostramos en la imagen siguiente. Pulsando sobre el botón Connect aparecerá una nueva pantalla donde deberá indicar su User y Password asignada para la conexión.

Imagen

Imagen de la pantalla de acceso por VPN

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