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La organización del trabajo

Raúl Morueco Gómez

Autor: Raúl Morueco Gómez
Curso:
8,50/10 (4 opiniones) |5818 alumnos|Fecha publicación: 04/01/2010

Capítulo 5:

 La agenda de trabajo

Organizar, planificar y gestionar la agenda de trabajo son tareas que cualquier profesional del secretariado deberá dominar, para ello, es necesario tener unas buenas dotes organizativas y de sentido común,  anotar toda la información que afecte al trabajo, incluso aquella que pueda inicialmente no parecer importante: datos de clientes, datos de proveedores, citas, contactos, fechas, asuntos a tratar, eventos, reuniones, planificaciones, etc.

Pero anotar toda la información como si de un diario se tratase no será suficiente, es necesario anotarla de forma eficaz, para ello, debemos tener en cuenta los siguientes consejos:

  • Usar distintas agendas de trabajo clasificadas por según qué asuntos guardar: agenda personal, agenda de reuniones, agenda diaria, agenda planning, etc. Es conveniente usar distintos colores si se usan agendas físicas (en papel).
  • La información que se anote deberá ser clara, concisa y breve. Una recomendación es que aquello que se anote siempre responda a preguntas como: ¿Qué se anota? ¿Por qué se anota? ¿Quién lo solicita? ¿Cuándo se anota y vence?, etc.
  • La información deberá poderse localizar de forma rápida, para ello, es conveniente fechar las notas o codificarlas, por ejemplo, una reunión mantenida el 24 de octubre de 2010 podría codificarse como REU20101024.
  • No es recomendable usar la agenda física para anotar información confidencial, pero de hacerse, la agenda de trabajo deberá guardarse siempre bajo llave y con las medidas de seguridad oportunas.

¿Qué información debe contener?

Una agenda de trabajo deberá contener información útil. Alguna de la información que deberá contener es:

  • Datos de los contactos: direcciones, teléfonos, e-mails, etc.
  • Un calendario que contenga el año anterior, el actual y el posterior donde poder planificar.
  • Un planificador que permitirá gestionar las citas, eventos, proyectos, etc. durante un cierto período de tiempo.
  • Un dietario que permita anotar por horas, distribuyendo así las tareas a lo largo de un día de trabajo.
  • Si la agenda es en papel, debería disponer de separadores en colores para identificar mejor las secciones y pode localizar así la información más rápidamente.

Tipos de agenda

Existen distintos tipos de agenda atendiendo al formato de ésta o al ámbito de la misma:

1. Según el formato de la agenda:

  • Agenda de papel. Representa la agenda tradicional que podemos encontrar en cualquier papelería. Como principal ventaja podemos destacar que resulta fácil y rápida de utilizar y además, podemos llevarla a cualquier lugar sin necesidad de disponer de ninguna infraestructura. Pero presenta también presenta inconvenientes: se agota y por tanto hay que renovarla, no permite borrar los errores, no dispone de recordatorios, la información es difícil de explotar, no dispone de medidas de protección frente a la confidencialidad de los datos que porta, etc. Aún con estos inconvenientes, ¿Quién no dispone de una agenda o cuaderno en su trabajo donde tomar notas? La agenda tradicional sigue vigente, aunque se suele usar en combinación con dispositivos electrónicos.

agenda trabajo

Agenda tradicional de papel

  • Agenda electrónica.La evolución de la agenda electrónica ha pasado a las denominadas PDAs, ya explicadas con anterioridad. Estos dispositivos disfrutan de de enormes posibilidades frente a la agenda tradicional.
  • Miniordenador.Son ordenadores portátiles de reducidas dimensiones (similar a una libreta o cuaderno) y un mínimo espesor, pero con las funcionalidades de los equipos grandes de sobremesa. En ello, podremos llevar la documentación que necesitemos, portar herramientas ofimáticas e incluir software que nos permita llevar la agenda del día a día. Más adelante describiremos de forma muy superficial (ya que no es el cometido de este curso ver a fondo estas aplicaciones informáticas) tres de las herramientas más utilizadas y que todo profesional de secretariado debería conocer: Lotus notes, Outlook y project.

 

agenda trabajo

Miniordenador

2. Según el ámbito de la agenda. Podemos encontrar:

  • Agenda personal. De uso estrictamente personal.
  • Agenda de trabajo.De uso profesional, en ella se anotará todo aquello que afecte al día a día de trabajo, de una forma ordenada, clara, concisa y fechada.
  • Agenda de su superior.Es donde se anotan las actividades, tareas, citas, reuniones, viajes, etc. que su superior (para quien presta sus servicios el profesional del secretariado) tiene planificadas. Es necesario consensuar todas las citas y anotar todos aquellos detalles que afecten a las mismas.

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