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Optimización del e-mail en la empresa

Autor: Jonathan Whelan
Curso:
8,85/10 (55 opiniones) |7543 alumnos|Fecha publicaciýn: 15/10/2002

Capýtulo 14:

 Las reglas de oro del buen mensaje - El propósito

Continuamos con las reglas a seguir para crear buenos e-mails.

Propósito, tiempo y contenido.-  Reglas a tener en cuenta:

1.Procure no mandar mensajes demasiado largos (por ejemplo de más de cien líneas).

2.Exponga claramente el propósito del mensaje. Si es preciso, anúncielo al principio del mensaje. Evite tener más de un propósito.

3.Si el destinatario no le conoce, preséntese nada más empezar el mensaje.

4.Si el mensaje contiene el trabajo de otra persona, hágalo saber en el mensaje y dele todo el crédito al autor original. Si el material tiene derechos de autor, pida permiso antes de copiarlo.

5.Conteste a todos los e-mails que esperen respuesta, aunque sólo sea para excusarse por no seguir en contacto en el futuro.

6.Conteste a todos los mensajes dentro de un plazo razonable.

7.Antes de mandar un mensaje por segunda vez, deje pasar un tiempo de prudencia porque el mensaje podría no haber llegado todavía o el destinatario podría no estar en casa.

8.Si un mensaje contiene un mensaje anterior (por ejemplo, si está contestando a un e-mail), estudie si se tiene que guardar o borrar si no gusta.

9.Si quiere estar seguro de que el destinatario ha recibido el mensaje, pídale que le envíe un breve acuse de recibo aunque no responda a todo el mensaje hasta después.

Estilo y formato.- Reglas a tener en cuenta:

1.El mensaje ha de tener un inicio, una parte central y un final (salvo en el caso de los mensajes cortos).

2.Escriba el mensaje con claridad (en un lenguaje sencillo).

3. Asegúrese de que el contenido convenga a todos los destinatarios, no sólo a una pequeña parte de ellos.

4. Compruebe la ortografía, la gramática, la puntuación y la legibilidad del mensaje. Es posible que pueda configurar el programa para que revise automáticamente la ortografía de cada mensaje, antes de enviarlo.

5.No escriba los mensajes en mayúsculas o en minúsculas. Utilice ambas, como en una frase normal.

6.No utilice abreviaturas, argot, humor o sarcasmo si no está seguro de que el destinatario lo puede entender.

7.Si emplea símbolos o caracteres especiales, tenga en cuenta que pueden llegar con otro aspecto al destinatario.

8.Si usa smileys y otros emoticones para indicar el tono, no abuse de ellos.

9.Recuerde que el sentido de las palabras y las frases puede cambiar de país en país, al igual que el formato de datos como, por ejemplo, la fecha.

10.Si aporta algún dato en un mensaje, asegúrese de que sea correcto. Si es necesario, distinga claramente entre opinión, hechos y suposiciones.

11.Si el editor de texto de su sistema de e-mail no puede justificar los márgenes, no alargue la línea más de 80 caracteres (setenta y cinco para mayor seguridad).

Capýtulo siguiente - Seguridad y anexos

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